Admin là gì? Vị trí admin đóng vai trò quan trọng trong hầu hết các tổ chức và doanh nghiệp. Trong mỗi lĩnh vực thì admin lại có phạm vi công việc khác nhau. Ngay sau đây, hãy cùng Miko Tech tìm hiểu về vị trí admin và những kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả.
Admin là gì?
Admin (viết tắt của “administrator”) là thuật ngữ dùng để chỉ những người có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động trong một tổ chức, doanh nghiệp hoặc hệ thống.
Tùy thuộc vào lĩnh vực được nhắc đến mà admin sẽ có phạm vi công việc khác nhau. Chẳng hạn, trong ngữ cảnh văn phòng thì admin là những nhân viên thuộc bộ phận hành chính văn phòng. Những nhân viên hành chính của một doanh nghiệp có nhiệm vụ đảm bảo các hoạt động của văn phòng diễn ra bình thường. Nhiệm vụ của họ có thể bao gồm lưu trữ giấy tờ công ty, mua sắm văn phòng phẩm, sắp xếp phòng họp, v.v.
Công việc của nhân viên admin là gì?
Công việc của nhân viên admin đóng vai trò quan trọng để doanh nghiệp vận hành trơn tru và hiệu quả. Các admin thường chịu trách nhiệm từ quản lý giấy tờ, hỗ trợ các phòng ban cho đến giám sát hoạt động văn phòng hàng ngày. Mô tả công việc của admin thường bao gồm:
- Quản lý dữ liệu và hồ sơ: Nhân viên admin thường chịu trách nhiệm tổ chức, lưu trữ và quản lý các dữ liệu, hồ sơ quan trọng của công ty. Họ cần đảm bảo rằng các tài liệu này được lưu trữ cẩn thận và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
- Sắp xếp lịch làm việc và cuộc họp: Admin thường sắp xếp lịch làm việc, cuộc họp và các hoạt động khác cho nhân viên trong công ty.
- Tiếp nhận và xử lý thông tin: Nhân viên admin thường là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng và đối tác qua điện thoại, email hoặc trực tiếp. Họ cần trả lời các câu hỏi, giải quyết vấn đề hoặc chuyển tiếp thông tin đến các bộ phận liên quan.
- Quản lý văn phòng phẩm: Admin chịu trách nhiệm theo dõi và đặt mua các vật phẩm văn phòng cần thiết, đảm bảo rằng văn phòng luôn được trang bị đầy đủ và hoạt động hiệu quả.
- Hỗ trợ tổ chức sự kiện: Nhân viên admin có thể tham gia tổ chức các sự kiện, cuộc họp hoặc hội thảo, từ việc chuẩn bị không gian đến việc gửi thư mời.
- Quản lý và bảo trì không gian văn phòng: Nhân viên admin có thể đảm nhận việc kiểm tra và bảo trì các thiết bị văn phòng, bao gồm máy tính, máy in và các thiết bị khác, để đảm bảo tất cả đều hoạt động tốt và hiệu quả.
- Gửi thông báo nội bộ: Nhân viên admin cần phải đảm bảo các thông tin nội bộ được truyền đạt nhanh chóng và chính xác.
- Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác: Admin còn chịu trách nhiệm thực hiện các công việc khác như xử lý hóa đơn, theo dõi khoản chi tiêu hành chính, hỗ trợ các dự án nội bộ và thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên.
Những công việc admin phổ biến nhất
Trong mỗi ngành khác nhau, vị trí admin cũng có những nhiệm vụ và yêu cầu kỹ năng khác nhau. Vậy những vị trí công việc admin phổ biến và nhiệm vụ của các vị trí admin là gì?
HR Admin (Hành chính nhân sự)
HR Admin (Hành chính nhân sự) là người xử lý các công việc hành chính của bộ phận nhân sự và làm việc dưới sự quản lý của HR Manager. Những công việc có liên quan đến chế độ phúc lợi, quy trình tuyển dụng và các vấn đề hành chính liên quan đến nhân sự đều nằm trong phạm vi công việc của HR Admin.
Nhiệm vụ của HR Admin bao gồm:
- Xếp lịch phỏng vấn cho ứng viên, hỗ trợ đăng tin tuyển dụng.
- Xử lý các vấn đề liên quan đến chấm công, nghỉ phép của nhân viên.
- Soạn thảo, lưu trữ hợp đồng lao động của nhân viên.
- Giải đáp câu hỏi của nhân viên liên quan đến quy trình nhân sự.
- Tham gia lên kế hoạch các hoạt động hoặc sự kiện nội bộ.
- Tham gia tổ chức hoạt động gắn kết nhân viên công ty như teambuilding.
