fbpx
Logo

Email Hosting là gì? Có nên dùng email hosting cho doanh nghiệp?

Theo dõi Miko Tech trên Google News

Dịch vụ Email Hosting là cách đơn giản nhất để nâng tầm uy tín cho doanh nghiệp, tăng tỷ lệ cạnh tranh nhưng vẫn tiết kiệm chi phí. Vậy Dịch vụ Email hosting là gì? Có nên dùng Email Hosting cho doanh nghiệp? 

Hãy cùng Miko Tech tìm hiểu câu trả lời qua những thông tin về dịch vụ Email hosting là gì, lợi ích, những lưu ý khi sử dụng và so sánh dịch vụ Email hosting với các dịch vụ Email khác ngay bài viết dưới đây nhé!

Email Hosting là gì?

Dịch vụ Email Hosting là 1 dịch vụ thư điện tử chạy trên máy chủ riêng biệt với tính bảo mật cao. Ngoài ra, Email hosting còn cho phép bạn điều chỉnh số lượng tài khoản và cấu hình.

Thông thường, các doanh nghiệp và tổ chức sẽ sử dụng dịch vụ này để tăng tỉ lệ gửi email thành công và nâng cao độ tin cậy trong mắt khách hàng và đối tác.

Email Hosting là gì?
Email Hosting là gì?

Nói cho dễ hiểu, khi nhận email từ doanh nghiệp, bạn sẽ thấy một địa chỉ email với phần đuôi được cá nhân hóa (VD: you@mikotech.vn). Đây được gọi là dịch vụ Email Hosting mà các doanh nghiệp thường sử dụng.

Công việc được trao đổi và giải quyết qua email đảm bảo được chất lượng và uy tín cho cả hai bên. Khi sử dụng dịch vụ Email Hosting, bạn sẽ sở hữu một hệ thống gửi thư bao gồm tên thương hiệu trong địa chỉ.

Doanh nghiệp sở hữu dịch vụ Email Hosting sẽ hợp pháp hóa công ty đối với người nhận, tăng cảm giác chuyên nghiệp và uy tín.

4 Lợi ích nổi bật của Email hosting đối với doanh nghiệp

1. Quản trị dễ dàng

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần xử lý rất nhiều email từ khách hàng và cả đối tác. Việc sở hữu dịch vụ Email Hosting sẽ giúp doanh nghiệp hệ thống được tất cả email được gửi và nhận.

Bên cạnh việc khả năng quản lý được nâng cao thì Email Hosting có thể điều chỉnh số lượng tài khoản mail và tùy chỉnh cấu hình.

2. Đảm bảo tính bảo mật

Một email có tính bảo mật cao sẽ nhận được sự tin tưởng của đối tác và khách hàng. Những thông tin được trao đổi qua email sẽ được hoàn toàn bảo mật, tránh việc để lộ ra bên ngoài khiến doanh nghiệp bị mất uy tín.

Email Hosting đảm bảo tính bảo mật
Email Hosting đảm bảo tính bảo mật

Email Hosting đảm bảo đường truyền email liền mạch không bị gián đoạn, hạn chế việc thư bị liệt kê vào hòm spam, blacklist IP.

3. Tăng tỷ lệ gửi email thành công

Các email doanh nghiệp thường bị đưa vào hòm spam, blacklist IP và khách hàng tiềm năng của bạn sẽ chẳng bao giờ biết đến sự tồn tại của email này.

Email Hosting có thể giải quyết vấn đề này. Email của bạn sẽ được truyền tải đến đúng người, đúng thời điểm và đem lại tỷ lệ chuyển đổi như mong muốn. Ngoài ra, Email Hosting còn nâng cao tỷ lệ mở mail vì khách hàng tin rằng bạn là một doanh nghiệp uy tín.

4. Nâng cao độ nhận diện thương hiệu

Nâng cao độ nhận diện thương hiệu: Khi doanh nghiệp sở hữu Email Hosting, khách hàng sẽ tin tưởng vì có domain là tên công ty hợp pháp.

Độ tin cậy và chứng thực thông tin: Sự liên kết trực tiếp giữa nội dung email và công ty của bạn tạo ra một tổ chức chuyên nghiệp. Giúp tăng cường khả năng người nhận mở và tham gia vào nội dung email.

