Hẳn trong những năm gần đây bạn đã nghe đến OKR, nhưng bạn đã biết OKR là gì chưa? Đây là một trong những phương pháp đo lường hiệu quả của mọi doanh nghiệp. So với việc sử dụng KPI thì OKR tập trung vào việc thúc đẩy các cá nhân nỗ lực vì một mục tiêu chung hiệu quả hơn. Cùng Miko Tech tìm hiểu về OKR và 5 bước triển khai OKR hiệu quả cho doanh nghiệp nhé.
OKR là gì?
OKR (Objectives and Key Results – Mục tiêu và kết quả chính) là một khuôn khổ giúp các doanh nghiệp triển khai và đạt được những chiến lược của mình thông qua những phương pháp thiết lập mục tiêu đơn giản. Khuôn khổ này được sử dụng tại nhiều doanh nghiệp lớn kể cả Google, Intel và Amazon.
OKR gồm hai thành phần chính là Objectives (Mục tiêu) và Key Results (Kết quả chính). Một mục tiêu thường đi kèm với hai hoặc ba kết quả chính:
- Objectives (Mục tiêu) là những kết quả “đích” rõ ràng và mang lại ảnh hưởng lớn với doanh nghiệp. Mặc dù có thể có nhiều thách thức nhưng chúng cần nằm trong phạm vi khả năng của doanh nghiệp và phù hợp với chiến lược của tổ chức.
- Key Results (Kết quả chính) là những phương pháp được sử dụng để đo lường quá trình thực hiện mục tiêu. Key results là minh chứng cho việc mục tiêu có được hoàn thành hay không.
Khi nào OKR được sử dụng?
OKR giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ những gì mình cần đạt được cũng như cách mà họ đo lường những thành quả quan trọng trong quá trình thực hiện. Khuôn khổ này được thiết kế để áp dụng cho một nhóm, một tập thể thay vì một cá nhân. Đồng thời, OKR cũng đảm bảo rằng tất cả các phòng ban liên quan trong một doanh nghiệp đang cùng nhau làm việc vì những mục tiêu chung.
OKR có thể được sử dụng khi thiết lập mục tiêu hàng quý, hàng năm tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức. Trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp bắt đầu triển khai hình thức remote work như work from home hoặc hybrid-working (kết hợp làm việc tại văn phòng và làm việc tại nhà), OKR đã trở nên hữu ích nhờ khả năng khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả ngay cả khi họ làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau.
2 loại OKR
Với sự trợ giúp của OKR, tổ chức có thể xác định và đáp ứng các mục tiêu ngay lập tức, đồng thời chuẩn bị cho những thách thức trong tương lai. Khuôn khổ này cung cấp một phương pháp đáng tin cậy và hiệu quả để doanh nghiệp đặt ra các mục tiêu khả thi và theo dõi tiến trình.
OKR cũng được phân thành 2 loại như sau:
OKR cam kết (Committed OKR)
OKR cam kết là những mục tiêu và kết quả chính mà các cá nhân và nhóm cam kết sẽ đạt được trong một chu kỳ. OKR cam kết thường được đặt ra với mục tiêu chính là đảm bảo mục tiêu đó là khả thi và có thể đạt được. Các nguồn lực và lịch trình thường được điều chỉnh để đảm bảo rằng các mục tiêu này được hoàn thành.
OKR cam kết thường được dự đoán sẽ đạt được với mức thành công cao hơn và thường là những mục tiêu quan trọng và cần thiết.
OKR mở rộng (Aspirational OKR)
OKR mở rộng là những mục tiêu tham vọng hơn, thường rất khó khăn và có thể sẽ không đạt được hoàn toàn. Mục tiêu của OKR mở rộng là thách thức giới hạn và khám phá các giải pháp sáng tạo. Mặc dù việc đạt được các mục tiêu này không bắt buộc, nhưng sự cố gắng để tiến gần đến chúng vẫn được đánh giá cao.
Sự khác biệt giữa OKR và KPI là gì?
Cả OKR và KPI (Key Performance Indicators) đều là những phương pháp có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Tuy nhiên, sự khác biệt chính giữa OKR và KPI là OKR tập trung vào đạt được các mục tiêu cụ thể, trong khi KPI tập trung vào đo lường hiệu suất công việc thông qua các chỉ số.