Sales Admin (Admin kinh doanh)
Sales Admin là một vị trí trực thuộc phòng kinh doanh của một doanh nghiệp. Vai trò chính của các Sales Admin là hỗ trợ đội ngũ bán hàng bằng cách xử lý các công tác hành chính hoặc một số nhiệm vụ khác do trưởng bộ phận kinh doanh phân công. Nhiệm vụ của một sales admin là:
- Hỗ trợ quy trình bán hàng: Hỗ trợ nhân viên bán hàng trong việc chuẩn bị và gửi báo giá, làm các văn bản bán hàng, và tạo các tài liệu quảng cáo.
- Theo dõi đơn hàng: Giám sát quá trình xử lý đơn hàng từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi hàng được giao đến tay khách hàng.
- Hỗ trợ nhân viên bán hàng: Hỗ trợ nhân viên bán hàng trong việc làm báo cáo, tài liệu bán hàng và các công việc hành chính khác.
- Chuẩn bị tài liệu bán hàng: Soạn thảo và quản lý các văn bản như thư chào hàng, báo giá, hợp đồng và các tài liệu bán hàng khác.
- Quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng: Duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng, đảm bảo rằng thông tin khách hàng được lưu trữ một cách chính xác và hiệu quả.
- Thống kê và báo cáo: Thực hiện việc tổng hợp dữ liệu bán hàng và thống kê các số liệu liên quan để tạo các báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên.
Office Admin (Admin văn phòng)
Office Admin (admin quản trị văn phòng) có trách nhiệm đảm bảo hoạt động thường ngày của văn phòng diễn ra trơn tru. Họ chịu trách nhiệm cho rất nhiều công việc khác nhau nên theo đuổi công việc office admin đòi hỏi nhiều kỹ năng cũng như sự nhanh nhạy để xử lý công việc.
Công việc của một office admin bao gồm:
- Quản lý lịch trình, sắp xếp các cuộc họp của các phòng ban và nhân viên với khách hàng.
- Tiếp đón khách và hướng dẫn khách hàng hoặc đối tác tham quan văn phòng.
- Nhận thư từ, bưu kiện, nối máy đến nhân viên.
- Quản lý văn phòng phẩm và đảm bảo mọi vật dụng của văn phòng đều được cung cấp đầy đủ.
- Làm việc với ban quản lý tòa nhà về các vấn đề về cơ sở vật chất.
- Quản lý cơ sở vật chất của văn phòng và xin giấy phép khi cần sửa chữa hoặc bảo trì.
Admin Facebook
Admin cũng là cách gọi các quản trị viên của một fanpage hoặc nhóm trên Facebook. Admin có vai trò rất quan trọng vì họ sẽ đảm bảo mọi hoạt động của các thành viên đều nằm trong tầm kiểm soát và không vi phạm những quy định cộng đồng hoặc quy định của nền tảng. Một fanpage hoặc nhóm có thể có nhiều admin.
Quyền hạn của admin trên Facebook là:
- Quản lý bài viết: Admin có quyền đăng bài viết mới lên fanpage hoặc nhóm và quản lý các bài viết đã đăng. Họ có thể chỉnh sửa, xóa hoặc ẩn các bài viết nếu cần thiết.
- Phê duyệt bài viết: Thông thường trong các nhóm trên Facebook, những bài viết phải được admin phê duyệt để được hiển thị với các thành viên trong nhóm.
- Quản lý thành viên: Admin có quyền chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu tham gia nhóm của một ai đó cũng như loại bỏ các thành viên ra khỏi nhóm.
- Chỉnh sửa thông tin fanpage: Chỉ admin mới có quyền chỉnh sửa thông tin giới thiệu của fanpage cũng như thay đổi ảnh đại diện, ảnh bìa,…
- Theo dõi số liệu về trang hoặc nhóm: Admin có thể xem các số liệu thống kê về hoạt động của fanpage hoặc nhóm như lượt tương tác, sự tăng trưởng của fanpage hoặc nhóm theo thời gian,…
Đọc thêm: Cách Thêm Quản Trị Viên Fanpage Facebook
Admin website
Admin website là người hoặc tài khoản có quyền hạn cao nhất trong việc quản lý và điều hành một trang web. Admin website chịu trách nhiệm kiểm soát và thực hiện các nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo trang web hoạt động trơn tru.
Nhiệm vụ của admin website bao gồm:
- Quản lý user: Admin có quyền thêm, xóa và chỉnh sửa thông tin user của trang web. Họ có thể phân quyền cho các tài khoản trong hệ thống dựa theo nhiệm vụ công việc của từng người.
- Bảo mật và phòng ngừa: Admin website có thể thực hiện các biện pháp bảo mật để ngăn chặn các cuộc tấn công và lỗ hổng bảo mật trên trang web.
- Cập nhật nội dung: Admin có thể đăng bài, chỉnh sửa hoặc xóa nội dung trên website.