Tên miền riêng: Sở hữu tên miền riêng thể hiện tính khác biệt, hợp pháp và uy tín cho doanh nghiệp.

Thông tin chung về dịch vụ Email hosting

Khái niệm dịch vụ Email Hosting

Email Hosting là một dịch vụ thư điện tử được cung cấp trên một hệ thống máy chủ chuyên biệt với những tính năng bảo mật cao.

Dịch vụ Email Hosting là gì?
Dịch vụ Email Hosting là gì?

Khác với các dịch vụ email miễn phí hay email đi kèm theo hosting, các email được gửi đi từ hệ thống Email Hosting luôn nhận được những đánh giá tích cực với độ tin cậy cao.

Việc sở hữu email hosting giúp email của bạn luôn được gửi vào Inbox.

Điều kiện để sử dụng dịch vụ Email hosting

  • Đầu tiên, doanh nghiệp cần có 1 tên miền riêng và thuê dịch vụ Email Hosting (hoặc mail server). Để Email Hosting hoạt động, doanh nghiệp cần trỏ bản ghi email trên tên miền về server.
  • Lúc này, doanh nghiệp tạo tên miền cần sử dụng tại mail server hoặc Email Hosting. Cuối cùng, tạo email trên hosting là có thể sử dụng bình thường.

Các thuật ngữ trong Hosting

  • Disk Space: Dung lượng lưu trữ
  • Bandwidth: Băng thông
  • Database: MySQL, SQL Server, cơ sở dữ liệu
  • FTP Account: Tài khoản FTP

Cần lưu gì khi dùng Email Hosting?

Đừng bỏ quên những phần mềm miễn phí

Nếu như bạn đang lo ngại về vấn đề tài chính thì vẫn có cách để bạn sở hữu dịch vụ Email Hosting. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm tạo Email Hosting miễn phí như Hotmail, Yandex, Zoho,…

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng tài khoản email và dung lượng cao hơn thì bạn có thể trả thêm một khoảng chi phí để nâng cấp.

Phổ biến các quy định rõ ràng

  • Khi sử dụng Email Hosting cũng đồng nghĩa với việc bạn đang dùng mail công ty, đại diện cho một tập thể. Vì thế, bạn cần phổ biến những quy định cho tập thể đó để hạn chế những rủi ro xảy ra.
  • Những nhân viên đã nghỉ làm phải xóa tài khoản của họ để đảm bảo tính chất bảo mật của công việc.
  • Email công ty chỉ được dùng cho công việc công, không được sử dụng vào việc cá nhân.
  • Các phòng ban hay nhóm nhỏ nên sử dụng địa chỉ email riêng để phân biệt các đầu công việc, tránh gây nhầm lẫn công việc giữa các bộ phận.

Chú trọng bảo mật hệ thống

Có rất nhiều email được gửi đi hàng ngày, và phần lớn trong số đó chỉ phục vụ mục đích marketing. Thông thường, một người dù không có kiến thức nào về kỹ thuật cũng có khả năng hack email trong thời gian ngắn chỉ qua hướng dẫn từ Internet.

Nạn nhân của các cuộc tấn công thường là những người giàu có, chính trị gia và doanh nghiệp lớn. Hậu quả của việc này là thông tin doanh nghiệp bị tiết lộ, ảnh hưởng đến uy tín và doanh thu về lâu dài.

Chú trọng bảo mật hệ thống
Chú trọng bảo mật hệ thống

Nếu không có sự bảo mật trong Email, bạn có thể chịu những tổn thất như:

  • Hacker sử dụng email vào mục đích xấu.
  • Dữ liệu và thông tin cá nhân bị rao bán hoặc đăng tải công khai vì trục lợi.
  • Dữ liệu quan trọng bị đánh cắp.

