ERP là gì? Phần mềm ERP không chỉ là một công cụ hỗ trợ quản lý doanh nghiệp mà còn là một giải pháp toàn diện giúp tích hợp mọi hoạt động kinh doanh vào một hệ thống duy nhất. Trong bài viết này, Miko Tech sẽ cùng bạn khám phá chi tiết về phần mềm ERP, lợi ích mà nó mang lại, cũng như những bước quan trọng để triển khai ERP thành công trong doanh nghiệp.
Phần mềm ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp, cho phép doanh nghiệp quản lý các hoạt động kinh doanh của mình trong một hệ thống duy nhất.
Hệ thống ERP tích hợp các quy trình như kế toán, quản lý tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý kho, bán hàng, marketing và quản lý dự án. Tính năng này giúp các phòng ban trong doanh nghiệp có thể chia sẻ thông tin và làm việc hiệu quả hơn. Không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu hiệu quả, hệ thống ERP còn là nguồn dữ liệu cho BI (Business Intelligence) để đưa ra dự đoán và quyết định kinh doanh sáng suốt.
Xem thêm: Business Intelligence Là Gì? Vai Trò Đối Với Doanh Nghiệp Hiện Nay
Đặc trưng của hệ thống ERP là gì
Quy mô, phạm vi và chức năng của các hệ thống ERP rất đa dạng trong thực tế. Dù vậy, hầu hết các phần mềm ERP đều có 4 đặc điểm sau:
- Tích hợp toàn diện: Các quy trình làm việc trong doanh nghiệp được kết nối liền mạch từ đầu đến cuối. Ví dụ, khi một đơn hàng mới được đặt, hệ thống sẽ tự động kiểm tra tình trạng hàng tồn, khả năng thanh toán của khách hàng và cập nhật lịch trình giao hàng. Sau khi hàng được giao, hóa đơn sẽ được gửi đi ngay lập tức.
- Cập nhật theo thời gian thực: Các thao tác trên hệ thống diễn ra gần như ngay lập tức, giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý các vấn đề một cách nhanh chóng.
- Cơ sở dữ liệu thống nhất: Tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp đều sử dụng cùng một bộ dữ liệu, đảm bảo tính chính xác và nhất quán của thông tin.
- Giao diện người dùng thân thiện: Hệ thống ERP hiện đại thường có giao diện trực quan, dễ sử dụng, giúp giảm thời gian đào tạo nhân viên.
Các tính năng của hệ thống ERP
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp bao gồm nhiều module khác nhau. Mỗi module này hỗ trợ các quy trình kinh doanh cụ thể như tài chính, thu mua hoặc sản xuất. Các nhân viên của từng bộ phận sẽ được phân quyền và cung cấp thông tin cần thiết để thực hiện công việc. Các module chính của ERP bao gồm:
1. Tài chính – kế toán: Module tài chính – kế toán là một trong những phần cốt lõi của các hệ thống ERP. Ngoài việc quản lý sổ cái tổng hợp và tự động hóa các quy trình kế toán, ERP giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả và tạo báo cáo tài chính chuẩn, có thể tùy chỉnh theo yêu cầu.
2. Quản lý nhân sự: Hầu hết các hệ thống ERP đều có một module nhân sự giúp quản lý thông tin nhân viên hiệu quả. Những thông tin này bao gồm thông tin cá nhân, hoạt động chấm công, hợp đồng lao động, nghỉ phép, tính lương và quá trình làm việc của nhân viên.
3. Thu mua: Module thu mua giúp doanh nghiệp quản trị các hoạt động mua bán nguyên vật liệu và dịch vụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh. Module này tập trung vào tự động hóa hoạt động mua hàng, tạo yêu cầu báo giá, tạo hợp đồng và phê duyệt yêu cầu.
