Bài viết sau sẽ giải thích Email hosting là gì và có nên dùng Email Hosting cho doanh nghiệp không. Cùng Miko Tech ngay bài viết dưới đây nhé!
Email Hosting là gì?
Email Hosting là dịch vụ cung cấp không gian lưu trữ và quản lý hệ thống email chuyên nghiệp trên một máy chủ riêng. Khi sử dụng Email Hosting, người dùng có thể tạo và quản lý các tài khoản email dựa trên tên miền của mình.
Thông thường, các doanh nghiệp và tổ chức sẽ sử dụng dịch vụ này để tăng tỉ lệ gửi email thành công và nâng cao độ tin cậy trong mắt khách hàng và đối tác.

Nói cho dễ hiểu, khi nhận email từ doanh nghiệp, bạn sẽ thấy một địa chỉ email với phần đuôi được cá nhân hóa (VD: you@mikotech.vn). Đây được gọi là dịch vụ Email Hosting mà các doanh nghiệp thường sử dụng.
Công việc được trao đổi và giải quyết qua email đảm bảo được chất lượng và uy tín cho cả hai bên. Khi sử dụng dịch vụ Email Hosting, bạn sẽ sở hữu một hệ thống gửi thư bao gồm tên thương hiệu trong địa chỉ.
Doanh nghiệp sở hữu dịch vụ Email Hosting sẽ hợp pháp hóa công ty đối với người nhận, tăng cảm giác chuyên nghiệp và uy tín.
5 Lợi ích nổi bật của Email hosting đối với doanh nghiệp
1. Quản trị dễ dàng
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần xử lý rất nhiều email từ khách hàng và cả đối tác. Việc sở hữu dịch vụ Email Hosting sẽ giúp doanh nghiệp hệ thống được tất cả email được gửi và nhận.
Bên cạnh việc khả năng quản lý được nâng cao thì Email Hosting có thể điều chỉnh số lượng tài khoản mail và tùy chỉnh cấu hình.
2. Đảm bảo tính bảo mật
Một email có tính bảo mật cao sẽ nhận được sự tin tưởng của đối tác và khách hàng. Những thông tin được trao đổi qua email sẽ được hoàn toàn bảo mật, tránh việc để lộ ra bên ngoài khiến doanh nghiệp bị mất uy tín.

Email Hosting đảm bảo đường truyền email liền mạch không bị gián đoạn, hạn chế việc thư bị liệt kê vào hòm spam, blacklist IP.
3. Tăng tỷ lệ gửi email thành công
Các email doanh nghiệp thường bị đưa vào hòm spam, blacklist IP và khách hàng tiềm năng của bạn sẽ chẳng bao giờ biết đến sự tồn tại của email này.
Email Hosting có thể giải quyết vấn đề này. Email của bạn sẽ được truyền tải đến đúng người, đúng thời điểm và đem lại tỷ lệ chuyển đổi như mong muốn. Ngoài ra, Email Hosting còn nâng cao tỷ lệ mở mail vì khách hàng tin rằng bạn là một doanh nghiệp uy tín.

5. Tăng tính chuyên nghiệp
Việc sử dụng dịch vụ email hosting trong doanh nghiệp mang lại sự chuyên nghiệp hơn trong:
- Các hoạt động vận hành.
- Truyền đạt thông tin nội bộ cho nhân viên.
- Giao tiếp với đối tác, khách hàng và các bên liên quan.
Điều này tạo ra một cảm giác tin cậy mà không thể có được với các địa chỉ email ngẫu nhiên. Người dùng có thể dễ dàng quản lý, tùy chỉnh cấu hình và số lượng tài khoản email theo ý muốn.
6. Hạn chế việc email bị gửi vào hộp thư rác, spam
Hầu hết các email gửi dưới dạng email hosting sẽ không bị lọt vào mục thư rác của người nhận. Điều này rất hữu ích vì hàng ngày, mỗi người thường nhận được rất nhiều email quảng cáo. Thậm chí là các ưu đãi từ các nhãn hàng, doanh nghiệp, và các tin tức khác.
Khi email của bạn được gửi vào hộp thư chính, nó sẽ giúp chiến dịch gửi email của doanh nghiệp đạt hiệu quả tối đa.
Thông tin chung về dịch vụ Email hosting
Khái niệm dịch vụ Email Hosting
Nhiều doanh nghiệp còn thắc mắc dịch vụ email hosting là gì và có giống với email bình thường không?
Dịch vụ Email Hosting là một dịch vụ thư điện tử được cung cấp trên một hệ thống máy chủ chuyên biệt với những tính năng bảo mật cao.

