Business Intelligence là gì? Thuật ngữ này được nhắc đến khá nhiều trong thế giới kinh doanh hiện đại. Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển không ngừng, khả năng thu thập dữ liệu và ra quyết định dựa trên dữ liệu trở thành một yếu tố quyết định đối với sự thành công của mọi tổ chức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về Business Intelligence và tầm quan trọng với các doanh nghiệp.
Business Intelligence là gì?
Business Intelligence là gì? Business Intelligence (viết tắt là BI) là một quy trình phân tích dữ liệu và cung cấp thông tin hữu ích giúp ban quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
Thông qua việc sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu và thống kê, Business Intelligence giúp tổ chức tìm hiểu sâu hơn về hoạt động kinh doanh của mình, từ việc theo dõi doanh số bán hàng, quản lý nguồn lực, đánh giá hiệu suất dự án đến việc hiểu rõ hơn về hành vi của khách hàng và xu hướng thị trường.
Nhờ vào việc tổng hợp và phân tích dữ liệu, BI cho phép các nhà quản lý và nhân viên cấp cao có cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh và hỗ trợ quá trình ra quyết định thông minh và dựa trên dữ liệu.
Tầm quan trọng của Business Intelligence là gì?
Nhìn chung, vai trò của BI là cải thiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc tận dụng những dữ liệu liên quan. Những công ty sử dụng hiệu quả các công cụ và kỹ thuật BI có thể chuyển dữ liệu thu thập được thành những thông tin quý giá. Những thông tin này sau đó giúp ban quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể phát triển hiệu quả và có lợi nhuận cao hơn.
Nếu một doanh nghiệp không hiểu và thiếu sự hỗ trợ từ Business Intelligence, họ không thể có cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh và đưa ra quyết định hợp lý. Những con số và dữ liệu không biết nói dối, chính vì vậy ra quyết định dựa trên dữ liệu là hợp lý. Mặc dù ban quản trị có thể đưa ra quyết định dựa trên kinh nghiệm cá nhân hoặc trực giác nhưng những cách này có rủi ro tiềm ẩn.
7 lợi ích của Business Intelligence là gì?
BI kết hợp những kiến thức và phương pháp phân tích dữ liệu để hỗ trợ các công ty đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Sau đây là 7 lợi ích mà các công ty có được nhờ Business Intelligence:
1. Tăng doanh thu
BI là một công cụ trọng yếu với những công ty đang tìm cách tối ưu hóa doanh thu. Quy trình BI cung cấp những thông tin quan trọng để cải thiện hoạt động kinh doanh. Chẳng hạn, Business Intelligence có thể cho bạn biết được dòng sản phẩm nào có doanh số thấp. Điều đó có nghĩa là chúng không được người dùng của bạn ưa chuộng và bạn nên cân nhắc loại bỏ chúng.
Cũng theo cách này, ban quản trị có thể biết được đâu là những sản phẩm được người dùng yêu thích và bán chạy nhất. Từ đó, đưa những quyết định chiến lược để thúc đẩy doanh số và thu hút khách hàng mới.
2. Tăng doanh số
Những khách hàng tốt nhất không phải là những khách hàng đặt đơn hàng có giá trị lớn nhất mà là những khách hàng thường xuyên mua hàng. Với các phần mềm BI, doanh nghiệp có thể xếp hạng khách hàng dựa trên tần suất mua hàng và giá trị đơn hàng. Như vậy, doanh nghiệp sẽ biết được ai là những khách hàng mang lại lợi nhuận cao nhất cho công ty cần tập trung nỗ lực tiếp thị.
Với những thông tin do Business Intelligence cung cấp, đội ngũ nhân viên bán hàng và marketing có thể cải thiện hiệu quả của các chương trình tiếp thị. Phần mềm BI cũng giúp doanh nghiệp lập kế hoạch và theo dõi hiệu quả của các chiến dịch. Việc này cho phép bạn đánh giá và phân bổ ngân sách cho các chiến dịch có khả năng thành công cao nhất.
3. Ra quyết định tốt hơn
BI tổ chức lại dữ liệu kinh doanh của công ty và làm cho việc phân tích trở nên đơn giản hơn. Quy trình BI cũng đảm bảo rằng những dữ liệu của công ty luôn được cập nhật và theo dõi sát sao.
Ví dụ, một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management – CRM) cung cấp các số liệu quan trọng về kết quả kinh doanh như hiệu suất của nhóm kinh doanh, sở thích khách hàng, chu kỳ bán hàng, khách hàng chủ chốt, xu hướng thị trường… Hệ thống CRM phân tích dữ liệu thu thập được và cung cấp những con số. Ban quản trị sẽ dựa trên những con số này để đưa ra quyết định khôn ngoan hơn.
4. Cải thiện dịch vụ khách hàng
Việc kinh doanh thành công hay thất bại phụ thuộc vào mức độ hài lòng của khách hàng. Tạo ấn tượng tốt với khách hàng, thương hiệu có thể thuyết phục họ quay lại mua hàng trong tương lai và giới thiệu thêm khách hàng mới.
