Email là một trong những phương thức liên lạc phổ biến và là công cụ hữu ích trong công việc và email marketing. Tuy nhiên, đôi khi vì một số lý do mà việc gửi email không thành công và khi đó chúng ta sẽ nhận được một loại email được gọi là “Bounce email“.
Vậy Bounce email là gì?, tại sao nó lại xuất hiện và chúng ta nên xử lý như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé.
Bounce email là gì?
Bounce email là thư điện tử bị trả về cho người gửi vì không thể được gửi đến địa chỉ email của người nhận. Khi thư không được gửi đi, hệ thống sẽ gửi thông báo ngay lập tức hoặc vài giờ sau.
Có nhiều nguyên nhân khiến email bị trả về và việc theo dõi bounce email rất quan trọng để đảm bảo thư của bạn đến được với người nhận.
Phân loại Bounce email
Dựa theo nguyên nhân mà bounce email được phân thành hai loại là hard bounce và soft bounce.
Hard bounce
Hard bounce – Bounce cứng là khi email không thể gửi được và hoàn toàn bị từ chối. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến hard bounce là vì địa chỉ email người nhận không hợp lệ, không tồn tại, tên miền không đúng hoặc bị đánh dấu là spam… Hard bounce là lỗi không thể khắc phục được, vì vậy bạn nên xóa email người nhận khỏi danh sách liên lạc của mình để tránh làm phiền người nhận.
Soft bounce
Soft bounce – Bounce mềm là trường hợp khi một email không thể gửi đi do một số vấn đề kỹ thuật tạm thời trên máy chủ email của người nhận. Soft bounce không phải là lỗi cơ bản và thường tự khắc phục sau một thời gian ngắn, bạn nên chờ đợi và thử gửi email lại sau một khoảng thời gian.
Ngoài Hard bounce và Soft bounce, có những nguyên nhân khiến Bounce email xuất hiện nhưng không được xếp vào hai loại trên.
Vì sao nên theo dõi Bounce email?
Thực tế, việc theo dõi bounce email có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
Giúp cải thiện chất lượng danh sách email
Bounce email cho biết địa chỉ email đã bị hỏng hoặc không còn sử dụng được nữa. Bằng cách loại bỏ các địa chỉ này khỏi danh sách email của bạn, bạn có thể cải thiện chất lượng danh sách của mình và giảm tỷ lệ bounce email trong tương lai.
Tăng hiệu quả của email marketing
Khi bạn loại bỏ các địa chỉ email không hợp lệ khỏi danh sách email của mình, tỷ lệ email được gửi thành công sẽ tăng lên. Điều này có nghĩa là bạn sẽ nhận được số lượng phản hồi tích cực từ khách hàng tiềm năng hơn.
Đảm bảo độ tin cậy của tài khoản email
Nếu tài khoản email của bạn gửi quá nhiều email bị bounce, nó có thể bị chặn hoặc đưa vào danh sách đen. Bằng cách theo dõi bounce email và loại bỏ các địa chỉ không hợp lệ khỏi danh sách email của bạn, bạn giảm nguy cơ bị chặn hoặc đưa vào danh sách đen.
Tiết kiệm chi phí
Khi bạn gửi email đến các địa chỉ không hợp lệ, bạn vẫn phải trả phí cho các email này mặc dù chúng không được gửi thành công. Bằng cách loại bỏ các địa chỉ không hợp lệ, bạn có thể tiết kiệm được chi phí cho các chiến dịch email marketing.
Những nguyên nhân gây ra Bounce email và cách xử lý
Có nhiều lý do khiến email bị trả về, sau đây là những nguyên nhân phổ biến nhất:
1. Email không tồn tại hoặc bị xóa
Email có thể bị trả lại khi hệ thống không tìm thấy địa chỉ người nhận. Điều này có nghĩa là email bạn có được đã bị sai thông tin hoặc có lẽ địa chỉ đó đã bị xóa. Trong trường hợp này, bạn không có cách nào khác là loại bỏ mail này khỏi danh sách người nhận vì nó đã không còn hữu dụng.
Phân loại: Hard bounce
2. Email bị dính spam
Email của bạn có thể bị đánh dấu là spam vì nhiều nguyên nhân như: email chứa nội dung spam, địa chỉ IP thiếu tin cậy, danh sách email nhận bị đánh dấu là spam, thông tin chưa xác thực,…
Để khắc phục sự cố này, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hoặc quản trị viên email để kiểm tra xem địa chỉ IP của bạn có nằm trong blacklist hay không và nhờ họ hướng dẫn cách xử lý. Trường hợp bị dính spam do nội dung mail thì hãy kiểm tra và sử dụng từ ngữ rõ ràng, đồng thời xác minh thông tin email của bạn.
Phân loại: không thể phân loại.
3. Kích thước tệp đính kèm lớn
Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email đều có giới hạn cho tệp đính kèm cả về định dạng và kích cỡ. Hiện nay, kích thước tối đa của một tệp đính kèm trong Gmail là 25MB. Đây là một lỗi khá phổ biến và người gửi có thể xử lý được.