Đặt tên email doanh nghiệp đúng cách

Đặt tên email đúng cách không những giúp doanh nghiệp nhận được sự tin tưởng của khách hàng mà còn củng cố tên thương hiệu trên thương trường. Sau đây là một số lưu ý cơ bản mà Miko Tech gửi đến bạn khi đặt tên email:

  • Tránh gây nhầm lẫn với công ty khác: Bạn nên lưu ý đặt đừng tên email gần giống với tên của đối thủ cạnh tranh. Vì nếu khách hàng của bạn có ấn tượng xấu với công ty đối thủ, thì tỷ lệ cao là họ sẽ không mở email của bạn.
  • Đặt tên website, blog trên các trang mạng xã hội và kênh truyền thông khác: Nên đặt tên theo một cấu trúc thống nhất để tạo cảm giác đồng nhất, thân thuộc cho khách hàng.
  • Đặt tên theo phòng ban phải rõ ràng: Hoạt động của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả tránh gây chồng chéo công việc giữa những phòng ban khác nhau. Ngoài ra, tên email nhân viên cũng nên đặt thống nhất theo một quy tắc chung.
  • Chọn tên ngắn gọn, có ý nghĩa, xúc tích: Bạn cần chọn một tên email ngắn gọn, để khách hàng dễ ghi nhớ đến thương hiệu của bạn.

So sánh giữa dịch vụ Email Hosting và các dịch vụ Email khác

Vậy cuối cùng, dịch vụ Email Hosting có gì khác biệt với các dịch vụ Email khác? Bạn có thật sự cần dịch vụ Email Hosting hay không? Và Email Hosting có thật sự quan trọng đối với doanh nghiệp?

So sánh giữa dịch vụ email hosting và các dịch vụ email khác
So sánh giữa dịch vụ email hosting và các dịch vụ email khác

Email miễn phí

Nếu như hoạt động cá nhân, việc sử dụng email miễn phí là một sự lựa chọn an toàn và ít tốn chi phí. Bạn có thể tham khảo các dịch vụ email miễn phí hiện tại như Google, Yahoo…

Nhưng sử dụng Email miễn phí không phải là một sự lựa chọn tốt cho doanh nghiệp. Hoạt động kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng bởi Email không có tên miền riêng. Việc này làm mất giá trị thương hiệu của công ty, giảm độ uy tín và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Email kèm theo hosting

Dịch vụ này được rất nhiều đơn vị sử dụng, tuy nhiên do là tài khoản chung mà dịch vụ này có nhược điểm như:

  • Số lượng Email gửi trong 1 ngày bị hạn chế (500-1000 email/ngày).
  • Dung lượng Email nhỏ: phụ thuộc vào dung lượng của gói hosting.
  • Email có thể bị vào mục Spam và bỏ lỡ cơ hội được tiếp cận khách hàng.
  • Việc gửi và nhận Email có thể bị gián đoạn cho máy chủ bị quá tải hoặc bảo trì, bảo dưỡng.
  • Tốn băng thông sử dụng của hosting.

Dịch vụ Email Hosting

Đây là dịch vụ cung cấp Email chuyên dụng, được quản lý bởi máy chủ chuyên biệt nên đảm bảo được tính ổn định. Dịch vụ này được lựa chọn bởi nhiều doanh nghiệp lớn vì tính chuyên nghiệp mà nó đem đến.

Dịch vụ Email Hosting
Dịch vụ Email Hosting

Một số ưu điểm có thể kể đến khi dùng dịch vụ Email Hosting như:

  • Số lượng Email gửi trong 1 ngày lớn (7200 email/ngày).
  • Dung lượng Email lớn: 2GB.
  • Email không bị chặn và được gửi ngay đến hòm thư Inbox của khách hàng.
  • Máy chủ hỗ trợ bản ghi SPF/DKIM, hỗ trợ chống virus và hòm spam,…
  • Không giới hạn băng thông sử dụng của hosting.

Trên đây là toàn bộ bài viết Dịch vụ Email hosting là gì? Có nên dùng email hosting cho doanh nghiệp? Miko Tech chia sẻ đến bạn. 

Chúng tôi hy vọng bạn đã có thêm kiến thức về dịch vụ email hosting là gì, lợi ích, những lưu ý khi sử dụng và so sánh dịch vụ email hosting với các dịch vụ email khác để có thể tối ưu hóa chi phí marketing, tiến gần hơn với khách hàng tiềm năng.

30.11.2022 Ngọc Vi

Comments are closed.

Bài viết liên quan
Bài viết nổi bật
Scroll