Balanced Scorecard là gì? Hướng dẫn áp dụng BSC trong doanh nghiệp

Balanced Scorecard là mô hình ra đời nhằm giúp các công ty quản lý hiệu quả hơn dựa vào các chỉ số khác nhau thay vì chỉ phụ thuộc vào chỉ số tài chính trong quản trị doanh nghiệp. Trong bài viết sau, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu xem mô hình Balanced Scorecard là gì và những cách để sử dụng nó hiệu quả.

Balanced Scorecard là gì?

Balanced Scorecard (viết tắt là BSC) là một công cụ quản lý chiến lược được sử dụng trong doanh nghiệp và các tổ chức. BSC giúp đo lường và đánh giá hiệu suất của một doanh nghiệp từ nhiều khía cạnh khác nhau để đảm bảo sự cân bằng giữa các mục tiêu và chỉ số quan trọng.

BSC bao gồm bốn phần: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và đổi mới và phát triển. Từng phần này đại diện cho một khía cạnh quan trọng của tổ chức và có các chỉ số đo lường liên quan.

• Phần tài chính đánh giá hiệu suất tài chính của tổ chức như doanh thu, lợi nhuận, vốn đầu tư, và chi phí.
• Phần khách hàng tập trung vào đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đo lường sự hài lòng của khách hàng, và xác định các chỉ số khách hàng quan trọng.
• Phần quy trình nội bộ liên quan đến hoạt động và quy trình bên trong tổ chức, như chất lượng sản phẩm, quá trình sản xuất, và hiệu suất làm việc.
• Phần học tập và phát triển đánh giá khả năng học tập và phát triển của tổ chức, bao gồm đào tạo nhân viên, nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.

Bằng cách sử dụng BSC, các tổ chức có thể đo lường và theo dõi hiệu suất của mình từ nhiều góc độ và xác định những mục tiêu cụ thể để đảm bảo sự cân bằng và thành công toàn diện.

Lịch sử phát triển mô hình Balanced Scorecard

BSC được phát triển bởi Tiến sĩ Robert Kaplan và Tiến sĩ David Norton của Đại học Harvard. Năm 1992, họ công bố ý tưởng của mình trong một bài báo của Harvard Business Review. Năm 1996, bộ đôi giáo sư cho ra mắt cuốn sách “The Balance Scorecard: Translating Strategy Into Action” và đề cập các case study từ doanh nghiệp và tổ chức đã ứng dụng BSC.

Theo phương pháp truyền thống, các công ty chỉ sử dụng kết quả tài chính ngắn hạn làm thước đo thành công. BSC đã bổ sung thêm các thước đo phi tài chính để tập trung tốt hơn vào thành công lâu dài của doanh nghiệp. Hệ thống này đã phát triển qua nhiều năm và hiện được coi là một hệ thống quản lý chiến lược khá đầy đủ.

4 yếu tố của Balanced Scorecard

Balanced Scorecard cho phép các nhà quản lý xem xét hoạt động kinh doanh từ bốn khía cạnh quan trọng và tập trung trả lời cho 4 câu hỏi:

• Góc độ khách hàng: Làm sao để khách hàng tìm thấy chúng ta?
• Góc độ nội bộ: Chúng ta cần phát triển điều gì?
• Góc độ đổi mới và học tập: Chúng ta có thể tiếp tục cải thiện và tạo ra giá trị không?
• Góc độ tài chính: Các bên liên quan nhìn nhận chúng ta như thế nào?

Mô hình BSC giảm thiểu tình trạng quá tải thông tin bằng cách khái quát những vấn đề mà các nhà quản lý cần quan tâm trong 4 ý trên. Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng đi vào tìm hiểu từng thước đo (góc độ).

Góc độ tài chính

Các thước đo ở góc độ tài chính cho biết liệu việc triển khai và thực hiện các chiến lược của công ty có góp phần cải thiện lợi nhuận hay không. Các mục tiêu tài chính điển hình của các doanh nghiệp thường liên quan đến lợi nhuận, mức độ tăng trưởng và giá trị cổ đông. Một vài chỉ số tài chính ở góc độ này bao gồm: tốc độ tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận ròng, ROI, lợi nhuận trên mỗi cổ phiếu (EPS), dòng tiền.

