Cách Thu Hồi Email Đã Gửi Trên Máy Tính Và Điện Thoại Nhanh Nhất

Đã bao giờ bạn gửi đi một email quan trọng và ngay lập tức nhận ra mình đã mắc sai lầm hoặc gửi nhầm người? Việc thu hồi thư Gmail có thể cứu vãn nhiều tình huống khó xử và đảm bảo thông tin không bị lộ ra ngoài một cách không mong muốn. Ngay sau đây, Miko Tech sẽ hướng dẫn bạn cách thu hồi email đã gửi nhanh nhất trên máy tính và điện thoại.

Cách thu hồi email đã gửi trên máy tính

Gmail là dịch vụ email miễn phí do Google cung cấp, cho phép người dùng gửi và nhận email, lưu trữ email, quản lý danh bạ, tạo lịch, v.v. Gmail được biết đến với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, dung lượng lưu trữ lớn và nhiều tính năng hữu ích.

Thu hồi email là việc hoàn tác thư đã gửi trong gmail trước khi người nhận đọc được nội dung của nó. Với người dùng Gmail, bạn hoàn toàn có thể thu hồi email đã gửi để tránh những trường hợp khó xử hoặc làm lộ thông tin quan trọng với người không liên quan.

Cách thu hồi email đã gửi trên Gmail khá đơn giản. Ngay khi email được gửi thành công, bạn sẽ nhận được một thông báo ở phía dưới màn hình:

Để thu hồi email, bạn chỉ cần nhấn vào nút Hủy và hành động gửi thư sẽ được hoàn tác. Cách sửa email đã gửi không quá khó khăn vì thư hoàn tác sẽ tự động được mở, bạn chỉ cần sửa và gửi lại là xong. Tuy nhiên, Gmail chỉ cho phép bạn hoàn tác sau một khoảng thời gian nhất định.

Để điều chỉnh thời gian hiển thị thông báo thu hồi email đã gửi, bạn làm theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Vào phần Cài đặt Gmail

Đầu tiên, bạn đăng nhập vào hộp thư Gmail của mình tại địa chỉ mail.google.com. Sau đó, bạn nhấp vào Cài đặt ở góc trên bên phải (biểu tượng bánh răng).

Bước 2: Chọn Xem tất cả chế độ cài đặt

Bạn nhấp chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.

Bước 3: Thay đổi thời gian hủy gửi

Ở phần Thời gian hủy gửi, bạn có thể chọn các tùy chọn bao gồm: 5 giây, 10 giây, 20 giây và 30 giây. Bạn thay đổi thời gian hủy gửi tùy theo nhu cầu của mình.

Bước 4: Lưu thay đổi

Sau khi thay đổi thời gian hủy gửi, đừng quên kéo xuống dưới để Lưu thay đổi nhé!

Cách thu hồi email đã gửi trên điện thoại

Cách thu hồi email đã gửi trên điện thoại cũng giống như trên máy tính. Sau khi bạn gửi email trên điện thoại, ứng dụng Gmail cũng sẽ gửi một thông báo đã gửi thư. Nếu muốn thu hồi thư Gmail thì bạn chỉ cần nhấn nút Hủy và sau đó thư sẽ được hoàn tác. Tuy nhiên, bạn không thể điều chỉnh thời gian chờ hủy trên ứng dụng di động mà phải đăng nhập trên máy tính.

Những trường hợp không thể thu hồi email 

Tính năng thu hồi email đã gửi chỉ hoạt động trong một số trường hợp nhất định và không thể áp dụng trong các trường hợp sau:

Người nhận đã đọc email

Tính năng thu hồi email chỉ hoạt động khi người nhận chưa xem email. Khi người nhận mở email, nội dung email sẽ được tải xuống thiết bị của họ và lưu trữ cục bộ. Do đó, ngay cả khi bạn thu hồi email trên máy chủ, nội dung email vẫn sẽ còn lưu trữ trên thiết bị của người nhận.

Email đã được chuyển tiếp hoặc sao chép

Tính năng thu hồi email chỉ hoạt động đối với bản gốc của email được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ email. Khi người nhận chuyển tiếp hoặc sao chép email, bản sao của email sẽ được tạo ra và lưu trữ trên thiết bị hoặc máy chủ khác. Vì vây, bạn không có cách thu hồi email đã gửi nếu nó đã được tạo bản sao hoặc chuyển tiếp cho người dùng khác.

Người nhận không sử dụng cùng hệ thống email

Chức năng thu hồi email thường chỉ hoạt động hiệu quả khi cả người gửi và người nhận đều sử dụng cùng một hệ thống email. Ví dụ, nếu bạn sử dụng hẳng hạn như Microsoft Outlook trong một tổ chức. Điều này có nghĩa là nếu người nhận sử dụng dịch vụ email khác (Gmail, Yahoo Mail, v.v.), việc thu hồi sẽ không khả dụng.

Email được lưu trữ tự động

Nhiều hệ thống email hiện đại, đặc biệt là trong các môi trường doanh nghiệp, có chính sách lưu trữ email tự động ngay khi nhận được. Những bản sao lưu này được tạo ra nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và sẵn sàng của thông tin, phục vụ cho việc khôi phục dữ liệu hoặc tuân thủ quy định về lưu trữ dữ liệu. Khi email đã được lưu trữ theo cách này, việc thu hồi sẽ không xóa được các bản sao đã được lưu trữ.

Những lưu ý khi gửi email

Để đảm bảo email của bạn trở nên chuyên nghiệp hãy lưu ý những điều sau:

• Kiểm tra email người nhận: Trước khi gửi email, hãy xác minh lại danh sách người nhận để đảm bảo rằng bạn đang gửi email đến đúng người hoặc nhóm người cần thiết.
• Kiểm tra nội dung email: Trước khi nhấn nút gửi, hãy dành thời gian đọc lại toàn bộ nội dung email để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc thông tin sai lệch. Nếu nội dung thư có số liệu, ngày tháng, tên riêng hoặc các thông tin quan trọng, hãy đảm bảo những thông tin này là chính xác.
• Đính kèm tài liệu cần thiết: Khi gửi email có tệp đính kèm, hãy kiểm tra xem bạn đã chọn đúng tệp tin hay chưa. Ngoài ra, để trông chuyên nghiệp hơn thì bạn nên đổi tên tệp đính kèm sao cho chỉn chu và phản ánh nội dung tệp.

Tổng kết

Cách thu hồi email đã gửi bên trên có thể là một “cứu cánh” quan trọng khi bạn vô tình gửi nhầm thông tin hoặc gửi đến sai người nhận. Tuy nhiên, để giảm thiểu nguy cơ phải thu hồi email, hãy luôn kiểm tra kỹ nội dung và người nhận trước khi nhấn nút gửi. Hy vọng Miko Tech đã giúp bạn biết được những thông tin hữu ích và hẹn gặp lại bạn trong những bài viết sau!