KPI Là Gì? Cách Xây Dựng KPI Hiệu Quả Trong Công Việc

KPI là gì? Trong môi trường công việc, chắc hẳn bạn đã nghe qua cụm từ KPI rất nhiều lần. Vậy vì sao các doanh nghiệp cần phải sử dụng KPI? Ngoài ra, làm thế nào để xây dựng KPI hiệu quả cho doanh nghiệp? Hãy cùng Miko Tech tìm hiểu trong bài viết sau nhé!

KPI là gì?

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, một chỉ số được doanh nghiệp lựa chọn để đo lường hiệu quả công việc và các mục tiêu của mình.

KPI là một công cụ quan trọng được các doanh nghiệp sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động của cá nhân, bộ phận hoặc toàn bộ công ty. Khi xây dựng KPI, bạn sẽ xác định rõ những gì cần đạt được, giúp mọi người trong công ty có một hướng đi chung. Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động cũng như các phòng ban cụ thể, chỉ số được dùng làm KPI cũng có sự khác biệt.

Vai trò của KPI trong doanh nghiệp

KPI đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành và đánh giá mức độ phát triển của doanh nghiệp. Vai trò chính của KPI bao gồm:

Đánh giá hiệu quả hoạt động

Chỉ số KPI thường được thiết lập và thay đổi cho từng phòng ban, từng cá nhân và theo từng giai đoạn. Các chỉ số này sẽ được theo dõi hàng tuần, hàng tháng hoặc một khoảng thời gian định kỳ nào đó để xem liệu doanh nghiệp có đang tiến gần đến mục tiêu cuối cùng hay không. Nói cách khác, KPI là một công cụ để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Khắc phục điểm yếu

Chỉ số KPI có thể cho biết những vấn đề đang tồn tại trong doanh nghiệp. Chẳng hạn, với KPI là doanh số, doanh số giảm có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau như dịch vụ chăm sóc khách hàng yếu kém, sản phẩm không còn đáp ứng nhu cầu thị trường,… Việc phân tích nguyên nhân vấn đề có thể giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề cản trở sự phát triển trong tương lai.

Hỗ trợ ra quyết định

KPI cho phép doanh nghiệp đưa ra những quyết định sáng suốt bằng cách cung cấp những dữ liệu chính xác thể hiện hiệu suất hoạt động. Bằng cách theo dõi KPI, doanh nghiệp có thể phân tích dữ liệu để tìm ra những gì doanh nghiệp đang làm tốt và còn yếu kém. Ví dụ, doanh nghiệp có thể theo dõi các chiến lược marketing để biết những chiến lược nào có hiệu quả và đưa ra quyết định phù hợp để tiết kiệm ngân sách.

Xem thêm: Chiến Lược Marketing Là Gì? Các Bước Xây Dựng Chiến Lược Marketing

Nâng cao tinh thần hợp tác

Việc sử dụng KPI có thể giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp và hợp tác trong nội bộ doanh nghiệp. Bằng cách thiết lập và theo dõi các chỉ số KPI cụ thể, tất cả nhân viên trong doanh nghiệp sẽ hiểu được mình cần làm gì hoặc cần đạt được những gì. Các phòng ban sẽ hiểu được công việc của mình có ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu chung và chủ động làm việc cùng nhau để có hiệu suất công việc tốt hơn.

Các loại KPI hiện có

Nhìn chung, mọi chỉ số KPI đều được phân thành 4 nhóm chính như sau:

1. KPI chiến lược (Strategic KPI) là những chỉ số đo lường hiệu suất cao cấp nhất, phản ánh tổng quan về tình hình hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp. KPI chiến lược giúp các nhà lãnh đạo đánh giá hiệu quả của chiến lược kinh doanh đã đề ra và đưa ra những quyết định quan trọng để điều chỉnh hướng đi của công ty. Ví dụ: gross margin, tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, thị phần,…

2. KPI hoạt động (Operational KPI): KPI hoạt động là những chỉ số đo lường hiệu suất chi tiết hơn, tập trung vào các quá trình và hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Ví dụ: thời gian xử lý đơn hàng, điểm đánh giá của khách hàng, tỷ lệ sản phẩm lỗi, thời gian giải quyết khiếu nại,…

3. KPI chức năng (Functional KPI): KPI chức năng là những chỉ số đo lường hiệu suất cụ thể của một bộ phận hoặc chức năng nhất định trong doanh nghiệp. Chúng tập trung vào việc đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, từ đó giúp cải thiện hiệu suất và đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.

4. KPI dẫn dắt/KPI kết quả (Leading KPI/Lagging KPI): Leading KPI là các chỉ số dự báo và chỉ ra xu hướng hoặc kết quả tương lai. Lagging KPI là các chỉ số đo lường kết quả đã đạt được sau một khoảng thời gian nhất định. Hai loại KPI này rất quan trọng đối với việc quản lý hiệu suất và phòng ngừa rủi ro của doanh nghiệp.