Chỉ số tài chính là công cụ có giá trị để đánh giá hiệu quả và xác định các lĩnh vực cần cải thiện hoặc thay đổi. Vì suy cho cùng thì các doanh nghiệp hoạt động để tạo ra lợi nhuận nên chúng vẫn là một trong những thước đo trọng yếu. Ví dụ: nếu ROI của công ty thấp hơn mức trung bình ngành thì công ty cần giảm thiểu chi phí sản xuất.

Góc độ khách hàng

Các doanh nghiệp đều xem khách hàng là điều mà họ cần tập trung vào. “Trở thành số một trong việc mang lại giá trị cho khách hàng” là một tuyên bố sứ mệnh điển hình của mọi doanh nghiệp. Do đó, hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng là điều mà những nhà quản lý rất quan tâm.

Mối quan tâm của khách hàng chủ yếu xoay quanh bốn khía cạnh:

• Thời gian: là thời gian mà doanh nghiệp cần để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nó có thể là thời gian giao hàng, thời gian để sản phẩm mới ra mắt thị trường…
• Chất lượng: là độ hoàn thiện và tiện lợi của sản phẩm, chẳng hạn như sản phẩm có gặp lỗi nào khi về đến tay người dùng hay không.
• Hiệu suất dịch vụ: là cách mà sản phẩm và dịch vụ tạo ra giá trị cho khách hàng.
• Giá cả: là chi phí mà người dùng phải bỏ ra để sở hữu sản phẩm hoặc dùng dịch vụ. Thông thường giá mua nguyên vật liệu đầu vào từ nhà cung cấp sẽ ảnh hưởng đến giá cả sản phẩm cuối cùng.

Góc độ nội bộ

Các thước đo dựa trên khách hàng là quan trọng nhưng xét cho cùng, kết quả tốt từ góc độ khách hàng đều bắt nguồn từ những quy trình, quyết định và hoạt động của nội bộ doanh nghiệp. Các thước đo nội bộ trong Balanced Scoreboard nên xuất phát từ các quy trình có tác động lớn nhất đến sự hài lòng của khách hàng.

Ví dụ: Công ty có thể đặt mục tiêu cải thiện năng suất của quy trình sản xuất lên 15% vào năm tới. Công cụ để đo lường cho mục tiêu này là thời gian sản xuất, thời gian sản xuất càng được rút ngắn thì doanh nghiệp càng sản xuất được nhiều sản phẩm hơn.

Góc độ đổi mới và học tập

Góc độ đổi mới và học tập tập trung vào các tài sản vô hình của một tổ chức, chẳng hạn như kỹ năng, kiến thức và khả năng của nhân viên. Những tài sản vô hình này rất cần thiết để tổ chức có thể đổi mới, cải tiến quy trình và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Bằng cách đầu tư vào nhân viên, các tổ chức có thể tạo ra một nền văn hóa học tập và cải tiến liên tục để giúp họ luôn dẫn đầu trong cuộc cạnh tranh. Chỉ khi tạo ra giá trị cho khách hàng thì doanh nghiệp mới có được lợi nhuận và hoạt động bền vững theo thời gian.

Chẳng hạn như một số doanh nghiệp thường tổ chức các chương trình đào tạo để cải thiện kỹ năng của nhân viên, ví dụ như họ ít mắc lỗi hơn. Việc nỗ lực tạo ra một văn hóa học hỏi và cải tiến trong nội bộ công ty có thể giúp các công ty phát triển mạnh mẽ và bền vững.

Lợi ích của BSC là gì?

BSC là một khung quản lý hiệu suất giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả toàn diện và mang lại những lợi ích sau:

Theo dõi tiến độ chiến lược

Khi các chiến lược của bạn được theo dõi bở hệ thống các mục tiêu nhỏ hơn, bạn có thể theo dõi tiến độ của mình theo thời gian và xác định các điểm cần cải thiện. BSC chia nhỏ 4 góc độ thành nhiều mục tiêu nhỏ hơn, sau đó tạo ra các thước đo cho từng mục tiêu đó. Bằng cách đo lường hiệu suất trong cả bốn khía cạnh, công ty có thể biến chiến lược mơ hồ thành các hành động có thể đo lường và cải thiện.