4. Bán hàng: Module bán hàng giúp các nhân viên bán hàng theo dõi thông tin liên lạc với khách hàng tiềm năng và thông tin mua hàng của khách hàng hiện có. Những thông tin này rất hữu ích cho các chiến lược marketing nhắm mục tiêu hoặc tạo cơ hội bán chéo. Module thường bao gồm các chức năng bán hàng, thu tiền, quản lý đơn hàng, hợp đồng,…
5. Sản xuất: Module sản xuất có chức năng quản lý và điều phối toàn bộ các hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Module này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Các chức năng chính bao gồm lập kế hoạch sản xuất, tính toán nhu cầu nguyên liệu, theo dõi công đoạn sản xuất,…
6. Logistics và quản lý chuỗi cung ứng: Đây là một thành phần quan trọng của hệ thống ERP, module chuỗi cung ứng theo dõi toàn bộ quá trình di chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến tay người tiêu dùng. Module cung cấp các công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các hoạt động logistics, từ khi đặt hàng, lưu kho đến khi vận chuyển phân phối sản phẩm cuối cùng.
7. Dịch vụ: Module dịch vụ của ERP là một phần mềm được tích hợp trong hệ thống ERP tập trung vào việc quản lý và tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến dịch vụ khách hàng. Trong một hệ thống ERP, module dịch vụ giúp các công ty cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng theo cách cá nhân hóa và đáng tin cậy.
Lợi ích của ERP với doanh nghiệp
ERP mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình quản lý. Những lợi ích của phần mềm ERP là gì?
Tăng cường hiệu quả hoạt động
Nhờ tự động hóa các quy trình kinh doanh, ERP giảm bớt các công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ sai sót. Điều này giúp nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị cao hơn. Ngoài ra, thông tin được cập nhật và chia sẻ nhanh chóng giữa các bộ phận, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn, rút ngắn thời gian xử lý các yêu cầu và quyết định.
Tích hợp dữ liệu
ERP tập trung tất cả dữ liệu của doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất thay vì phân tán trên nhiều bảng tính và phần mềm khác nhau. Với hệ thống này, thông tin được cập nhật theo thời gian thực và được chia sẻ giữa các phòng ban khác nhau. Điều này giúp mọi nhân viên đều có được thông tin mình cần và giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu.
Kiểm soát quyền truy cập
Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp thiết độ các cấp độ truy cập khác nhau cho từng người dùng. Tính năng này đảm bảo mỗi người chỉ có quyền truy cập vào những thông tin liên quan đến công việc của mình. Bên cạnh đó, hệ thống ERP cũng có khả năng theo dõi và ghi lại tất cả các hoạt động truy cập hoặc thay đổi dữ liệu, giúp xác định trách nhiệm của những nhân viên có cùng quyền truy cập.
Cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng
ERP là một hệ thống phần mềm tích hợp toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp trong một nơi, trong đó toàn bộ dữ liệu về khách hàng được lưu trữ và cập nhật chính xác. Nhờ có thông tin chi tiết về khách hàng, doanh nghiệp có thể cung cấp các trải nghiệm mua sắm và sử dụng sản phẩm/dịch vụ được cá nhân hóa, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Xem chi tiết: Cách Tối Ưu Trải Nghiệm Khách Hàng Cho Doanh Nghiệp
Thúc đẩy hợp tác nội bộ
ERP cung cấp các công cụ giao tiếp nội bộ như bảng tin, ghi chú, và thông báo, giúp các phòng ban dễ dàng trao đổi thông tin và theo dõi tiến độ công việc. Ví dụ: Phòng marketing có thể chia sẻ kế hoạch chiến dịch quảng cáo với phòng bán hàng và phòng sản xuất để đảm bảo tất cả các bộ phận đều hiểu rõ mục tiêu, từ đó cùng phối hợp thực hiện chiến dịch một cách hiệu quả.
Các cách triển khai hệ thống ERP
Các hệ thống ERP hiện đại cung cấp nhiều lựa chọn triển khai linh hoạt để phù hợp với nhu cầu và cấu trúc hạ tầng của từng doanh nghiệp. Mỗi phương thức triển khai đều có những ưu điểm và phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp khác nhau. Các cách triển khai hệ thống ERP là gì?