Khác với các dịch vụ email miễn phí hay email đi kèm theo hosting, các email được gửi đi từ hệ thống Email Hosting luôn nhận được những đánh giá tích cực với độ tin cậy cao.
Việc sở hữu email hosting giúp email của bạn luôn được gửi vào Inbox.
Điều kiện để sử dụng dịch vụ Email hosting
- Đầu tiên, doanh nghiệp cần có 1 tên miền riêng và thuê dịch vụ Email Hosting (hoặc mail server). Để Email Hosting hoạt động, doanh nghiệp cần trỏ bản ghi email trên tên miền về server.
- Lúc này, doanh nghiệp tạo tên miền cần sử dụng tại mail server hoặc Email Hosting. Cuối cùng, tạo email trên hosting là có thể sử dụng bình thường.
Các thuật ngữ trong Hosting
- Các thuật ngữ trong Hosting
- Disk Space: Dung lượng lưu trữ.
- Bandwidth: Băng thông.
- Database: MySQL, SQL Server, cơ sở dữ liệu.
- FTP Account: Tài khoản FTP.
Phân biệt Domain Hosting, Email Hosting và Web Hosting là gì?
Domain Hosting, Email Hosting và Web Hosting là ba khái niệm khác nhau trong lĩnh vực đặt và quản lý website. Cách phân biệt như sau:
Domain Hosting (Lưu trữ Tên miền)
- Domain Hosting là dịch vụ lưu trữ tên miền (ví dụ: yourwebsite.com) trên một máy chủ.
- Nhiệm vụ chính của Domain Hosting là duy trì địa chỉ web của bạn và liên kết nó với các dịch vụ khác như Email Hosting hoặc Web Hosting.
- Domain Hosting giúp người dùng truy cập vào trang web của bạn bằng cách nhập tên miền vào thanh địa chỉ trình duyệt.

Email Hosting (Lưu trữ Email)
- Email Hosting là dịch vụ lưu trữ và quản lý hệ thống email cho doanh nghiệp hoặc cá nhân.
- Nó cung cấp không gian lưu trữ email, giao diện webmail, cấu hình tài khoản email và bảo mật cho hộp thư điện tử của bạn.
- Email Hosting cho phép bạn tạo và quản lý các địa chỉ email dựa trên tên miền của bạn (ví dụ: info@yourwebsite.com).
Web Hosting (Lưu trữ Website)
- Web Hosting là dịch vụ cung cấp không gian lưu trữ trên máy chủ cho website.
- Người dùng có thể lưu trữ các tệp tin, dữ liệu và nội dung trên máy chủ, từ đó đưa lên website.
- Web Hosting cung cấp cho người dùng một địa chỉ truy cập và cho phép website của họ có thể truy cập trên internet.
Những lưu ý khi dùng Email Hosting
Đừng bỏ quên những phần mềm miễn phí
Nếu bạn có nhu cầu sử dụng tài khoản email và dung lượng cao hơn thì bạn có thể trả thêm một khoảng chi phí để nâng cấp.
Phổ biến các quy định rõ ràng
- Khi sử dụng Email Hosting cũng đồng nghĩa với việc bạn đang dùng mail công ty, đại diện cho một tập thể. Vì thế, bạn cần phổ biến những quy định cho tập thể đó để hạn chế những rủi ro xảy ra.
- Những nhân viên đã nghỉ làm phải xóa tài khoản của họ để đảm bảo tính chất bảo mật của công việc.
- Email công ty chỉ được dùng cho công việc công, không được sử dụng vào việc cá nhân.
- Các phòng ban hay nhóm nhỏ nên sử dụng địa chỉ email riêng để phân biệt các đầu công việc, tránh gây nhầm lẫn công việc giữa các bộ phận.
Chú trọng bảo mật hệ thống
Có rất nhiều email được gửi đi hàng ngày, và phần lớn trong số đó chỉ phục vụ mục đích marketing. Thông thường, một người dù không có kiến thức nào về kỹ thuật cũng có khả năng hack email trong thời gian ngắn chỉ qua hướng dẫn từ Internet.
Nạn nhân của các cuộc tấn công thường là những người giàu có, chính trị gia và doanh nghiệp lớn. Hậu quả của việc này là thông tin doanh nghiệp bị tiết lộ, ảnh hưởng đến uy tín và doanh thu về lâu dài.

Nếu không có sự bảo mật trong Email, bạn có thể chịu những tổn thất như:
- Hacker sử dụng email vào mục đích xấu.
- Dữ liệu và thông tin cá nhân bị rao bán hoặc đăng tải công khai vì trục lợi.
- Dữ liệu quan trọng bị đánh cắp.
Đặt tên email doanh nghiệp đúng cách
Đặt tên email đúng cách không những giúp doanh nghiệp nhận được sự tin tưởng của khách hàng mà còn củng cố tên thương hiệu trên thương trường. Sau đây là một số lưu ý cơ bản mà Miko Tech gửi đến bạn khi đặt tên email:
- Tránh gây nhầm lẫn với công ty khác: Bạn nên lưu ý đừng đặt tên email gần giống với tên của đối thủ cạnh tranh. Vì nếu khách hàng của bạn có ấn tượng xấu với công ty đối thủ, thì tỷ lệ cao là họ sẽ không mở email của bạn.
- Đặt tên website, blog trên các trang mạng xã hội và kênh truyền thông khác: Nên đặt tên theo một cấu trúc thống nhất để tạo cảm giác đồng nhất, thân thuộc cho khách hàng.
- Đặt tên theo phòng ban phải rõ ràng: Hoạt động của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả tránh gây chồng chéo công việc giữa những phòng ban khác nhau. Ngoài ra, tên email nhân viên cũng nên đặt thống nhất theo một quy tắc chung.
- Chọn tên ngắn gọn, có ý nghĩa, xúc tích: Bạn cần chọn một tên email ngắn gọn, để khách hàng dễ ghi nhớ đến thương hiệu của bạn.
So sánh giữa dịch vụ Email Hosting và các dịch vụ Email khác
Vậy cuối cùng, dịch vụ Email Hosting có gì khác biệt với các dịch vụ Email khác? Bạn có thật sự cần dịch vụ Email Hosting hay không? Và Email Hosting có thật sự quan trọng đối với doanh nghiệp?