Cải thiện nhận thức vai trò của nhân viên

Mỗi phòng ban và cá nhân trong doanh nghiệp của bạn đều có nhiệm vụ và trách nhiệm công việc riêng. Họ có thể hiểu được việc mình cần làm trong ngắn hạn nhưng không được giải thích rằng công việc của mình có ảnh hưởng ra sao đến chiến lược tổng thể.

Mô hình BSC giải quyết vấn đề này bằng cách giúp từng nhân viên thấy được họ có ảnh hưởng như thế nào đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Khi nhân viên có thể nhận ra những nỗ lực của họ tác động như thế nào đến chiến lược tổng thể của doanh nghiệp, họ sẽ nhận thức được rõ ràng vai trò của mình và điều chỉnh cách làm việc cho hiệu quả hơn.

Tập trung vào mục tiêu chung

BSC giúp các tổ chức sắp xếp các mục tiêu, mục tiêu và sáng kiến của họ với chiến lược tổng thể của họ. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng các phòng ban và cá nhân trong tổ chức có thể hiểu rõ mục tiêu và cách đóng góp vào chiến lược tổng thể.

Hỗ trợ ra quyết định

Mô hình BSC cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng kinh doanh của bạn bằng cách khái quát 4 yếu tố quan trọng nhất mà các nhà lãnh đạo cần quan tâm. Nhờ đó, ban quản trị có thể đưa ra quyết định tập trung vào 4 khía cạnh này để tạo ra thay đổi lớn cho cả doanh nghiệp. Nó cũng giúp họ phân bổ nguồn lực tốt hơn và chú trọng đầu tư cho 4 khía cạnh này.

Cải thiện hiệu suất

Vì xét đến cả bốn góc độ của doanh nghiệp bao gồm: tài chính, khách hàng, đổi mới và học tập, nội bộ mà BSC có thể giúp họ cải thiện hiệu suất một cách toàn diện và tập trung vào các mục tiêu chiến lược dài hạn.

Xác định trách nhiệm

Với phương pháp Balanced Scorecard, mỗi mục tiêu nhỏ được thực hiện bởi một nhân viên hoặc một team nhất định. Khi có vấn đề xảy ra, công ty sẽ biết được nên liên hệ ai để giải quyết. Ngược lại, khi công việc có kết quả tốt, công ty sẽ biết được công sức đó nên được ghi nhận cho ai.

Thích nghi với thay đổi

Mặc dù không phổ biến nhưng có những thời điểm mà điều kiện thị trường thay đổi đột ngột hoặc xảy ra hiện tượng thiên nga đen (black swan event) đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi nhanh chóng. Nếu có hệ thống quản lý chiến lược như BSC, bạn sẽ có các hàng rào bảo vệ chiến lược của mình không bị sụp đổ. Nó sẽ giúp bạn hình dung nhanh chóng nên làm gì với từng khía cạnh cụ thể.

Ví dụ thực tế về Balance Scorecard

Để hiểu hơn về Balanced Scorecard là gì, cùng xem ví dụ thực tế về cách mô hình Balanced Scorecard áp dụng trong một công ty sản xuất ô tô. Hãy xem cách mà công ty này xác định các chỉ số đo lường và lập mục tiêu cho chúng.

• Chỉ số đo lường góc độ khách hàng: Độ hài lòng của khách hàng.
• Mục tiêu: Nâng cao độ hài lòng của khách hàng từ 70% lên 85% trong năm.

Công ty vừa thực hiện một khảo sát và nhận thấy mức độ hài lòng của khách hàng là 70%. Họ muốn tăng độ hài lòng của khách hàng từ 70% lên 85% trong một năm. Họ bắt đầu thiết lập các mục tiêu nhỏ hơn là tỷ lệ nhân viên tham gia đào tạo và thời gian giao hàng.