Nếu tệp quá lớn, bạn có thể sử dụng Google Drive, Dropbox hoặc OneDrive để lưu trữ tệp đó. Sau đó, hãy gửi một liên kết đến tệp đó trong email của mình thay vì đính kèm trực tiếp tệp. Ngoài ra, bạn cũng có thể nén tệp thành định dạng .zip hoặc .rar để giảm kích thước.
Phân loại: Hard bounce
4. Hòm thư người nhận đầy
Loại sự cố này thường là tạm thời nên hãy đợi một thời gian để hòm thư của họ trống hơn và gửi lại email. Hoặc bạn có thể liên hệ trực tiếp đến người nhận và thông báo cho họ biết về tình trạng hòm thư của mình.
Phân loại: Soft bounce
5. Email của bạn bị xếp vào danh sách đen
Nếu email của bạn đã bị chặn, hãy thử tìm hiểu lý do tại sao. Thông thường, nhà cung cấp dịch vụ email của người nhận sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về lý do tại sao email của bạn bị chặn. Điều này có thể giúp bạn hiểu và khắc phục vấn đề của mình.
Trường hợp lý do bị chặn là do danh sách email, hãy xác minh lại danh sách email của bạn để đảm bảo rằng nó không chứa bất kỳ địa chỉ nào bị đưa vào danh sách đen. Nếu có, bạn nên loại bỏ chúng để tránh bị chặn trong tương lai.
6. Máy chủ người nhận tạm thời quá tải
Đôi khi, có quá nhiều lưu lượng truy cập cùng lúc trên máy chủ xử lý và đó là lý do tại sao một số email bị trả lại. Máy chủ người nhận quá tải là một sự cố tạm thời và có thể giải quyết được bằng cách thử gửi lại email sau một khoảng thời gian.
7. Danh tiếng email thấp
Danh tiếng của email có thể ảnh hưởng đến khả năng gửi mail thành công. Các nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) và hệ thống chống thư rác (spam filter) thường đánh giá danh tiếng của email dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm:
- Lượng email được gửi từ địa chỉ IP của bạn: Nếu bạn gửi quá nhiều email trong một khoảng thời gian ngắn, địa chỉ IP của bạn có thể bị coi là đang thực hiện spamming và bị đánh giá thấp về danh tiếng.
- Tỷ lệ báo cáo thư rác: Nếu có nhiều người dùng báo cáo email của bạn là thư rác, địa chỉ IP của bạn sẽ bị đánh giá thấp về danh tiếng.
- Chất lượng nội dung email: Nếu email của bạn có nội dung không rõ ràng, liên quan đến lĩnh vực bất hợp pháp hoặc nhạy cảm, địa chỉ IP của bạn cũng có thể bị đánh giá thấp về danh tiếng.
- Lịch sử danh tiếng: Nếu địa chỉ IP của bạn đã từng được liên kết với các hoạt động spamming hoặc các hành vi không đúng đắn khác thì danh tiếng của bạn sẽ bị ảnh hưởng.
Để cải thiện danh tiếng email của bạn, bạn có thể áp dụng một số cách sau:
- Gửi email đến danh sách người nhận đúng đối tượng, tránh gửi đến danh sách người nhận ngẫu nhiên hoặc mua danh sách từ bên thứ ba.
- Đảm bảo rằng nội dung email của bạn rõ ràng, hữu ích và có giá trị cho người nhận.
- Gửi email theo một lịch trình đều đặn thay vì gửi quá nhiều email trong một lần.
- Xác thực và bảo vệ địa chỉ IP của bạn để đảm bảo rằng không ai khác sử dụng địa chỉ IP của bạn để gửi thư rác.
- Theo dõi các chỉ số liên quan đến email, bao gồm tỷ lệ mở, tỷ lệ báo cáo thư rác và tỷ lệ click để có cái nhìn rõ hơn về hiệu quả của chiến dịch email của bạn.
Phân loại: Nhà cung cấp email có thể trả lỗi hard bounce hoặc soft bounce tùy thuộc vào danh tiếng của email người nhận. Danh tiếng càng thấp, khả năng trả lỗi hard bounce càng cao.
Làm thế nào để giảm tỷ lệ Bounce email?
Có một số cách mà bạn có thể áp dụng để giảm tỷ lệ Bounce email như sau:
Xây dựng danh sách email chất lượng
Hãy sử dụng những cách thức thu thập email hợp pháp và có độ chính xác cao để đảm bảo rằng danh sách email của bạn chứa các người dùng thực sự quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ của bạn.
Chất lượng danh sách có ảnh hưởng không nhỏ tới kết quả gửi mail và mức độ hiệu quả của cả chiến dịch. Nếu có thể tiếp cận được đúng đối tượng có nhu cầu, chiến dịch sẽ thành công và mang lại doanh số và lợi nhuận cho công ty.
