Quy trình kinh doanh là gì? Cách lập sơ đồ và tầm quan trọng

Bạn chưa biết quy trình kinh doanh là gì? Bạn đang tìm hiểu làm sao để lập sơ đồ quy trình kinh doanh hiệu quả? Bạn muốn làm rõ tầm quan trọng của quy trình kinh doanh đối với doanh nghiệp? Vậy thì, bạn hãy đọc ngay bài viết quy trình kinh doanh là gì? Cách lập sơ đồ và tầm quan trọng của Miko Tech ngay sau đây nhé.

Bài viết sẽ chỉ ra cho bạn quy trình kinh doanh là gì? Lợi ích mà quy trình đem lại cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các yếu tố thiết yếu, cách lập sơ đồ quy trình và tầm quan trọng của quy trình cũng sẽ được thể hiện rõ. Cùng đọc ngay nhé!

Quy trình kinh doanh là gì?

Khái niệm quy trình kinh doanh

Quy trình kinh doanh (Business process) là một chuỗi các bước liên kết chặt chẽ với nhau. Sau đó, các bước này được phân công, chỉ định cho mọi bên liên quan để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng.

Mỗi bộ phận liên quan thực hiện một nhiệm vụ cụ thể mà họ chuyên môn để đạt được một mục tiêu cụ thể. Các bước này thường được lặp lại nhiều lần bởi nhiều người dùng theo cách được tiêu chuẩn hóa và tối ưu hóa.

Các loại quy trình kinh doanh

Quy trình kinh doanh được chia làm 03 loại cơ bản, đó là:

• Các quy trình chính (Primary Process) là các quy trình cơ bản của một doanh nghiệp để hướng tới việc tăng thêm giá trị khi cung cấp sản phẩm cuối cùng cho khách hàng.
• Các quy trình hỗ trợ (Support Process) tạo môi trường cho các quy trình chính hoạt động hiệu quả. Các quy trình này hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của một tổ chức.
• Quy trình quản lý chi phối hoạt động, quản trị doanh nghiệp và quản lý chiến lược. Các quy trình này đặt ra các mục tiêu và tiêu chuẩn dẫn đến hoạt động hiệu quả và hiệu quả của các quy trình chính và hỗ trợ.

Bên cạnh đó, quy trình quản lý còn liên quan đến việc giám sát và kiểm soát các quy trình kinh doanh khác. Đồng thời, chúng được sử dụng để quản lý doanh nghiệp thông qua hoạch định chiến lược và lập kế hoạch hoạt động.

Lợi ích của quy trình kinh doanh

Tăng sức cạnh tranh so với đối thủ

Quy trình kinh doanh giúp doanh nghiệp có cơ hội thiết lập kế hoạch để hỗ trợ chiến lược và phát triển lợi thế cạnh tranh. Qua đó, quy trình giúp thúc đẩy liên kết chiến lược và tìm ra các cơ hội để tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp.

Phục vụ khách hàng tốt hơn

Quy trình kinh doanh nói chung và quy trình chăm sóc khách hàng nói riêng ảnh hưởng rất nhiều đến sự hài lòng của khách hàng. Quy trình khoa học, hợp lý giúp cho việc chăm sóc khách hành được thực hiện hiệu quả, chuyên nghiệp hơn.

Xác định công việc cần làm và trình tự thực hiện

Quy trình kinh doanh chuẩn sẽ giúp mọi hoạt động của công ty được trôi chảy hơn và trở nên minh bạch. Từ đó, các bộ phận, nhân viên hiểu rõ được những công việc họ cần làm, thứ tự ưu tiên và kết quả mà họ phải đạt được.

Tạo sự đồng thuận, thống nhất cao

Quy trình kinh doanh chi tiết giúp bạn xác định được các thay đổi trong tổ chức của mình và có thể truyền đạt chúng cho tất cả nhân viên một cách nhanh chóng, chính xác. Điều này sẽ tạo nên sự đồng thuận, thống nhất cho nhân viên.