Cách xây dựng KPI hiệu quả với 5 bước

Xây dựng KPI hiệu quả là một quá trình quan trọng để đảm bảo rằng các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp được thực hiện. Cách xây dựng chỉ số KPI là gì?

Bước 1: Xác định mục tiêu chung và mục tiêu của phòng ban

Mục tiêu chung của tổ chức là mục tiêu lớn nhất mà toàn bộ tổ chức hướng tới. Ví dụ, mục tiêu chung có thể là tăng trưởng doanh thu. Từ mục tiêu chung, mỗi bộ phận sẽ có những mục tiêu cụ thể. Ví dụ: Bộ phận bán hàng sẽ có mục tiêu tăng doanh số, bộ phận marketing sẽ có mục tiêu là tăng lượng khách hàng tiềm năng,… Tiếp theo, mỗi cá nhân sẽ có những mục tiêu riêng, liên kết trực tiếp với mục tiêu của bộ phận và tổ chức.

Thiết lập mục tiêu là một quá trình quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến sự thành công của cá nhân và tổ chức. Mô hình SMART là một mô hình thường được sử dụng để xây dựng mục tiêu hợp lý, mô hình SMART bao gồm 5 yếu tố chính:

• Specific (Cụ thể): Mục tiêu cần phải rõ ràng và cụ thể, tránh sự mơ hồ. Điều này giúp nhân viên tập trung nỗ lực và dễ dàng theo dõi tiến độ.
• Measurable (Có thể đo lường): Đảm bảo rằng mục tiêu có thể được đo lường bằng cách sử dụng các chỉ số hoặc mốc thời gian cụ thể, giúp bạn biết khi nào đạt được mục tiêu.
• Achievable (Có thể đạt được): Mục tiêu cần phải thực tế và khả thi dựa trên nguồn lực và khả năng hiện có của doanh nghiệp. Đặt mục tiêu quá cao có thể gây nản lòng, trong khi đó đặt mục tiêu quá thấp cũng sẽ không đủ thách thức.
• Relevant (Liên quan): Mục tiêu phải phù hợp với định hướng và chiến lược tổng thể của cá nhân hoặc tổ chức.
• Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu cần có khung thời gian cụ thể để hoàn thành, tạo ra sự khẩn trương và động lực để đạt được.

Xem chi tiết: Mô Hình SMART Là Gì? Ưu Điểm Và Cách Vận Dụng Mô Hình SMART

Bước 2: Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp

Việc lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp là một trong những bước quan trọng nhất trong việc xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất. Mỗi mục tiêu sẽ có những chỉ số KPI tương ứng, mỗi phòng ban cũng có những chỉ số KPI riêng. Giả sử mục tiêu của bộ phận marketing là tăng độ nhận biết thương hiệu, một số KPI phù hợp có thể là:

• Tỷ lệ click-through rate (CTR): Đo lường hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo.
• Số lượng người theo dõi trên mạng xã hội: Đo lường sự tăng trưởng về lượng người quan tâm đến thương hiệu.
• Tỷ lệ tương tác với bài đăng: Đo lường mức độ tương tác của người dùng với các bài đăng trên mạng xã hội.

Bước 3: Thiết lập ngưỡng cụ thể

Việc đặt ra một ngưỡng tiêu chuẩn cho các chỉ số KPI là rất cần thiết. Bằng cách so sánh hiệu quả thực tế với ngưỡng này, bạn có thể biết được các mục tiêu có được hoàn thành hay không. Có một số cách để thiết lập ngưỡng cho KPI như:

• Dựa trên dữ liệu lịch sử: So sánh với các kết quả đạt được trong quá khứ để đặt ra mục tiêu tăng trưởng khả thi.
• Dựa trên chuẩn ngành: Tham khảo các tiêu chuẩn của ngành để so sánh và đặt ra mục tiêu cạnh tranh.
• Dựa trên ý kiến của chuyên gia: Nhờ các chuyên gia trong lĩnh vực đánh giá và đưa ra gợi ý về ngưỡng phù hợp.

Bước 4: Theo dõi và đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi đã thiết lập các KPI và mục tiêu, việc theo dõi và đánh giá thường xuyên là vô cùng quan trọng. Điều này giúp bạn xác định xem các hoạt động của doanh nghiệp có đang đi đúng hướng hay không và có cần điều chỉnh gì hay không. Hãy so sánh dữ liệu về hiệu quả hiện tại với các KPI đã đặt ra để xem hoạt động hiện tại có đang mang lại kết quả như mong đợi hay không.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu

Dựa trên kết quả đánh giá ở bước 4, bạn sẽ cần tiến hành điều chỉnh và cập nhật hệ thống KPI để đảm bảo nó luôn phù hợp với tình hình thực tế và hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu. Nếu mục tiêu ban đầu quá cao hoặc quá thấp, bạn cần điều chỉnh lại cho phù hợp với tình hình thực tế và khả năng của doanh nghiệp.

