5W1H là gì? Khái niệm, lợi ích và cách áp dụng trong thực tế

5W1H là gì và vì sao đây là công cụ giúp giải quyết được nhiều vấn đề trong nhiều lĩnh vực khác nhau? Quy trình giải quyết vấn đề dựa theo 5W1H cũng có thể giúp xây dựng các chiến lược tiếp thị và quảng cáo. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về khái niệm của 5W1H, những lợi ích mà mô hình này đem lại cho người dùng và cách áp dụng nó để cải thiện chiến lược marketing.

5W1H là gì?

5W1H là một phương pháp đặt câu hỏi và đưa ra giải pháp bằng cách trả lời tất cả các câu hỏi xoay quanh một vấn đề.

Mục tiêu của 5W1H là tìm ra các thông tin cơ bản để có hiểu biết toàn diện về một vấn đề cụ thể. Phương pháp này thường được sử dụng như một kỹ thuật để cải thiện quy trình trong một tổ chức. Cụ thể, 5W1H đại diện cho các câu hỏi sau đây:

• Who (Ai?): Ai là người hoặc thực thể liên quan?
• What (Cái gì?): Điều gì đã xảy ra? Tình huống là gì?
• When (Khi nào?): Sự việc hoặc vấn đề xảy ra khi nào?
• Where (Ở đâu?): Sự việc hoặc vấn đề xảy ra ở đâu?
• Why (Tại sao?): Tại sao sự việc hoặc vấn đề này lại xảy ra?
• How (Làm thế nào?): Vấn đề xảy ra như thế nào và làm sao để giải quyết?

Lịch sử của phương pháp 5W1H

Phương pháp 5W1H có nguồn gốc từ Rudyard Kipling, một nhà văn và nhà thơ người Anh. Ông đã sử dụng phương pháp này trong bài thơ của mình tên là “The Elephant’s Child,” được xuất bản vào năm 1902. Trong bài thơ này, Kipling sử dụng một loạt câu hỏi để kể câu chuyện về một chú voi trẻ tò mò muốn biết về mọi thứ trên thế giới. Các câu hỏi này bao gồm:

1. What (bạn biết gì về Cá sấu?)
2. How (anh ấy có được cái mũi dài như vậy như thế nào?)
3. Why (tại sao Cá sấu sống trong nước?)
4. When (khi nào cái mũi của Chú voi sẽ ngừng phát triển?)
5. Where (Chú voi biết được cái vảy của Cá sấu từ đâu?)
6. Who (ai nói rằng voi có mũi nhỏ?)

Sử dụng các câu hỏi này trong bài thơ của mình, Kipling làm nổi bật ý tưởng về việc đặt câu hỏi như một cách để hiểu về thế giới và giải quyết vấn đề. Phương pháp này dần trở nên nổi tiếng và được gọi là phương pháp “5W1H”, đại diện cho sáu câu hỏi cơ bản: What, Who, Why, When, Where và How.

Theo thời gian, phương pháp 5W1H đã được điều chỉnh để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau bao gồm giải quyết vấn đề, quản lý dự án và ra quyết định trong kinh doanh. Phương pháp này đã trở thành một công cụ quý báu để thu thập thông tin, phân tích tình huống và đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh quan trọng của một vấn đề đã được xem xét.

Các yếu tố trong 5W1H là gì?