• Chỉ số đo lường: Thời gian giao hàng.
• Mục tiêu: Giảm từ 30 ngày còn 20 ngày.
• Chỉ số đo lường: Tỷ lệ nhân viên tham gia đào tạo.
• Mục tiêu: Có ít nhất 80% nhân viên tham gia các khóa đào tạo nội bộ.

Theo tính chất liên kết của các chỉ số, thời gian giao hàng giảm xuống và nhân viên có trình độ cao có thể cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng. Sau khi thiết lập mục tiêu, các phòng ban liên quan sẽ tiến hành thực hiện thay đổi theo dây chuyền và cùng đóng góp cho mục tiêu lớn ban đầu.

Doanh nghiệp nên sử dụng Balanced Scorecard như thế nào?

Khi sử dụng Balanced Scorecard (BSC), các doanh nghiệp cần quan tâm đến một số lưu ý quan trọng sau đây:

Xác định chiến lược

Trước khi triển khai BSC, tổ chức cần xác định rõ mục tiêu chiến lược của mình. Điều này bao gồm việc định rõ tầm nhìn, sứ mệnh và các mục tiêu cụ thể mà tổ chức muốn đạt được trong tương lai. Mục tiêu này sẽ là căn cứ để xây dựng các chỉ số và mục tiêu trong BSC.

Xác định chỉ số đo lường

Doanh nghiệp cần xác định chỉ số đo lường cho mỗi khía cạnh là gì thay vì cố đo lường tất cả mọi thứ. Việc đo lường vô vàn chỉ số mà không có một kế hoạch cụ thể sẽ làm lãng phí thời gian và công sức của bạn.

Đo lường các mục tiêu

Sau khi xác định các chỉ số đo lường, mỗi chỉ số trong BSC cần được thiết lập mục tiêu cụ thể. Chẳng hạn, công ty đang muốn lợi nhuận ròng tăng, hãy xác định rằng bạn muốn nó tăng đến mức nào: 20%, 30% hay 50%. Các mục tiêu cần phải cụ thể, có thời hạn và được đo lường. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng nó là mục tiêu hợp lý và khả thi.

Đánh giá hiệu quả định kỳ

BSC không chỉ là một công cụ đo lường mà còn là một quá trình liên tục. Để đảm bảo hiệu quả, hãy thực hiện đánh giá và đánh giá lại định kỳ để theo dõi sự tiến bộ và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

Liên kết các mục tiêu với nhau

Hiệu quả tổng thể sẽ cao hơn nếu như bạn liên kết các mục tiêu với nhau. Các chỉ số trong BSC không đứng độc lập mà được xây dựng và tổ chức theo một cách thức có liên kết nhằm thể hiện mối quan hệ và đóng góp của chúng đối với mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Ví dụ, việc nâng cao chất lượng sản phẩm (chỉ số nguyên nhân) có thể dẫn đến sự tăng trưởng doanh thu (chỉ số kết quả).

5 câu hỏi thường gặp về Balanced Scorecard

Trong phần này, chúng ta sẽ trả lời một số câu hỏi thường gặp về Balanced Scorecard để hiểu rõ hơn về ứng dụng và triển khai của nó.

BSC là viết tắt của từ gì?

Như đã đề cập ở phần trên, BSC là viết tắt của từ Balanced Scorecard, dịch ra sát nghĩa tiếng Việt là thẻ điểm cân bằng. Đây là sản phẩm của công trình nghiên cứu của Kaplan và Norton vào năm 1990.

Balanced Scorecard phù hợp với tất cả các loại tổ chức không?

Hệ thống BSC có thể được áp dụng trong hầu hết các loại tổ chức. Bao gồm cả doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp nhỏ và tổ chức phi lợi nhuận.

Thẻ điểm cân bằng không chỉ giới hạn trong ngành công nghiệp nào cụ thể, mà còn áp dụng cho cả các tổ chức trong lĩnh vực sản xuất, dịch vụ và công cộng. Nguyên tắc cơ bản của mô hình BSC có thể được tùy chỉnh và điều chỉnh để phù hợp với mục tiêu và chiến lược của từng tổ chức cụ thể.