BI có khả năng phân loại ra những khách hàng thường xuyên mua hàng của công ty. Dựa trên dữ liệu khách hàng, việc phát triển chiến lược thu hút cơ sở khách hàng trở nên dễ dàng hơn. Khi hài lòng, họ có thể mua nhiều sản phẩm hơn và trở thành khách hàng trong tương lai.
5. Báo cáo nhanh chóng, chính xác
Nhân viên của bạn có thể theo dõi KPI bằng nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như dữ liệu bán hàng, báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính. Với Business Intelligence, công ty có thể tạo ra báo cáo theo thời gian thực nhanh chóng. Hầu hết các báo cáo đều có hình ảnh trực quan dễ nhìn với bảng, biểu đồ hay đồ thị.
6. Tăng hiệu suất
BI giúp các doanh nghiệp loại bỏ những khó khăn trong quy trình kinh doanh, tự động hóa những nhiệm vụ thủ công và sắp xếp mức độ ưu tiên của công việc. Khi triển khai BI thành công, dịch vụ khách hàng được cải thiện và nhóm bán hàng hoạt động hiệu quả.
Nhờ khả năng thu thập và tập trung vào dữ liệu của Business Intelligence, các quản lý cấp trên có thể truy cập thông tin khách hàng từ mọi thiết bị thông qua đám mây, làm giảm bớt thời gian quản trị. Những người làm việc từ xa không cần phải gọi đến văn phòng để lấy dữ liệu, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.
7. Tăng cường lợi thế cạnh tranh
Nếu một công ty muốn duy trì lợi thế cạnh tranh, họ nên biết đối thủ của mình đang làm gì để tránh mất khách hàng vào những lúc không ngờ tới. Theo dõi hành vi của đối thủ cạnh tranh giúp bạn dự đoán động thái tiếp theo của họ. BI cũng hỗ trợ các công ty bắt kịp những thay đổi của ngành, thay đổi theo mùa và dự đoán nhu cầu khách hàng.
Nhờ có BI, bạn có thể nắm được thông tin về thị trường, quy định pháp lý và đối thủ cạnh tranh.
Khám phá thêm về: Các bước phân tích đối thủ cạnh tranh trong kinh doanh
Business Intelligence và Business Analytics khác nhau thế nào?
Business Intelligence và Business Analytics (BA) đều có mục tiêu chính là tận dụng dữ liệu để hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra những quyết định kinh doanh. Tuy nhiên, hai khái niệm này vẫn có những khác biệt nhất định. Nếu như BI tập trung vào việc thu thập, phân tích dữ liệu để đánh giá thông tin kinh doanh hiện tại thì BA dựa vào dữ liệu quá khứ để phân tích các mẫu và dự đoán tương lai.
Sau đây là bảng so sánh những điểm khác biệt cơ bản giữa Business Intelligence và Business Analytics:
| Nội dung so sánh | Business Intelligence (BI) | Business Analytics (BA) |
|---|---|---|
| Mục tiêu chính | Cung cấp thông tin tổng quan về hiệu suất kinh doanh và dữ liệu lịch sử. | Phân tích dữ liệu để tìm hiểu mẫu, xu hướng, và dự đoán tương lai. |
| Phạm vi thời gian | Tập trung vào dữ liệu quá khứ để hiểu hiện tại và theo dõi xu hướng. | Tập trung vào việc dự đoán và tương lai dựa trên dữ liệu quá khứ. |
| Tập trung chính | Hiển thị dữ liệu và tạo báo cáo, biểu đồ, dashboards. | Phân tích sâu về dữ liệu để tìm ra thông tin tiềm ẩn và đưa ra quyết định chiến lược. |
| Công cụ và kỹ thuật | Báo cáo, biểu đồ, dashboards, truy vấn dữ liệu. | Mô hình dự đoán, phân tích hồi quy, phân tích đa biến, khai phá dữ liệu, machine learning. |
| Ứng dụng | Theo dõi doanh thu hàng tháng, biểu đồ biến động tồn kho. | Dự đoán nhu cầu sản phẩm, tối ưu hóa chiến dịch tiếp thị, dự đoán xu hướng thị trường. |
Business Intelligence gồm các bước nào?
Có bốn bước chính trong quy trình BI để chuyển hóa những dữ liệu thô thành thông tin tin có ích và dễ hiểu cho những người khác trong doanh nghiệp sử dụng. Cụ thể 4 bước như sau:
Bước 1: Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn
Các công cụ BI thường sử dụng phương pháp ETL để tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn. Dữ liệu này sau đó được biến đổi và định dạng lại trước khi được lưu trữ vào bộ dữ liệu trung tâm. Phương pháp “extract, transform, and load” (ETL) là một quy trình quan trọng trong việc xử lý dữ liệu:
- Extract (Trích xuất): Trong giai đoạn này, dữ liệu được trích xuất từ các nguồn khác nhau, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu, hệ thống ERP, các tệp văn bản, hay các nguồn dữ liệu bên ngoài.
