Giấy chứng nhận đăng ký thuế là gì? Quy định cấp thế nào?

Giấy chứng nhận đăng ký thuế là một trong những tài liệu quan trọng mà một doanh nghiệp cần có để thực hiện hoạt động kinh doanh hợp pháp. Vậy, giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế được cấp như thế nào, những đối tượng nào phải đăng ký thuế và nội dung giấy chứng nhận có những gì? Hãy cùng Miko Tech tìm hiểu về giấy chứng nhận thuế nhé!

Giấy chứng nhận đăng ký thuế là gì?

Giấy chứng nhận đăng ký thuế (còn gọi là giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế) là văn bản pháp lý do cơ quan thuế cấp cho tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có hoạt động sản xuất kinh doanh đã hoàn thành thủ tục đăng ký thuế theo quy định.

Giấy chứng nhận bao gồm một mã số thuế được dùng để định danh doanh nghiệp trong hệ thống thông tin quốc gia và để doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ về thuế.

Những đối tượng nào cần đăng ký thuế?

Căn cứ vào Điều 30 của Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC, những đối tượng thuộc diện đăng ký thuế bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đăng ký thuế khi đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp 2020;
• Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực chuyên ngành không phải đăng ký doanh nghiệp qua cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Đơn vị, tổ chức kinh tế của lực lượng vũ trang, tổ chức chính trị – xã hội hoạt động kinh doanh nhưng không đăng ký qua cơ quan kinh doanh;
• Tổ chức được thành lập bởi cơ quan có thẩm quyền không sản xuất, kinh doanh nhưng có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
• Tổ chức, cá nhân nước ngoài và tổ chức ở Việt Nam sử dụng tiền viện trợ nhân đạo, viện trợ không hoàn lại của nước ngoài; các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan của tổ chức quốc tế tại Việt Nam;
• Tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân tại Việt Nam, cá nhân người nước ngoài có thu nhập phát sinh tại Việt Nam;
• Nhà cung cấp ở nước ngoài không thường trú tại Việt Nam nhưng có hoạt động kinh doanh với tổ chức, cá nhân ở Việt Nam;
• Doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ chức và cá nhân có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế thay cho người nộp thuế khác;
• Người điều hành, công ty điều hành chung, doanh nghiệp liên doanh, tổ chức được Chính phủ Việt Nam giao nhiệm vụ tiếp nhận phần được chia của Việt Nam tại các mỏ dầu khí ở vùng chồng lấn;
• Hộ gia đình, cá nhân có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa tại chợ biên giới, chợ cửa khẩu;
• Tổ chức, cá nhân được cơ quan thuế ủy nhiệm thu;
• Tổ chức, hộ gia đình và cá nhân khác có nghĩa vụ với ngân sách nhà nước;
• Cá nhân có thu nhập chịu thuế TNCN;
• Cá nhân là người phụ thuộc theo quy định về thuế TNCN;

Phân loại mã số thuế

Mã số thuế là một mã số được cấp cho doanh nghiệp, hợp tác và đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nhằm thực hiện các nghĩa vụ về thuế. Các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân được cấp 01 mã số thuế duy nhất không đổi và không trùng lặp. Theo Điều 5 Thông tư 105/2020/TT-BTC, mã số thuế có cấu trúc như sau:

N₁N₂ N₃N₄N₅N₆N₇N₈N₉ N₁₀ – N₁₁N₁₂N₁₃

Mã số thuế 10 chữ số được sử dụng để cấp cho doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc không có tư cách pháp nhận nhưng có phát sinh nghĩa vụ thuế; đại diện hộ gia đình, hộ kinh doanh và các cá nhân khác.

Mã số thuế 13 chữ số được sử dụng để cấp cho đơn vị phụ thuộc và các đối tượng khác. Dấu gạch ngang được dùng để phân tách giữa 10 số đầu và 3 số cuối. Trong đó 3 số cuối là các số thứ tự từ 001 đến 999.

Hồ sơ đăng ký thuế lần đầu gồm những gì?

Đối với các trường hợp đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh thì hồ sơ đăng ký thuế chính là hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh.

Với các trường hợp người nộp thuế là tổ chức đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì hồ sơ đăng ký thuế bao gồm:

• Tờ khai đăng ký thuế;
• Bản sao giấy phép thành lập, quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và các giấy tờ tương đương khác còn hiệu lực;
• Bảng kê các công ty con, công ty thành viên, các đơn vị phụ thuộc và địa điểm kinh doanh (nếu có);
• Bảng kê góp vốn của tổ chức (nếu có);
• Bảng kê các nhà thầu nước ngoài (nếu có);
• Các giấy tờ khác liên quan tùy theo nhóm đối tượng được quy định chi tiết tại Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC.

Với các trường hợp người nộp thuế là cá nhân, hộ gia đình, hộ kinh doanh đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì hồ sơ đăng ký thuế cần có:

• Tờ khai đăng ký thuế hoặc tờ khai thuế;
• Bản sao căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
• Bảng kê cửa hàng, cửa hiệu phụ thuộc (nếu có);
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (nếu có).