Email miễn phí
Nếu như hoạt động cá nhân, việc sử dụng email miễn phí là một sự lựa chọn an toàn và ít tốn chi phí. Bạn có thể tham khảo các dịch vụ email miễn phí hiện tại như Google, Yahoo,…
Nhưng sử dụng Email miễn phí không phải là một sự lựa chọn tốt cho doanh nghiệp. Hoạt động kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng bởi Email không có tên miền riêng. Việc này làm mất giá trị thương hiệu của công ty, giảm độ uy tín và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Email kèm theo hosting
Dịch vụ này được rất nhiều đơn vị sử dụng, tuy nhiên do là tài khoản chung mà dịch vụ này có nhược điểm như:
- Số lượng Email gửi trong 1 ngày bị hạn chế (500-1000 email/ngày).
- Dung lượng Email nhỏ: phụ thuộc vào dung lượng của gói hosting.
- Email có thể bị vào mục Spam và bỏ lỡ cơ hội được tiếp cận khách hàng.
- Việc gửi và nhận Email có thể bị gián đoạn cho máy chủ bị quá tải hoặc bảo trì, bảo dưỡng.
- Tốn băng thông sử dụng của hosting.
Dịch vụ Email Hosting
Đây là dịch vụ cung cấp Email chuyên dụng, được quản lý bởi máy chủ chuyên biệt nên đảm bảo được tính ổn định. Dịch vụ này được lựa chọn bởi nhiều doanh nghiệp lớn vì tính chuyên nghiệp mà nó đem đến.

Một số ưu điểm có thể kể đến khi dùng dịch vụ Email Hosting như:
- Số lượng Email gửi trong 1 ngày lớn (7200 email/ngày).
- Dung lượng Email lớn: 2GB.
- Email không bị chặn và được gửi ngay đến hòm thư Inbox của khách hàng.
- Máy chủ hỗ trợ bản ghi SPF/DKIM, hỗ trợ chống virus và hòm spam,…
- Không giới hạn băng thông sử dụng của hosting.
Lời kết
Bài viết trên đã giải thích Email hosting là gì và giúp doanh nghiệp hiểu có nên dùng dịch vụ này không. Từ đó có thêm kiến thức để tối ưu hóa chi phí marketing, tiến gần hơn với khách hàng tiềm năng. Nếu thấy bài viết hay, hãy chia sẻ bài viết của Miko Tech đến cho mọi người cùng đọc nhé!

Trần Tiến Duy tốt nghiệp cử nhân chuyên ngành Thương Mại Điện tử tại trường đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TPHCM. Từng Phụ trách mảng SEO Website tại nhiều lĩnh vực như giáo dục, công nghệ, thực phẩm, đồ dùng gia dụng, …v.v
Trần Tiến Duy hiện đang là Giảng viên Digital Marketing với chuyên môn chính là SEO tại trường Cao Đẳng FPT Tp.HCM.
Với hơn 5+ năm kinh nghiệm training & quản lý nhân sự về quản lý các dự án SEO/ Content SEO.
Hiện tại Trần Tiến Duy là SEO Manager tại công ty Miko Tech Agency chuyên về Thiết Kế Website, với sự Quản lý của anh đã đưa Miko Tech trở thành công ty chuyên về Thiết Kế Website thuộc TOP ngành trên nền tảng Internet hiện nay. Ngoài ra anh Trần Tiến Duy còn đào tạo training nhân viên. Ngoài ra anh Trần Tiến Duy còn đào tạo training nhân viên khoá học SEO Website nội bộ cho Doanh nghiệp giúp Doanh Nghiệp tối ưu tốc độ website phát triển kinh doanh mạnh mẽ hơn trong thời đại công nghệ số 4.0 hiện nay.
Anh Trần Tiến Duy còn chia sẻ miễn phí những Tool SEO hiệu quả giúp anh em SEOer tiết kiệm thời gian và được rất nhiều anh em trong giới SEOer và sinh viên sử dụng tại website: trantienduy.com/tool/