Làm thế nào để áp dụng Balanced Scorecard trong tổ chức?

Để áp dụng mô hình BSC trong tổ chức, bạn có thể tuân theo các bước sau:

• Xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức.
• Lựa chọn chỉ số hiệu suất (KPIs) phù hợp để đo lường tiến độ đạt được mục tiêu.
• Xác định mục tiêu nguồn lực và đảm bảo sự phù hợp của các nguồn lực để đạt được mục tiêu chiến lược.
• Xác định các biện pháp thực hiện chiến lược và lên kế hoạch triển khai chúng.
• Xác định phương pháp đo lường để theo dõi và đánh giá tiến trình.

Quá trình triển khai Balanced Scorecard cần sự cộng tác và ủng hộ từ tất cả các bộ phận trong tổ chức và đòi hỏi sự cam kết từ lãnh đạo cấp cao.

Có những rủi ro nào khi triển khai Balanced Scorecard?

Mặc dù mô hình BSC mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng có một số rủi ro tiềm ẩn khi triển khai. Một số rủi ro thường gặp có thể bao gồm:

• Khó khăn trong việc định lượng và đo lường các chỉ số hiệu suất.
• Thiếu sự hiểu biết và cam kết từ nhân viên.
• Sự thiếu điểm cân nhắc giữa các yếu tố phát triển dài hạn và yếu tố tài chính ngắn hạn.
• Khó khăn trong việc tích hợp Balanced Scorecard vào quá trình quản lý hiện có của tổ chức.
• Sự thay đổi liên tục trong mục tiêu và chiến lược của tổ chức có thể gây khó khăn trong việc duy trì và cập nhật Balanced Scorecard.

Để giảm thiểu các rủi ro này, việc triển khai hệ thống BSC cần được tiến hành một cách có kế hoạch, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tham gia và tham gia của tất cả các bên liên quan.

Làm thế nào để đảm bảo sự thành công của Balanced Scorecard?

Để đảm bảo sự thành công của Balanced Scorecard, bạn có thể áp dụng các biện pháp sau:

• Cam kết từ lãnh đạo cao cấp: Lãnh đạo cấp cao cần hiểu và cam kết với việc triển khai Balanced Scorecard.
• Giao tiếp và tạo động lực: Đảm bảo việc giao tiếp rõ ràng và liên tục về Balanced Scorecard trong tổ chức và tạo động lực cho nhân viên tham gia.
• Đào tạo và phát triển: Đảm bảo nhân viên được đào tạo và phát triển để hiểu và sử dụng hiệu quả Balanced Scorecard.
• Kiểm soát và đánh giá: Thực hiện kiểm soát và đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng Balanced Scorecard đang đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu chiến lược.
• Liên tục cải tiến: Tích cực tìm kiếm cơ hội cải tiến và điều chỉnh Balanced Scorecard để nó phù hợp với mục tiêu và chiến lược của tổ chức.

Có cần sử dụng phần mềm đặc biệt để triển khai Balanced Scorecard không?

Việc sử dụng phần mềm đặc biệt để triển khai Balanced Scorecard không bắt buộc. Nhưng có thể giúp quản lý và theo dõi hiệu quả hơn.

Phần mềm Balanced Scorecard cung cấp các công cụ và tính năng cho việc xây dựng, quản lý và đo lường các chỉ số hiệu suất. Nó cũng giúp tổ chức tự động hóa quy trình và tăng tính toàn vẹn của dữ liệu.

Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm hay không phụ thuộc vào quy mô và phức tạp của tổ chức, cũng như nguồn lực và khả năng kỹ thuật có sẵn.

Đó là một số câu hỏi thường gặp về mô hình BSC. Hy vọng những câu trả lời này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ứng dụng và triển khai hệ thống BSC trong tổ chức của mình.

Lời kết

Hy vọng bài viết trên của Miko Tech đã giúp các bạn hiểu được Balanced Scorecard là gì và vai trò của nó trong nền công nghiệp 4.0. Đừng quên ghé thăm chúng tôi mỗi ngày để được cập nhật nhiều kiến thức thú vị nhé!