Các yếu tố thiết yếu của quy trình kinh doanh

Để thiết lập được quy trình kinh doanh hiệu quả, phù hợp với quy mô, tính chất và định hướng của doanh nghiệp cần căn cứ vào rất nhiều yếu tố. Trong đó, có 04 yếu tố thiết yếu tạo nên một quy trình kinh doanh lý tưởng như sau:

• Hữu hạn nghĩa là quy trình kinh doanh phải có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Ngoài ra, nó cũng bao gồm một vài bước hữu hạn.
• Tạo ra giá trị chính là nếu có bước nào đó trong quy trình không làm tăng thêm giá trị thì nó sẽ không tồn tại.
• Lặp lại nghĩa là quy trình kinh doanh có thể được thực hiện với số lần lặp lại không xác định.
• Tính linh hoạt để thay đổi và không cứng nhắc. Trong trường hợp có bất cứ phạm vi cải tiến nào được xác định, quá trình sẽ chấp nhận thay đổi đó mà không gây ảnh hướng tới các bên liên quan

Cách lập sơ đồ quy trình kinh doanh

Để thiết lập một quy trình kinh doanh hiệu quả, bạn cần trải qua 07 bước cơ bản mà Miko Tech sẽ giới thiệu sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị

Bước chuẩn bị luôn luôn là khâu đầu tiên và là nền tảng quyết định sự thành công của sơ đồ quy trình kinh doanh. Do đó, bạn cần sự cẩn trọng đặc biệt, phải chuẩn bị tốt thì công việc tiếp theo mới diễn ra suôn sẻ.

 Để việc kinh doanh đạt hiệu quả, cần chuẩn bị:

• Sản phẩm, dịch vụ đầu vào đảm bảo. Việc lựa chọn nguồn nhập liên quan đến chi phí, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ mà công ty sẽ đưa ra thị trường do đó phải cẩn trọng.
• Các thông tin về sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng và quan trọng là “lợi ích” khách hàng nhận được.
• Kế hoạch bán hàng cụ thể, chi tiết nhất để xác định đối tượng khách hàng, sau đó, tìm kiếm danh sách những khách hàng cần phải tiếp cận để tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
• Chuẩn bị các bảng báo giá, giấy giới thiệu hoặc card visit…

Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Bước tiếp theo chính là tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Ở bước này, bạn cần xác định rõ cần tiếp cận thị trường nào và tiếp cận ai, từng bước phân biệt khách hàng “đầu mối”, khách hàng “tiềm năng” và khách hàng “tiềm năng đủ điều kiện”.

Việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng có thể qua các phương tiện truyền thông như báo chí, website, sự kiện xã hội,… Bạn có thể tìm kiếm mọi lúc mọi nơi và với thái độ chân tình, quan tâm nhất đến khách hàng của mình

Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Sau khi đã tìm được những khách hàng tiềm năng, công ty phải tiếp cận với họ. Đây là nơi cung gặp cầu trong quá trình bán hàng, là bước mà chúng ta bắt đầu xây dựng một mối quan hệ và tiếp tục thu thập thông tin.

Doanh nghiệp phải làm sao để khách hàng ghi nhớ sản phẩm, dịch vụ và cho họ thấy lợi ích để có thể kích thích được nhu cầu của khách hàng. Doanh nghiệp cần phải xây dựng chiến lược, đào tạo nhân viên kinh doanh hiệu quả.

Để tiếp cận khách hàng thành công, bạn cần tìm hiểu thông tin về khách hàng. Sau đó, có thể gửi email giới thiệu, liên hệ và cung cấp thông tin bổ ích cho khách hàng, thiết lập cuộc hẹn trực tiếp để trao đổi và trình bày sản phẩm, dịch vụ.

Sau khi tiếp cận khách hàng thành công, ta sẽ biết được nhu cầu chính của khách hàng và đánh giá được khách hàng. Điều này được cho là quan trọng nhất vì nó sẽ giúp bạn xác định cách cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt nhất.

Bước 4: Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ

Lúc này, bạn cần tập trung vào lợi ích mà khách hàng nhận được chứ không phải là tính năng, đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ, Việc bán sản phẩm, dịch vụ dựa vào “nhu cầu” của khách hàng chứ không phải bán những thứ bạn có.

Bên cạnh đó, bạn cần lắng nghe cẩn thận, tìm hiểu nhu cầu khách hàng và đưa cho khách hàng những giải pháp. Giải pháp đó có thể không phải là giải pháp tốt nhất đối với khách hàng nhưng đó chính là điều tốt nhất bạn của bạn.