- Theo dõi hoạt động của trang web: Admin có thể theo dõi những dữ liệu của trang web như lưu lượng truy cập, thời gian người dùng ở lại trên trang, các trang được truy cập nhiều nhất,…
- Hỗ trợ kỹ thuật: Trong trường hợp website có nhiều người dùng, admin có thể hỗ trợ kỹ thuật và giải đáp thắc mắc của các thành viên khác trong quá trình vận hành website.
Yêu cầu cần có ở vị trí admin
Một admin xuất sắc cần sở hữu một loạt kỹ năng để có thể thực hiện nhiệm vụ của mình một cách nhanh chóng và trơn tru. Những kỹ năng cần thiết của một nhân viên admin là gì?
Kỹ năng công nghệ thông tin
Kiến thức công nghệ thông tin giúp admin quản lý hiệu quả các hệ thống và cơ sở dữ liệu trong phạm vi công việc. Dù bạn làm việc trong lĩnh vực nào thì khả năng sử dụng các thiết bị công nghệ đều rất cần thiết trong thời buổi hiện đại. Nhưng đối với hầu hết các vị trí admin, họ có nhiều đầu việc và cần quản lý nhiều dữ liệu. Do đó, biết cách sử dụng công nghệ thông tin sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình làm việc.
Kỹ năng quản lý thời gian
Admin thường có nhiều đầu việc cần hoàn thành và có nhiều công việc phát sinh. Hầu hết công việc của admin đều có thời hạn và họ sẽ cần biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên của tất cả các công việc này. Vì vậy, kỹ năng quản lý thời gian là rất cần thiết để các admin hoàn thành công việc đúng hạn và duy trì hoạt động văn phòng ổn định.
Kỹ năng xử lý vấn đề
Một admin xuất sắc cần có khả năng xử lý các vấn đề ngoài ý muốn một cách nhanh chóng và hiệu quả. Họ nên biết cách xác định vấn đề và đưa ra biện pháp giải quyết một cách nhanh chóng. Làm việc với vị trí admin, bạn cần có óc phân tích nhanh nhạy để xử lý vấn đề và không làm cho quá trình làm việc bị gián đoạn hoặc cản trở.
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng nhất đối với một admin. Một admin thường phải tiếp xúc với nhiều cá nhân khác nhau trong doanh nghiệp (ví dụ: nhân viên) và ngoài doanh nghiệp (ví dụ: nhà cung cấp văn phòng phẩm). Kỹ năng giao tiếp giúp các admin truyền tải những thông tin quan trọng hiệu quả và duy trì mối quan hệ tích cực với các bên liên quan.
Kỹ năng làm việc nhóm
Công việc của admin đòi hỏi họ phải phối hợp với các bộ phận khác trong tổ chức, ví dụ như bộ phận IT, bộ phận kinh doanh, bộ phận nhân sự, v.v. Ví dụ, khi triển khai một hệ thống mới, admin cần phối hợp với bộ phận IT để cài đặt và cấu hình hệ thống hoặc với bộ phận nhân sự để quản lý quyền truy cập.
Mức lương của nhân viên admin hiện nay
Dựa theo dữ liệu của 10.153 việc làm được đăng tải trên nền tảng VietnamWorks, mức lương cho vị trí admin tại Việt Nam thường dao động từ 9 triệu đồng đến 20 triệu đồng. Đối với các nhân viên admin có từ 2 năm kinh nghiệm, mức lương thấp nhất vào khoảng 13 triệu đồng/tháng. Nếu nhân viên admin có ưu thế về ngôn ngữ như Hàn, Trung, Nhật thì mức lương có thể lên đến 20 triệu đồng/tháng.
Tại Hoa Kỳ, mức lương của một nhân viên admin có từ 1-3 năm kinh nghiệm dao động từ $2500 – $5200 USD (khoảng 61 – 128 triệu đồng/tháng). Những dữ liệu này được tính toán dựa theo 103.200 tin tuyển dụng trên nền tảng Indeed tính đến ngày 23/09/2024. Trong đó, mức lương trung bình của nhân viên admin là $3700 USD/tháng (khoảng 91 triệu đồng).
Lời kết
Admin là một vị trí quan trọng đối với các doanh nghiệp hoặc tổ chức. Tùy thuộc vào lĩnh vực, công việc của admin có thể khác biệt và đóng góp cho doanh nghiệp theo những cách khác nhau. Bài viết trên của Miko Tech đã giúp bạn hiểu Admin là gì và những kỹ năng cần thiết để làm tốt ở vị trí này. Hãy chia sẻ nếu bổ ích và đừng quên chờ đón những nội dung thú vị hơn nhé!
Ý Nhi tốt nghiệp Đại học Kinh tế TP.HCM và có hơn 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sáng tạo nội dung. Trong quá trình làm việc, Ý Nhi có kinh nghiệm sáng tạo nội dung trong nhiều lĩnh vực như công nghệ, thể thao điện tử, marketing, SEO,…