- Transform (Biến đổi): Sau khi dữ liệu được trích xuất, nó cần phải được biến đổi để đảm bảo tính nhất quán, đúng định dạng và phù hợp cho mục đích sử dụng.
- Load (Nạp): Sau khi dữ liệu đã được trích xuất và biến đổi, nó sẽ được nạp vào một hệ thống lưu trữ dữ liệu, thường là một data warehouse hoặc data mart. Dữ liệu sau khi nạp sẽ sẵn sàng cho việc thực hiện phân tích, truy vấn, và tạo báo cáo trong môi trường Business Intelligence.
Bước 2: Phân tích dữ liệu
Đây là bước chuyển đổi dữ liệu thành những thông tin dễ hiểu. Có ba cách phân tích phổ biến:
- Phân tích bảng tính: Đây có lẽ là hình thức phân tích cổ điển nhất, trong đó dữ liệu được chuyển thành các bảng tính, pivot table và đồ thị để xác định xu hướng.
- Phần mềm cho phép người dùng phát triển các truy vấn dữ liệu cụ thể riêng: Khi dữ liệu đã được thu thập, nó có thể được tự động phân tích.
- Công cụ trực quan hóa: đồ thị và biểu đồ được tạo ra từ dữ liệu giúp người dùng dễ dàng đọc hiểu. Các chương trình như Crystal Reports và các công nghệ mới như Power BI là các công cụ trực quan hóa tốt.
Bước 3: Báo cáo
Dữ liệu đã được phân tích xong có thể được sử dụng để báo cáo. Báo cáo là việc lấy dữ liệu đã được phân tích và trình bày dưới dạng bảng tổng hợp, biểu đồ trên màn hình hoặc dưới dạng tài liệu. Việc trình bày lại dữ liệu một cách trực quan kèm theo diễn giải sẽ giúp người xem hiểu được nhanh chóng hoạt động kinh doanh hiện tại của công ty đang diễn ra thế nào.
Bước 4: Hành động dựa trên thông tin
Nắm bắt được dữ liệu của công ty trong quá khứ và hiện tại cho phép các công ty hành động dựa trên thông tin. Business Intelligence giúp doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh và theo dõi dữ liệu theo thời gian thực.
Những điều chỉnh đó có thể là loại bỏ những mảng kinh doanh hoặc sản phẩm hoạt động không hiệu quả, khắc phục những vấn đề tồn đọng từ phía doanh nghiệp hoặc từ phía khách hàng.
Những câu hỏi thường gặp về Business Intelligence (BI)
Business intelligence có thể giải quyết những vấn đề gì?
Các vấn đề chính mà Business Intelligence có thể giúp bạn giải quyết:
– Quản lý hiệu suất kém.
– Phản ứng thị trường chậm.
– Mất khách hàng.
– Sự hỗn loạn trong hoạt động hàng ngày.
– Lãng phí thời gian vào việc biên dịch nhiều hệ thống thay vì phân tích dữ liệu.
– Dựa vào nhóm công nghệ để phát triển báo cáo tùy chỉnh.
– Quyền truy cập hạn chế vào dữ liệu.
Business intelligence sẽ giúp ích như thế nào trong tương lai?
– Business intelligence đang đóng một vai trò ngày càng quan trọng trong tương lai của doanh nghiệp. Khi thế giới ngày càng dựa trên dữ liệu nhiều hơn, các công ty cần có khả năng thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định sáng suốt. Các công cụ và kỹ thuật BI không ngừng phát triển để đáp ứng những nhu cầu này.
Những rủi ro của việc không có business intelligence là gì?
– Lãng phí thời gian và nguồn lực: Các doanh nghiệp không có BI thường phải mất nhiều thời gian và nguồn lực để thu thập, phân tích và báo cáo dữ liệu. Điều này có thể khiến họ không thể theo kịp với đối thủ cạnh tranh và mất đi cơ hội kinh doanh.
– Ra quyết định kém hiệu quả: Các doanh nghiệp không có BI thường dựa vào kinh nghiệm và trực giác khi đưa ra quyết định. Điều này có thể dẫn đến những quyết định không chính xác và tốn kém.
– Thiếu khả năng thích ứng: Các doanh nghiệp không có BI thường không thể thích ứng với những thay đổi của thị trường. Điều này có thể khiến họ mất đi khách hàng và lợi nhuận.
Lời kết
Business Intelligence là một công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp tận dụng dữ liệu hợp lý và đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt. Khả năng phân tích xu hướng thị trường, dự đoán tương lai, và cải thiện hiệu suất kinh doanh là những điểm mạnh của BI, mang lại lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp bất kể quy mô.
Mong rằng bài viết của Miko Tech đã giúp bạn hiểu hơn Business Intelligence là gì và hẹn gặp lại ở bài viết sau!
Ý Nhi tốt nghiệp Đại học Kinh tế TP.HCM và có hơn 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sáng tạo nội dung. Trong quá trình làm việc, Ý Nhi có kinh nghiệm sáng tạo nội dung trong nhiều lĩnh vực như công nghệ, thể thao điện tử, marketing, SEO,…