Nếu bạn không thể đưa ra bất kỳ giải pháp nào, bạn hãy nói thật cho khách hàng biết. Nói dối về sản phẩm, dịch vụ chỉ nhằm hướng khách hàng sử dụng sẽ khiến họ có ấn tượng xấu về công ty và lan truyền điều này đến người khác.

Bước 5: Báo giá

Khi nhận được đề nghị báo giá, bạn hãy đảm bảo họ nhận được báo giá vào thời điểm thích hợp. Trong báo giá, bạn hãy tập trung vào những điều đã thảo luận, nhấn mạnh vào nhu cầu và những điều khách hàng phản ánh tích cực. 

Bước 6: Chốt đơn hàng

Chốt sale là quá trình giúp cho khách hàng đưa ra quyết định. Vì vậy, bạn phải nhớ rằng mọi điều bạn nói trong khi tiếp cận, trong khi thuyết minh và trình bày hay báo giá đều phải hướng đến việc chốt sale.

Bạn phải có cái nhìn chính xác, những lời nhận xét về sản phẩm của khách hàng trong bước tiếp cận với khách hàng. Đến giai đoạn này, việc cần làm là nhấn mạnh vào lợi ích của khách hàng để thúc đẩy họ quyết định mua hàng.

Bước 7: Chăm sóc khách hàng

Chăm sóc khách hàng sau bán hàng là bước cuối cùng và vô cùng quan trọng trong quy trình kinh doanh. Không một nhân viên kinh doanh nào được quên đó việc chăm sóc khách hàng.

Tuy đây là quá trình diễn ra sau khi đã bán hàng thành công nhưng nó chính là một bước không thể thiếu được. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến việc khách hàng có hài lòng với sản phẩm, dịch vụ hay việc hợp tác có lâu dài không.

Tầm quan trọng của quy trình kinh doanh

Khi hiểu được quy trình kinh doanh là gì và những lợi ích mà quy trình kinh doanh đem lại, bạn sẽ thấy được tầm quan trọng của quy trình kinh doanh đối với mỗi doanh nghiệp. Cụ thể:

Nâng cao hiệu quả làm việc

Việc xây dựng quy trình kinh doanh giữ một vị trí quan trọng trong việc đảm bảo quá trình thực hiện nhiệm vụ và nâng cao hiệu quả làm việc. Khi phân phối các nhiệm vụ cho những người chuyên môn sẽ giúp giảm lỗi chủ quan.

Bên cạnh đó, quy trình kinh doanh giúp tăng cường năng suất của một bộ phận bằng cách vạch ra các động thái và các bước có liên quan tốt nhất cho doanh nghiệp.

Giảm chi tiêu và rủi ro

Quy trình kinh doanh đưa ra các cách hiệu quả nhất để thực hiện các công việc, đồng thời xem xét các thiếu sót tiềm năng trong tương lai. Từ đó, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi tiêu và ngăn ngừa các rủi ro trong kinh doanh.

Tập trung vào khách hàng

Quy trình kinh doanh rất cần thiết trong quá trình tiếp thị, đặt biệt là khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến với khách hàng. Quy trình liên tục cập nhật cho công ty về nhu cầu khách hàng, các đánh giá về sản phẩm, dịch vụ.

Ứng dụng các công nghệ mới

Quy trình kinh doanh thường xuyên thay đổi và cải thiện theo thời gian để đáp ứng nhu cầu phát triển, mở rộng của doanh nghiệp. Công ty áp dụng các công nghệ mới cải thiện quy trình kinh doanh theo các công nghệ mới nhất.

Thu hẹp khoảng cách giao tiếp

Quy trình kinh doanh để duy trì, cải thiện chất lượng, hiệu quả công việc, từ đó tối ưu hóa khoảng cách giao tiếp. Điều này giúp thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa công ty và khách hàng thông qua các đánh giá và nghiên cứu thị trường.

Những câu hỏi thường gặp về quy trình kinh doanh

Qua bài viết, Miko Tech đã chỉ ra cho bạn quy trình kinh doanh là gì? Lợi ích mà quy trình đem lại cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các yếu tố thiết yếu, cách lập sơ đồ và tầm quan trọng của quy trình cũng đã được thể hiện rõ.

Hy vọng bài viết đã đem đến những thông tin hữu ích cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.