Đọc thêm về: Mục tiêu kinh doanh là gì? Cách xác định, đặt mục tiêu hiệu quả
Lợi ích khi sử dụng OKR là gì?
Từ việc tập trung mục tiêu đến khuyến khích tương tác và sáng tạo, OKR đã chứng minh sức mạnh của mình trong việc nâng cao hiệu suất và định hướng phát triển. Việc sử dụng OKR có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bao gồm:
Gắn kết nội bộ
Đây là một trong những mục tiêu chính và là lợi ích lớn nhất khi sử dụng OKR. Khuôn khổ này kết nối những mục tiêu và hoạt động của từng bộ phận với chiến lược chung của toàn công ty. Các quản lý cấp cao sẽ đặt OKR cho toàn công ty.
Dựa trên chúng, mỗi nhóm/bộ phận sẽ đặt OKR riêng của họ để giúp công ty đạt được các mục tiêu lớn. Sử dụng OKR giúp đảm bảo rằng tất cả thành viên trong công ty đều đang hướng về mục tiêu chung.
Tính linh hoạt
Khác với chiến lược dài hạn truyền thống, OKR ưa chuộng chu kỳ ngắn hơn cho phép các bộ phận linh hoạt điều chỉnh và giảm thiểu rủi ro. OKR thường có thời hạn trong trong vòng một quý hoặc một năm. Cuối mỗi chu kỳ, mọi người sẽ phân tích kết quả và điều chỉnh OKR nếu cần. Một số công ty cũng có thể áp dụng chu kỳ ngắn hơn khoảng từ 6 – 8 tuần.
Tập trung vào mục tiêu ưu tiên
Với OKR, số lượng mục tiêu được đặt ra nên nằm trong khoảng từ 3 – 4. Những con số lớn hơn sẽ khiến các thành viên khó tập trung vào những mục tiêu quan trọng và không biết nên ưu tiên mục tiêu nào.
Khi số lượng mục tiêu OKR ít hơn, mọi người dễ dàng xác định đâu là mục tiêu cần ưu tiên và lên kế hoạch thực hiện nhanh chóng hơn. Nhờ đó, họ có khả năng tập trung thực hiện công việc tốt hơn.
Sự đồng thuận
Các cam kết OKR là việc tất cả những phòng ban liên quan đồng ý về mục tiêu đã được thiết lập và lên kế hoạch sử dụng nguồn lực để đạt được mục tiêu đó. Mỗi thành viên trong các phòng ban phải cho thấy họ đang làm việc để hoàn thành mục tiêu OKR và có theo dõi tiến độ công việc.
Ngoài ra, vì những mục tiêu này đã thông qua sự đồng ý của nhiều bên (kể cả nhân viên) nên nó có thể giúp nâng cao hiệu suất làm việc.
Phát triển và mở rộng
Khi thiết lập mục tiêu OKR, doanh nghiệp sẽ đặt ra những mục tiêu khá thách thức. Tuy nhiên, họ cần chấp nhận rằng họ có thể sẽ không đạt được 100% mục tiêu. Dù vậy, trong quá trình theo đuổi mục tiêu thì các cá nhân và phòng ban cũng đã có được những thành quả nhất định. Theo thời gian, những thành quả này vẫn sẽ góp phần vào việc thúc đẩy công ty tiến xa hơn.
5 bước triển khai phương pháp OKR thành công cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp hoạt động trong mọi ngành nghề bất kể quy mô đều có thể ứng dụng được khuôn khổ OKR.
Vậy, cách triển khai mục tiêu OKR là gì? Sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn 5 bước xây dựng mục tiêu theo phương pháp này:
Bước 1: Hiểu biết về OKR
Trước khi thực hiện thiết lập mục tiêu thì hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người hiểu được OKR là gì cũng như những lợi ích của nó. Hãy giải thích hoặc tổ chức những buổi đào tạo để nhân viên hiểu được cách mà khuôn khổ này giúp mỗi cá nhân và doanh nghiệp đạt được những mục tiêu to lớn.
Trong quá trình thảo luận, bạn nên khích lệ nhân viên thể hiện quan điểm của mình để tất cả đều hiểu về OKR.