Trình tự, thủ tục đăng ký thuế như thế nào?

Các đối tượng thuộc diện đăng ký thuế buộc phải thực hiện đăng ký thuế theo quy định của pháp luật. Trình tự các bước đăng ký thuế như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Dựa trên nhóm đối tượng của mình, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nộp 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ cần thiết và nộp cho cơ quan chức năng.

Về hình thức nộp hồ sơ

Người nộp hồ sơ đăng ký thuế có thể lựa chọn một trong ba cách thức sau:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế;
• Nộp qua dịch vụ bưu chính;
• Nộp hồ sơ qua cổng giao dịch điện tử của cơ quan thuế và hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Về địa điểm nộp hồ sơ

Người nộp thuế đăng ký thuế khi đăng ký doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh thì nơi nộp hồ sơ đăng ký thuế là nơi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Người nộp thuế đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì địa điểm nộp hồ sơ đăng ký thuế được quy định chi tiết tại Điều 6 Thông tư 80/2012/TT-BTC:

• Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đặt trụ sở chính;
• Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế thay nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp;
• Cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân trực tiếp không thông qua đơn vị chi trả thu nhập đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi phát sinh thu nhập chịu thuế;
• Hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký thuế tại Chi cục thuế quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Trong trường hợp cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân bằng cách ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập, cá nhân sẽ nộp tờ khai đăng ký thuế tại cơ quan chi trả thu nhập. Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp tờ khai đăng ký thuế của từng cá nhân để nộp cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

Bước 2: Giải quyết hồ sơ

Quy trình giải quyết hồ sơ sẽ có sự khác biệt giữa các nhóm đối tượng khác nhau.

Trường hợp đăng ký thuế thông qua đăng ký doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp đăng ký thuế thông qua quá trình đăng ký doanh nghiệp, cơ quan thuế thực hiện xét duyệt cấp mã số thuế theo quy trình phối hợp giữa cơ quan Thuế và cơ quan Đăng ký kinh doanh. Khi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đủ điều kiện được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ được chuyển sang cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế.

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin, Tổng cục Thuế có trách nhiệm tạo mã số doanh nghiệp và chuyển mã số sang Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp cho doanh nghiệp. Trường hợp Tổng cục Thuế từ chối cấp mã số thuế thì phải gửi thông báo cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Phòng đăng ký kinh doanh), trong đó nói rõ lý do từ chối.

Trường hợp đăng ký thuế không thông qua đăng ký doanh nghiệp

Cán bộ cơ quan thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi rõ thời điểm nhận hồ sơ, số lượng tài liệu theo bảng kê danh mục hồ sơ đối với trường hợp hồ sơ đăng ký thuế nộp trực tiếp tại cơ quan thuế. Cán bộ cơ quan thuế viết phiếu hẹn ngày trả kết quả đăng ký thuế, thời hạn trả kết quả không được quá 03 ngày.

Trường hợp hồ sơ đăng ký thuế được gửi bằng đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi sổ văn thư của cơ quan thuế. Trường hợp đăng ký thuế qua mạng, việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế được thực hiện thông qua hệ thống giao dịch điện tử.

Cán bộ cơ quan thuế tiến hành kiểm tra hồ sơ, trường hợp cần bổ sung hồ sơ đăng ký thuế, cơ quan thuế thông báo cho người nộp hồ sơ trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận hồ sơ đối với hồ sơ nhận trực tiếp; trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đối với hồ sơ nhận theo đường bưu chính hoặc qua hệ thống trực tuyến.

Bước 3: Cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc mã số thuế

Cơ quan thuế có trách nhiệm cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký thuế theo quy định. Thông tin của giấy chứng nhận mã số thuế bao gồm những nội dung sau:

• Tên người nộp thuế;
• Mã số thuế;
• Số, ngày, tháng, năm của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với tổ chức, cá nhân kinh doanh;
• Số chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu đối với cá nhân không thuộc diện đăng ký kinh doanh;
• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Đối với các trường hợp khác, cơ quan thuế sẽ thông báo mã số thuế cho người nộp thuế thay cho giấy chứng nhận đăng ký thuế, các trường hợp đó bao gồm:

• Cá nhân ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập đăng ký thuế cho cá nhân và người phụ thuộc của cá nhân;
• Cá nhân thực hiện đăng ký thuế qua hồ sơ khai thuế;
• Tổ chức, cá nhân đăng ký thuế để khấu trừ thuế và nộp thuế thay;
• Cá nhân đăng ký thuế cho người phụ thuộc.

Lời kết

Nếu bạn đang kinh doanh hoặc có ý định kinh doanh, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng ký thuế và nhận được mã số thuế để sử dụng khi thực hiện các nghĩa vụ về thuế.

Bài viết trên đã giải thích cho bạn giấy chứng nhận đăng ký thuế là gì cũng như thủ tục đăng ký thuế bạn cần biết. Hy vọng Miko Tech đã giúp bạn trả lời những câu hỏi và hãy chia sẻ bài viết nếu bổ ích nhé!