Để đảm bảo chúng ta không bỏ lỡ bất cứ thông tin nào khi một vấn đề xảy ra, áp dụng 5W1H là một sự lựa chọn tối ưu để nắm bắt bức tranh toàn diện. Tiếp theo đây, chúng ta sẽ cùng khám phá các yếu tố cụ thể trong 5W1H và cách chúng giúp chúng ta đào sâu vào tất cả các khía cạnh của một vấn đề. Phương pháp 5W1H có thể được phân thành 3 giai đoạn:

1. Xác định vấn đề ban đầu
2. Xác định các nguyên nhân chính và xếp thứ tự ưu tiên
3. Tìm giải pháp và hành động

1. What (Cái gì)

Đầu tiên và quan trọng nhất, chúng ta cần xác định được vấn đề xảy ra là gì. Những vấn đề này có thể liên quan đến các tác vụ trong công việc, chất lượng sản phẩm, dây chuyền sản xuất, thiết bị máy móc, dịch vụ khách hàng và nhiều khía cạnh khác của doanh nghiệp. Hãy mô tả chính xác vấn đề đã xảy ra để biết được bạn cần tập trung giải quyết điều gì.

2. When (Khi nào)

“When” đề cập đến tất cả yếu tố về mặt thời gian của vấn đề. Chẳng hạn như vấn đề đó xảy ra vào lúc nào, đó có thể là một ngày cụ thể hoặc một khung thời gian nhất định, mức độ thường xuyên, vấn đề kéo dài trong bao lâu. Nếu bạn đang lập một kế hoạch trong tương lai, câu hỏi này sẽ xác định thời điểm bắt đầu thực hiện hoặc triển khai.

3. Where (Ở đâu)

“Where” liên quan đến những địa điểm xoay quanh vấn đề đã được xác định. Chẳng hạn nếu bạn đang xem xét một vấn đề đã xảy ra, câu hỏi này chủ yếu để xác định vị trí chính xác nơi phát sinh vấn đề như một khâu quy trình cụ thể, một địa điểm hoặc một phòng ban. Nếu là kế hoạch trong tương lai, câu hỏi này xoay quanh địa điểm liên quan đến nơi bạn thực hiện kế hoạch.

4. Who (Ai)

“Who” đề cập đến những người cụ thể hoặc một nhóm người liên quan đến vấn đề. Những người có có thể là người đã phát hiện ra vấn đề, người chịu trách nhiệm cho vấn đề, người bị ảnh hưởng bởi vấn đề và người có khả năng giải quyết vấn đề.

5. Why (Tại sao)

Why là câu hỏi quan trọng trong 5W1H vì nó giải thích chi tiết về nguyên nhân xảy ra vấn đề và mục tiêu đằng sau mọi hành động. “Why” giúp làm rõ tại sao một sự việc xảy ra và tại sao chúng ta quan tâm đến nó. Đây là yếu tố quan trọng để hiểu sâu hơn về bất kỳ tình huống nào và để tìm kiếm giải pháp hoặc hướng dẫn hợp lý. Bạn có thể kết hợp sử dụng phương pháp 5 Whys trong bước này.

6. How (Như thế nào)

‘How” trong 5W1H đại diện cho câu hỏi “Làm thế nào?”. Câu hỏi này yêu cầu mô tả cụ thể về cách thức, phương pháp, quy trình hoặc bước đầu tiên cần thiết để thực hiện một kế hoạch, giải pháp, hoặc hành động cụ thể. Đây là yếu tố quan trọng để hiểu cách mọi thứ diễn ra và làm thế nào chúng ta có thể thực hiện các bước cụ thể để đạt được mục tiêu hoặc giải quyết vấn đề.

Ví dụ về 5W1H

Để giúp bạn hiểu rõ hơn cách phương pháp này được sử dụng bởi các doanh nghiệp, dưới đây là một ví dụ cụ thể:

Vấn đề: Doanh số bán hàng của công ty sụt giảm trong quý trước

• Ai: Đội ngũ bán hàng và quản lý của công ty là những người liên quan đến việc phân tích vấn đề và chịu trách nhiệm cho vấn đề.
• Khi nào: Trong quý.
• Ở đâu: Sự sụt giảm doanh thu diễn ra tại tất cả các khu vực hoạt động.
• Tại sao: Phân tích các nguyên nhân có thể gây ra sự sụt giảm doanh thu. Ví dụ như sự cạnh tranh gia tăng trong thị trường, suy thoái kinh tế, chất lượng sản phẩm kém, marketing không hiệu quả hoặc sở thích của người tiêu dùng thay đổi…
• Như thế nào: Các chiến lược của đội ngũ bán hàng, nỗ lực tiếp thị và các yếu tố bên ngoài có thể đã góp phần vào sự suy giảm này.

