5 Whys Là Gì? Cách Ứng Dụng 5 Whys Để Giải Quyết Vấn Đề

Trong công việc và cuộc sống, chúng ta thường xuyên mắc phải sai lầm là chỉ giải quyết được hiện trạng mà không giải quyết được tận gốc vấn đề. Một trong những phương pháp đơn giản nhưng vô cùng mạnh mẽ giúp chúng ta đi sâu vào gốc rễ của vấn đề chính là phương pháp 5 Whys. Nhưng 5 Whys là gì và làm thế nào để áp dụng nó một cách hiệu quả? Hãy cùng Miko Tech tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

5 Whys là gì?

5 Whys là một kỹ thuật giải quyết vấn đề đơn giản nhưng hiệu quả được sử dụng để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề bằng cách liên tục đặt câu hỏi “Tại sao?”.

Phương pháp này xuất phát từ hệ thống sản xuất Toyota và trở nên phổ biến vào những năm 1970. 5 Whys hoạt động dựa trên giả định rằng mỗi vấn đề đều có nguyên nhân gốc rễ và việc xác định nguyên nhân này là chìa khóa để giải quyết vấn đề một cách triệt để. Con số 5 là một con số tượng trưng, số lần hỏi có thể thay đổi tùy thuộc vào độ phức tạp của vấn đề.

Bản chất của phương pháp 5 Whys

Phương pháp 5 Whys thường được sử dụng để giải quyết nhiều vấn đề trong công việc và cuộc sống, thậm chí là trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Khi bạn liên tục đặt câu hỏi tại sao, bạn sẽ đi sâu vào bản chất của một vấn đề và tìm ra nguyên nhân thực sự gây ra nó. Điều này có thể giúp bạn đưa ra giải pháp hiệu quả hơn và ngăn ngừa vấn đề tái diễn trong tương lai.

5 Whys cũng có thể được áp dụng để giải quyết các vấn đề cá nhân. Cùng xem xét một ví dụ sau: Giả sử bạn đang làm việc cho một nhà hàng và nhà hàng hiện đang nhận được nhiều phản hồi tiêu cực về chất lượng món ăn.

1. Tại sao khách hàng không hài lòng với chất lượng món ăn? Do món ăn không ngon.
2. Tại sao món ăn không ngon? Do nguyên liệu nấu ăn không đảm bảo chất lượng.
3. Tại sao nguyên liệu nấu ăn không đảm bảo chất lượng? Do nhà cung cấp không uy tín.
4. Tại sao nhà cung cấp không uy tín? Do giá cả cạnh tranh.
5. Nguyên nhân gốc rễ: Nhà hàng lựa chọn nhà cung cấp giá rẻ nhưng chất lượng không đảm bảo.

Từ phân tích trên, nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là do việc lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu của nhà hàng. Lúc này, nhà hàng cần thay đổi nhà cung cấp thực phẩm. Ngoài ra, khi mua hàng thì phía nhà hàng cần kiểm tra độ tươi ngon của thực phẩm trước khi chế biến để tránh ảnh hưởng đến hương vị món ăn. Từ đó, nhà hàng có thể nâng cao chất lượng món ăn và độ hài lòng của thực khách.

Các bước phân tích theo phương pháp 5 Whys

Phương pháp 5 Whys là một kỹ thuật đơn giản nhưng hiệu quả, giúp bạn xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề bằng cách liên tục đặt câu hỏi “Tại sao?”. Phương pháp này có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ kinh doanh và sản xuất đến đời sống cá nhân. Vậy, quy trình phân tích theo 5 Whys là gì?

Bước 1: Nhận diện vấn đề

Việc đầu tiên mà bạn cần làm là mô tả vấn đề bạn đang gặp phải một cách cụ thể và chi tiết nhất có thể. Bạn càng mô tả rõ ràng vấn đề thì càng dễ xác định được nguyên nhân gốc rễ. Việc thu thập càng nhiều thông tin liên quan đến vấn đề thì càng có ích cho quá trình phân tích. Ngoài ra, nếu bạn giải quyết vấn đề theo nhóm thì hãy lựa chọn những người có kiến thức hoặc chuyên môn liên quan đến vấn đề.

Bước 2: Đặt câu hỏi và phân tích vấn đề

Ở bước này, bạn sẽ tiến hành đặt câu hỏi, câu hỏi sau dựa trên câu trả lời trước đó. Hãy đặt câu hỏi “Tại sao vấn đề này xảy ra?” và trả lời một cách khách quan. Ví dụ: “Tại sao tỷ lệ sản phẩm lỗi trong dây chuyền sản xuất X tăng cao?” – “Có thể do lỗi thao tác của công nhân”.

Bạn sử dụng câu trả lời cho câu hỏi trước làm cơ sở cho câu hỏi “Tại sao?” tiếp theo. Lặp lại quy trình này cho đến khi bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Ví dụ: “Tại sao công nhân thao tác lỗi?” – “Có thể do họ chưa được đào tạo đầy đủ về quy trình vận hành máy móc”.

Điều quan trọng là phải ghi lại đầy đủ các câu hỏi và câu trả lời. Bạn có thể sử dụng sơ đồ hoặc bảng vẽ để ghi lại các câu hỏi và câu trả lời. Việc trực quan hóa những câu hỏi và câu trả lời tương ứng sẽ giúp bạn dễ dàng phân tích mối quan hệ giữa các yếu tố khác nhau.