Ngoài ra, bạn có thể thêm hoặc loại bỏ các KPI nếu cần thiết. Ví dụ, nếu một chỉ số KPI không còn phản ánh chính xác hiệu suất công việc nữa, bạn có thể loại bỏ nó và thay thế bằng một chỉ số khác phù hợp hơn. Nếu các chiến lược hiện tại không hiệu quả, bạn cần xem xét thay đổi hoặc bổ sung các chiến lược mới.

KPI mẫu cho các phòng ban

Việc xây dựng một hệ thống KPI hiệu quả cho từng phòng ban là điều vô cùng quan trọng để đo lường và cải thiện hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là một số chỉ số KPI thường được dùng trong các phòng ban khác nhau:

Bộ phận Kinh doanh

• Doanh số: Doanh thu cá nhân, doanh thu nhóm, doanh thu sản phẩm/dịch vụ.
• Số lượng cuộc gọi/cuộc hẹn: Số lượng cuộc gọi đi, cuộc hẹn được sắp xếp.
• Tăng trưởng doanh thu: Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu so với cùng kỳ năm trước hoặc so với mục tiêu đã đặt ra.
• Doanh thu trung bình trên mỗi đơn hàng: Giá trị trung bình của mỗi giao dịch.
• Doanh thu trên mỗi khách hàng: Tổng doanh thu tạo ra từ một khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
• Tỷ lệ chốt đơn: Tỷ lệ giữa số cơ hội bán hàng và số đơn hàng được chốt.
• Giá trị đơn hàng trung bình: Giá trị trung bình của mỗi đơn hàng bán ra.

Bộ phận Marketing

• Reach: Số lượng người tiếp cận nội dung.
• Impression: Số lần hiển thị nội dung.
• Engagement: Tương tác của người dùng (like, share, comment).
• Click-through rate (CTR): Tỷ lệ người dùng nhấp vào liên kết.
• Traffic: Số lượng khách truy cập vào website doanh nghiệp.
• Bounce rate: Tỷ lệ người dùng rời khỏi website sau khi xem một trang.
• Net Promoter Score (NPS): Chỉ số đo lường lòng trung thành của khách hàng.
• ROI (Return on Investment): Đo lường lợi nhuận thu được trên tổng số tiền đầu tư vào chiến dịch marketing.
• Conversion rate: Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế.

Phòng Tài chính

• Lợi nhuận gộp: Lợi nhuận sau khi trừ đi giá vốn hàng bán.
• Tỷ suất lợi nhuận ròng: Tỷ lệ phần trăm của lợi nhuận ròng so với doanh thu.
• Vòng quay hàng tồn kho: Số lần hàng tồn kho được bán ra và thay thế trong một kỳ.
• Tỷ lệ nợ trên vốn: Tỷ lệ giữa tổng nợ và tổng vốn chủ sở hữu.
• Tỷ lệ thanh toán hiện hành: Đo lường khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn bằng tài sản ngắn hạn.
• ROA (Return on Assets): Tỷ suất sinh lời trên tổng tài sản.

Bộ phận Dịch vụ khách hàng

• Thời gian phản hồi trung bình: Thời gian trung bình để phản hồi yêu cầu hoặc khiếu nại của khách hàng.
• Tỷ lệ giải quyết yêu cầu lần đầu: Tỷ lệ các vấn đề được giải quyết ngay trong lần tiếp xúc đầu tiên.
• Mức độ hài lòng của khách hàng: Điểm số hoặc tỷ lệ khách hàng hài lòng với dịch vụ.
• Tỷ lệ khiếu nại được giải quyết: Tỷ lệ khiếu nại được giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định.
• Số lượng tương tác: Tổng số cuộc gọi, email, tin nhắn… mà bộ phận nhận được.

Bộ phận Nhân sự

• Tỷ lệ nhân viên tham gia đào tạo: Đánh giá mức độ quan tâm của nhân viên đến việc nâng cao năng lực.
• Thời gian hoàn thành khóa đào tạo: Đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo.
• Tỷ lệ nghỉ việc: Đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên và sự gắn bó với công ty.
• Tỷ lệ ứng viên phù hợp: Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu so với tổng số ứng viên.
• Tỷ lệ ứng viên từ bỏ sau khi nhận việc: Đánh giá sự hấp dẫn của công ty đối với ứng viên.

Tổng kết

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc đo lường và đánh giá hiệu suất là yếu tố then chốt để đạt được thành công. KPI là một trong những chỉ số đo lường hiệu suất quan trọng được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Hy vọng bài viết của Miko Tech đã giúp bạn hiểu được KPI là gì trong kinh doanh cũng như hướng dẫn bạn cách xây dựng KPI hiệu quả. Đừng quên chia sẻ bài viết và theo dõi những bài viết tiếp theo nhé!