Kiểm tra nội dung
Trước khi gửi bất kỳ email nào, bạn nên kiểm tra kỹ để xem liệu nó có vi phạm bất kỳ chính sách nào của máy chủ hay không. Với những email có chứa hình ảnh, điều quan trọng là bạn nên giảm kích thước của hình ảnh để tránh bị quá tải dung lượng và không thể gửi được.
Giám sát bounce email
Khi gửi email marketing hàng loạt, cần chú ý đến tỷ lệ bounce email trong suốt quá trình gửi. Nếu theo dõi thường xuyên, bạn có thể phát hiện những lỗi tiềm tàng trước khi chúng xảy ra hoặc trước khi gây nhiều thiệt hại.
Đảm bảo mail không bị đánh dấu là spam
Nội dung email cần phải có giá trị thực tế, hữu ích, tránh sử dụng quá nhiều từ khóa và cần được viết một cách chuyên nghiệp. Có một vài quy tắc chung trong việc phân loại “thư spam” so với thư hợp lệ mà các doanh nghiệp cần lưu ý khi đặt tiêu đề email bao gồm:
- Không ghi số tiền
- Không ghi các câu kêu gọi ‘mua ngay’, ‘tìm hiểu ngay’, ‘xem ngay’
- Tiêu đề ngắn gọn, hấp dẫn
- Nội dung có giá trị
- Kiểm tra độ tin cậy của địa chỉ IP
Sử dụng phần mềm quản lý email
Việc sử dụng các phần mềm quản lý email như Mailchimp, Constant Contact, AWeber rất hữu ích để kiểm soát và quản lý danh sách email của bạn. Chúng có thể giúp bạn dễ dàng theo dõi trạng thái của email đã gửi và nhận thông tin về số lượng email bị trả về.
Những câu hỏi thường gặp về bounce email
Sự khác biệt giữa bounced emails và blocked emails là gì?
– Bounced Emails: Bounced emails là những email không thể được gửi đến đích do lý do kỹ thuật hoặc nguyên nhân khác, ví dụ: địa chỉ email không tồn tại hoặc hòm thư đầy. Email bounce là kết quả của việc gửi không thành công.
– Blocked Emails: Blocked emails là những email bị chặn hoặc cản trở khỏi việc gửi đến đích do lý do an ninh hoặc chính sách của nhà cung cấp dịch vụ email. Thường là do SPAM hoặc lý do khác mà nhà cung cấp dịch vụ email chặn email đó lại.
Một từ khác diễn tả cho bounced email là gì?
Các thuật ngữ chính thức hơn cho tin nhắn bị trả lại bao gồm “Non-Delivery Report” hoặc “Non-Delivery Receipt” (NDR).
Làm gì nếu một email không bị trả lại?
Kiểm tra nhật ký – nếu email không nằm trong thư mục cách ly hoặc thư mục rác thì gần như chắc chắn rằng hệ thống của người gửi không thực sự gửi email. Nếu bạn tìm kiếm nhật ký trên hệ thống của chúng tôi và không có mục nào ở đó thì rất có thể hệ thống của người gửi đã gặp lỗi.
Lời kết
Qua bài viết trên, Miko Tech đã cung cấp cho bạn những thông tin về Bounce email là gì?, nguyên nhân khiến email bị trả lời cũng như cách xử lý cho một số trường hợp. Mong rằng bài viết đã giúp bạn hiểu hơn về Bounce email và đừng quên theo dõi chúng tôi để học thêm nhiều kiến thức thú vị!
Trần Tiến Duy tốt nghiệp cử nhân chuyên ngành Thương Mại Điện tử tại trường đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TPHCM. Từng Phụ trách mảng SEO Website tại nhiều lĩnh vực như giáo dục, công nghệ, thực phẩm, đồ dùng gia dụng, …v.v
Trần Tiến Duy hiện đang là Giảng viên Digital Marketing với chuyên môn chính là SEO tại trường Cao Đẳng FPT Tp.HCM.
Với hơn 5+ năm kinh nghiệm training & quản lý nhân sự về quản lý các dự án SEO/ Content SEO.
Hiện tại Trần Tiến Duy là SEO Manager tại công ty Miko Tech Agency chuyên về Thiết Kế Website, với sự Quản lý của anh đã đưa Miko Tech trở thành công ty chuyên về Thiết Kế Website thuộc TOP ngành trên nền tảng Internet hiện nay. Ngoài ra anh Trần Tiến Duy còn đào tạo training nhân viên. Ngoài ra anh Trần Tiến Duy còn đào tạo training nhân viên khoá học SEO Website nội bộ cho Doanh nghiệp giúp Doanh Nghiệp tối ưu tốc độ website phát triển kinh doanh mạnh mẽ hơn trong thời đại công nghệ số 4.0 hiện nay.
Anh Trần Tiến Duy còn chia sẻ miễn phí những Tool SEO hiệu quả giúp anh em SEOer tiết kiệm thời gian và được rất nhiều anh em trong giới SEOer và sinh viên sử dụng tại website: trantienduy.com/tool/