Bước 2: Xác định tầm nhìn của công ty
Như đã đề cập trước đó, mục tiêu OKR được xây dựng dựa trên mục tiêu chung của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo cần xác định được những gì công ty cần đạt được trong dài hạn và ngắn hạn.
Ví dụ như OKR chung sẽ được thiết lập cho cả năm và OKR của các phòng ban có thể được thiết lập theo quý. Một số mục tiêu mà các doanh nghiệp tập trung vào thường là:
- Mục tiêu doanh thu
- Mục tiêu tuyển dụng
- Mục tiêu marketing
- Mục tiêu khách hàng
Bước 3: Thiết lập mục tiêu OKR
Chìa khóa để đạt được mục tiêu OKR là sự hợp tác của tất cả các phòng ban và cá nhân. Sau khi đã có được mục tiêu ở cấp độ doanh nghiệp, đã đến lúc để thiết lập OKR cho các phòng ban khác nhau.
Điều quan trọng nhất chính là mục tiêu của phòng, nhóm hoặc bộ phận phải đồng hành với mục tiêu chung của công ty. Trưởng bộ phận cần thiết lập những mục tiêu vừa có được sự đồng thuận của nhân viên nhưng phải phù hợp với định hướng chung.
Bước 4: Xác định các kết quả chính
Việc đo lường mục tiêu OKR thường được thực hiện thông qua việc theo dõi và đánh giá các kết quả Chính (Key Results). Đầu tiên, xác định các số liệu cụ thể mà bạn sẽ sử dụng để đo lường tiến trình và đâu là điều bạn muốn đạt được. Đó có thể là số lượng, tỷ lệ phần trăm, doanh thu, thời gian hoàn thành, hoặc bất kỳ thông số nào liên quan đến mục tiêu.
Ở bước này, KPI có thể được sử dụng để làm các chỉ số đo lường. KPI cũng cho phép các phòng ban dễ dàng so sánh được kết quả hiện tại và quá khứ. Từ đó, sự tăng trưởng có thể được nhìn thấy và xác định rõ ràng hơn.
Bước 5: Theo dõi và đánh giá
Sau khi các OKR đã được thiết lập và bắt đầu triển khai, bước tiếp theo là theo dõi tiến trình và thường xuyên đánh giá để biết liệu bạn có đạt được các mục tiêu đã đặt ra hay không. Đây là giai đoạn quan trọng để đảm bảo rằng tổ chức đang trên đúng hướng và thực hiện điều chỉnh nếu cần. Bạn nên cập nhật tiến trình công việc định kỳ để xem bạn đã tiến gần đến mục tiêu được bao nhiêu.
Những lỗi thường gặp khi áp dụng OKR
Trong những lần đầu triển khai OKR, bạn có thể mắc nhiều sai lầm và không thể đạt được mục tiêu mong muốn. Trong phần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về một số lỗi thường gặp khi áp dụng OKR:
1. Đặt mục tiêu quá tầm
Đặt mục tiêu quá tham vọng có thể khiến quá trình triển khai OKR không được như mong muốn. Nếu OKR của bạn không thực tế hoặc trở nên bất khả thi trong mắt các thanh viên cùng nhóm thì họ dễ dàng gặp các vấn đề như:
- Ngay từ đầu đã nhận ra rằng mục tiêu không thể đạt được, do đó họ không quá nỗ lực trong công việc.
- Trở nên chán nản nếu liên tục không đạt được mục tiêu.
- Thái độ hoặc hành vi không tốt chỉ để hoàn thành mục tiêu.
Cách xử lý: Để giải quyết vấn đề này, câu trả lời là đặt ra những mục tiêu thúc đẩy giới hạn của nhóm bạn, thực tế và lý tưởng là dựa trên dữ liệu hiệu suất trong quá khứ. Điều này giúp bạn tạo ra những mục tiêu thách thức nhưng vẫn có thể đạt được.