5W1H được áp dụng khi nào?

Phương pháp 5W1H là một công cụ quan trọng hỗ trợ quá trình lập kế hoạch của một doanh nghiệp hoặc tổ chức trong bất cứ ngành nghề nào. Phương pháp này rất hữu ích khi thực hiện phân tích, xác định quy trình mục tiêu và hỗ trợ ra quyết định, v.v. Khi kết hợp với biểu đồ Ishikawa hoặc một số phương pháp khác, 5W1H có thể đạt được hiệu quả cao hơn. Thông thườn, 5W1H được áp dụng trong:

• Lên kế hoạch cho một dự án
• Phân tích và phát triển dự án
• Viết biên bản cuộc họp
• Quản lý nhân sự
• Quan hệ khách hàng

Ưu điểm của 5W1H là gì?

Với sáu câu hỏi cơ bản: What, Who, When, Where, Why, và How, phương pháp này đem lại một loạt ưu điểm giúp làm sáng tỏ và phân tích một tình huống hoặc vấn đề một cách toàn diện. Những ưu điểm của 5W1H là:

• Toàn diện: 5W1H đảm bảo rằng mọi khía cạnh của một tình huống hoặc vấn đề đều được xem xét. Bằng cách trả lời 6 câu hỏi, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan và chi tiết về sự việc.
• Chi tiết: 5W1H cho phép bạn đào sâu vào vấn đề và tại sao nó xảy ra cũng như cách mà nó ảnh hưởng đến môi trường xung quanh.
• Áp dụng linh hoạt: Phương pháp này có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực và tình huống khác nhau, từ quản lý dự án đến marketing, nghiên cứu, và quản trị nhân sự.
• Đơn giản: Bất cứ ai cũng có thể sử dụng phương pháp 5W1H mà không cần thiết phải được đào tạo chuyên sâu.
• Thông tin được truyền đạt dễ dàng: Truyền đạt thông tin dựa trên 5W1H giúp người nghe nắm bắt được tình hình bằng cách cung cấp những thông tin quan trọng nhất.

Kết hợp cả hai phương pháp 5W1H và 5 Whys

Phương pháp giải quyết vấn đề 5W1H và phương pháp 5 Whys có thể được sử dụng kết hợp với nhau. Cả hai phương pháp này đều dùng để nhận biết các vấn đề phát sinh và giải quyết chúng bằng cách đưa ra các giải pháp hiệu quả sau khi xác định được nguyên nhân cốt lõi.

Tuy nhiên, sự khác biệt chính giữa chúng là trong khi phương pháp 5W1H hỏi về các chi tiết quan trọng xung quanh vấn đề thì 5 Whys tập trung đào sâu vào việc tìm kiếm nguyên nhân. Nếu một tình huống quá phức tạp đến mức cần phải phân tích tổng quan hơn, việc sử dụng kết hợp hai phương pháp này sẽ tăng cơ hội giải quyết vấn đề thành công.

Khám phá về: 5 Whys là gì? Kỹ năng giải quyết vấn đề của người Nhật

Tổng kết

Đây là một phương pháp có khả năng giúp chúng ta hiểu và giải quyết các vấn đề trong công việc và cuộc sống. 5W1H có thể được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau và giúp tạo ra giải pháp hiệu quả.

Với bài viết này, chúng ta đã hiểu được phương pháp 5W1H là gì, bao gồm những yếu tố nào và được sử dụng ra sao trong thực tế. Miko Tech mong rằng bạn có thể áp dụng 5W1H thành công và đừng quên chia sẻ bài viết nhé!