1. Triển khai trên đám mây (Cloud ERP)
Cloud ERP là hệ thống ERP được cung cấp dưới dạng dịch vụ trên nền tảng đám mây. Doanh nghiệp sẽ thuê và sử dụng hệ thống này qua mạng internet, không cần đầu tư vào phần cứng và phần mềm. Cách triển khai này phù hợp với các doanh nghiệp SME muốn tiết kiệm chi phí, cần tính linh hoạt cao và dễ sử dụng.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư vào phần cứng và phần mềm.
- Linh hoạt: Dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô theo nhu cầu.
- Cập nhật liên tục: Nhà cung cấp sẽ đảm bảo hệ thống luôn được cập nhật phiên bản mới nhất.
- Truy cập từ mọi nơi: Có thể truy cập hệ thống từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
Khám phá: Doanh Nghiệp SME Là Gì? Sự Khác Biệt Giữa SMEs Và Start-Up
2. Triển khai tại chỗ (On-Premise ERP)
On-Premise ERP là hệ thống ERP được cài đặt và quản lý trực tiếp trên máy chủ của doanh nghiệp. Nói cách khác, thay vì truy cập phần mềm qua mạng internet, doanh nghiệp sẽ sở hữu và quản lý toàn bộ hệ thống phần cứng và phần mềm. Cách triển khai này sẽ phù hợp với các doanh nghiệp lớn, có yêu cầu cao về bảo mật, cần tùy chỉnh hệ thống và có đội ngũ IT chuyên nghiệp.
Ưu điểm:
- Kiểm soát hoàn toàn: Doanh nghiệp có quyền kiểm soát tuyệt đối đối với dữ liệu, từ việc lưu trữ đến truy cập.
- Mức độ tùy chỉnh cao: Các chính sách bảo mật có thể được điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Phát triển các tính năng riêng: Doanh nghiệp có thể phát triển các tính năng mới hoặc tích hợp với các hệ thống khác một cách dễ dàng.
- Chi phí đầu tư ban đầu cao: Bao gồm chi phí phần cứng, phần mềm, cài đặt và bảo trì.
3. Triển khai kết hợp (Hybrid ERP)
Hybrid ERP là sự kết hợp giữa Cloud ERP và On-Premise ERP. Một số module hoặc dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, trong khi những phần khác được cài đặt tại chỗ. Việc kết hợp cả hai hình thức này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô lớn và có nhu cầu bảo mật cao đối với một số dữ liệu nhất định.
Ưu điểm:
- Đáp ứng các yêu cầu đặc biệt: Hybrid ERP có thể được tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của từng doanh nghiệp.
- Linh hoạt: Doanh nghiệp có thể lựa chọn các module phù hợp để triển khai trên đám mây hoặc tại chỗ, tùy thuộc vào đặc thù của từng bộ phận và quy trình.
- Bảo mật: Dữ liệu nhạy cảm có thể được lưu trữ tại chỗ để đảm bảo an toàn, trong khi các module khác có thể được triển khai trên đám mây để tăng tính linh hoạt.
- Tối ưu hóa chi phí: Doanh nghiệp chỉ cần đầu tư vào các phần mềm và hạ tầng cần thiết, giảm thiểu chi phí ban đầu.
Tổng kết
Việc hiểu rõ phần mềm ERP là gì và những lợi ích mà nó mang lại có thể là bước đầu tiên quan trọng giúp doanh nghiệp của bạn chuyển đổi và nâng cao hiệu suất hoạt động. Triển khai ERP không chỉ là đầu tư vào một công nghệ mà còn là chiến lược dài hạn để doanh nghiệp phát triển bền vững. Hy vọng Miko Tech đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích và hẹn gặp lại trong bài viết sau!
Ý Nhi tốt nghiệp Đại học Kinh tế TP.HCM và có hơn 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sáng tạo nội dung. Trong quá trình làm việc, Ý Nhi có kinh nghiệm sáng tạo nội dung trong nhiều lĩnh vực như công nghệ, thể thao điện tử, marketing, SEO,…