Bước 3: Xác định nguyên nhân cốt lõi

Khi bạn đã ghi lại tất cả các câu hỏi và câu trả lời, hãy dành thời gian để phân tích chúng kỹ lưỡng. Từ những câu trả lời, bạn sẽ tìm ra được ít nhất một nguyên nhân giải thích cho việc vì sao vấn đề xuất hiện. Nếu cần thiết, bạn có thể sử dụng các kỹ thuật phân tích khác như biểu đồ Pareto hoặc biểu đồ Ishikawa (còn gọi là biểu đồ xương cá) để hỗ trợ việc xác định nguyên nhân gốc rễ.

Bước 4: Đề xuất giải pháp

Sau khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và hiểu rõ hơn về hậu quả của nó, hãy tìm ra các giải pháp để giải quyết vấn đề. Ví dụ: “Để giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi trong dây chuyền sản xuất X, cần tổ chức đào tạo đầy đủ cho công nhân về quy trình vận hành máy móc”. Dựa theo nguồn lực và điều kiện thực tế của doanh nghiệp, hãy lựa chọn giải pháp phù hợp nhất và chỉ định người chịu trách nhiệm xử lý.

Bước 5: Thực thi giải pháp và theo dõi hiệu quả

Ở bước này, bạn sẽ cần thực hiện giải pháp và theo dõi chặt chẽ kết quả để đảm bảo vấn đề được giải quyết triệt để. Nếu giải pháp không mang lại hiệu quả như mong đợi, hãy điều chỉnh hoặc bổ sung các biện pháp thực hiện phù hợp. Để ngăn chặn vấn đề tái diễn trong tương lai, doanh nghiệp cũng có thể cần có các biện pháp ngăn ngừa.

Lưu ý khi áp dụng phương pháp 5 Whys

Tùy thuộc vào tính nghiêm trọng của vấn đề mà việc áp dụng phương pháp 5 Whys cũng có những lưu ý nhất định để việc phân tích đạt hiệu quả tốt nhất. Hãy ghi nhớ những điều sau để có được kết quả chính xác và khách quan nhất:

Không chỉ trích cá nhân

Trước khi thực hiện phỏng vấn, hãy tạo niềm tin với người trả lời để họ cảm thấy thoải mái để trả lời. Nếu quá dồn ép, bạn sẽ tạo ra một môi trường tiêu cực và khiến mọi người cảm thấy e dè. Mọi người có thể trở nên phòng thủ và tập trung vào việc bảo vệ bản thân thay vì giải quyết vấn đề. Điều này có thể dẫn đến việc họ không muốn chia sẻ thông tin một cách cởi mở và ảnh hưởng đến quá trình phân tích.

Đặt câu hỏi một cách logic

Mục đích của phương pháp 5 Whys là đi sâu vào bản chất của vấn đề và tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Do đó, bạn cần đặt câu hỏi một cách logic và khoa học để đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng. Hãy tránh đặt những câu hỏi lan man hoặc không liên quan đến vấn đề để tiết kiệm thời gian. Thay vào đó, bạn cần tập trung vào những câu hỏi giúp bạn hiểu rõ hơn về nguyên nhân dẫn đến vấn đề.

Không giới hạn số lần hỏi

Về mặt lý thuyết, phương pháp 5 Whys không có giới hạn số lần hỏi. Mục đích chính của phương pháp này là tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, và số lần hỏi “Tại sao?” cần thiết sẽ phụ thuộc vào độ phức tạp của vấn đề.

Tuy nhiên, thường chỉ cần 5 đến 7 lần hỏi “Tại sao?” là bạn đã có thể tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề. Nếu bạn đã hỏi hơn 7 lần mà vẫn chưa tìm ra nguyên nhân, có thể bạn đang đi sai hướng hoặc vấn đề phức tạp hơn dự kiến.

Khuyến khích thảo luận nhóm

Việc thảo luận nhóm có thể giúp bạn thu thập nhiều ý tưởng và quan điểm khác nhau, từ đó dẫn đến việc xác định nguyên nhân gốc rễ chính xác hơn. Mỗi thành viên trong nhóm có thể đóng góp những kiến thức và kinh nghiệm riêng của họ để giúp giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, cần đảm bảo các yếu tố trên để cuộc thảo luận được tiến hành một cách hiệu quả và tập trung vào việc giải quyết vấn đề.

Lựa chọn đúng người tham gia phân tích

Việc lựa chọn đúng người tham gia phân tích 5 Whys là vô cùng quan trọng. Những người tham gia cần có kiến thức và kinh nghiệm về vấn đề đang được phân tích để có thể đưa ra những câu hỏi và đánh giá chính xác. Sự tham gia của những người từ các bộ phận khác nhau sẽ mang đến những góc nhìn đa chiều về vấn đề, giúp xác định nguyên nhân gốc rễ một cách hiệu quả hơn.

Lời kết

Phương pháp 5 Whys là một công cụ giải quyết vấn đề rất hữu ích và có thể ứng dụng trong cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân. Hy vọng rằng qua bài viết trên của Miko Tech, bạn đã hiểu 5 Whys là gì cũng như có kiến thức đầy đủ về kỹ thuật này. Chúc bạn ứng dụng thành công phương pháp này và hãy theo dõi để được cập nhật nhiều kiến thức thú vị nhé!