2. Đặt quá nhiều mục tiêu
Một điểm quan trọng khác của OKR là đảm bảo ưu tiên đúng mục tiêu. Khuôn khổ OKR yêu cầu bạn quyết định điều gì bạn cần tập trung vào, thường là những mục tiêu sẽ tạo ra tác động lớn nhất đối với doanh nghiệp. Nếu bạn đặt quá nhiều mục tiêu, thay vì tiến bộ thì bạn sẽ tạo ra tình trạng tê liệt khi nhóm của bạn “xâu xé” tài nguyên để hoàn thành mục tiêu.
Cách xử lý: OKR hoạt động tốt nhất khi bạn dành thời gian để xác định những mục tiêu quan trọng nhất và hướng dẫn nhóm. Điều này đảm bảo mục tiêu của phòng ban phù hợp với mục tiêu của công ty. Hãy kiểm tra và điều chỉnh OKR nếu cần để chắc chắn rằng chúng vẫn đang tập trung vào điều quan trọng.
3. Thiết lập OKR không thông qua team
Một trong những điều tuyệt vời về OKR là chúng giúp thu hẹp khoảng cách giữa mọi người trong tổ chức. Là một người lãnh đạo, bạn hiểu rõ nhất về chiến lược, nhưng bạn không biết được những công việc cần được thực hiện hằng ngày là gì. Vì vậy, việc để nhân viên biết về mục tiêu OKR của công ty có hai lợi ích chính:
- Với nhân viên: Có cảm giác được đóng góp vào thành quả cuối cùng.
- Với lãnh đạo: Nắm bắt được những công việc hằng ngày của cấp dưới.
Cách xử lý: Tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào quá trình lập kế hoạch OKR và khuyến khích họ nên quan điểm cá nhân. Việc này tạo điều kiện cho giao tiếp hai chiều và giúp tạo ra sự hợp tác để cùng đạt được mục tiêu OKR.
4. Mục tiêu của các phòng ban không phù hợp
OKR của các phòng ban cần phải đi cùng hướng với những mục tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp. Trong OKR, các phòng ban riêng lẻ thường không có khả năng đạt được mục tiêu một mình. Ví dụ, bộ phận kinh doanh sẽ cần đến những chiến lược tiếp thị mạnh mẽ và cả bộ phận pháp lý để ký kết hợp đồng.
Cách vượt qua: Bạn sẽ cần đảm bảo rằng OKR của bạn được xác định và giao cho mỗi phòng ba. Bên cạnh đó, mỗi phòng ban sẽ phải làm việc và cùng nỗ lực hợp tác với các phòng ban khác để đạt được mục tiêu chính.
5. Đổ lỗi cho phương pháp
Một số công ty mắc lỗi là sử dụng ngay OKR mà không suy nghĩ. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến hệ lụy là không đạt được mục tiêu yêu cầu và thất vọng trong việc đáp ứng kỳ vọng. Các doanh nghiệp gặp thất bại có thể nghĩ rằng mình đang sử dụng phương pháp không đúng cách. Nhưng điều tệ hơn là họ có thể sẽ bỏ qua luôn khuôn khổ OKR.
Cách xử lý: Để bắt đầu, đảm bảo rằng bạn đã hiểu rõ những gì phương pháp OKR có thể làm cho bạn, bao gồm các nguyên tắc và cách thực hiện tốt nhất. Bạn có thể bắt đầu áp dụng chúng thông qua việc thử nghiệm quy mô nhỏ với một nhóm hoặc một phòng ban cụ thể.
Tìm hiểu thêm về: Chiến Lược Sản Phẩm Là Gì? Vai Trò & Cách Thiết Lập Product Strategy
Lời kết
OKR không chỉ là một công cụ quản lý hiệu suất, mà còn là một cách tiếp cận cải tiến và phát triển liên tục trong doanh nghiệp.
Trong bài viết này, Miko Tech đã giúp bạn hiểu OKR là gì và 5 bước triển khai OKR hiệu quả cho doanh nghiệp. Hy vọng Miko Tech đã mang đến cho bạn những thông tin bổ ích, nếu thấy hay thì bạn hãy share bài viết này cho mọi người cùng đọc nhé!
Ý Nhi tốt nghiệp Đại học Kinh tế TP.HCM và có hơn 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sáng tạo nội dung. Trong quá trình làm việc, Ý Nhi có kinh nghiệm sáng tạo nội dung trong nhiều lĩnh vực như công nghệ, thể thao điện tử, marketing, SEO,…
