PO Là Gì? Những Kiến Thức Cơ Bản Về Purchase Order

Trong quản lý chuỗi cung ứng và thu mua, Purchase Order (PO) giúp đảm bảo quy trình mua hàng được thực hiện chính xác và hiệu quả. Nhưng PO là gì và tại sao nó lại quan trọng? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về Purchase Order, từ khái niệm cơ bản, lợi ích của việc sử dụng PO đến cách tạo và quản lý nó trong các giao dịch thương mại.

PO là gì trong kinh doanh?

PO (Purchase Order) là đơn đặt hàng mà người mua gửi đến người bán, trong đó liệt kê chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng và các điều khoản thanh toán.

Purchase Order bao gồm các thông tin chi tiết về sản phẩm, dịch vụ cần mua, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng và các điều kiện thanh toán. PO giúp đảm bảo quá trình mua bán được thực hiện rõ ràng, minh bạch và có tính pháp lý, đồng thời giúp kiểm soát ngân sách, quản lý hàng tồn kho và giao dịch giữa các bên hiệu quả hơn.

Lợi ích của PO trong kinh doanh

Vậy công dụng của PO trong xuất nhập khẩu là gì? Đơn đặt hàng đóng vai trò như một bản hợp đồng ngắn gọn, ghi lại chi tiết các thỏa thuận giữa người mua và người bán. Chính vì vậy, PO mang lại nhiều lợi ích cho cả hai bên trong việc theo dõi và quản lý đơn hàng:

Đối với bên mua

• Minh bạch hóa quá trình mua hàng: PO là một tài liệu rõ ràng về những gì đã được đặt hàng, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng dự kiến. Điều này giúp bên mua dễ dàng theo dõi tiến độ đơn hàng, đảm bảo rằng họ nhận được đúng hàng hóa và đúng thời hạn.
• Kiểm soát chi tiêu: Đơn đặt hàng giúp người mua kiểm soát ngân sách và chi phí hiệu quả. Bằng cách so sánh các đơn hàng thực tế với PO, người mua có thể phát hiện ra bất kỳ sự chênh lệch nào và thực hiện các biện pháp điều chỉnh cần thiết.
• Quản lý hàng tồn kho hiệu quả: PO giúp người mua dự đoán nhu cầu và lên kế hoạch đặt hàng, giúp tránh tình trạng trữ hàng tồn kho quá nhiều hoặc quá ít.
• Bảo vệ quyền lợi: PO là bằng chứng pháp lý về thỏa thuận giữa hai bên. Nếu có bất kỳ tranh chấp nào xảy ra, PO sẽ là tài liệu quan trọng để đôi bên giải quyết vấn đề.

Đối với bên bán

• Xác nhận đơn hàng: PO là một tài liệu để bên mua xác nhận về một đơn hàng cụ thể.
• Lên kế hoạch sản xuất hoặc cung cấp: Dựa theo những PO nhận được, nhà cung cấp sẽ lên kế hoạch sản xuất hoặc cung cấp hiệu quả.
• Quản lý công nợ: PO giúp nhà cung cấp theo dõi các khoản công nợ của khách hàng, đảm bảo các khoản phải thu được thanh toán đúng hạn.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng: Bằng cách xem xét lại PO, nhà cung cấp có thể cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng.

Nội dung chính trong PO

PO chứa các thông tin chi tiết quan trọng về một giao dịch giữa bên mua và bên bán. Sau đây là những thông tin điển hình thường có trong một đơn đặt hàng:

• Mã số đơn đặt hàng: Một mã định danh được đặt cho mỗi đơn đặt hàng, hỗ trợ cho việc theo dõi và tham chiếu sau đó.
• Ngày tháng: Ngày tạo đơn đặt hàng và ngày giao hàng dự kiến.
• Thông tin bên mua: Bao gồm tên công ty, địa chỉ, thông tin liên lạc và có thể có cả mã số thuế công ty.
• Thông tin bên bán (nhà cung cấp): Tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của nhà cung cấp.
• Mô tả hàng hóa/dịch vụ: Danh sách chi tiết các mặt hàng đặt mua, bao gồm mã sản phẩm, mô tả, số lượng và đơn giá.
• Tổng số tiền: Chi phí tích lũy của tất cả các mặt hàng/dịch vụ, bao gồm giá trị hàng hóa, thuế và phí vận chuyển.
• Điều khoản thanh toán: Điều khoản thanh toán trong PO là các thỏa thuận cụ thể giữa người mua và nhà cung cấp liên quan đến thời gian, phương thức và các yêu cầu liên quan đến việc thanh toán đơn hàng.
• Chi tiết vận chuyển: Thông tin về phương thức giao hàng, địa chỉ giao hàng, chi phí liên quan và thời gian giao hàng dự kiến.
• Điều khoản và điều kiện: Bất kỳ điều khoản hoặc điều kiện cụ thể nào liên quan đến việc mua hàng, bao gồm chính sách trả hàng, bảo hành hoặc các quy định khác.
• Chữ ký được ủy quyền: Chữ ký và dấu mộc đỏ từ các bên liên quan trong doanh nghiệp bên mua để xác nhận tính xác thực và sự chấp thuận của đơn đặt hàng.
• Hướng dẫn hoặc ghi chú đặc biệt: Bất kỳ thông tin bổ sung hoặc hướng dẫn cụ thể nào liên quan đến đơn hàng.

Đây là những yếu tố thường có trong các PO, tuy nhiên nội dung chính xác có thể thay đổi dựa theo tính chất của doanh nghiệp hoặc tiêu chuẩn ngành. Hiện nay, các phần mềm ERP thường có thể tự động hóa quá trình tạo PO chỉ với vài cú click chuột, giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Các loại PO

Các loại PO (Purchase Order) có thể được phân loại theo mục đích sử dụng, quy trình mua sắm, hoặc yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Hiện nay có 4 loại đơn đặt hàng phổ biến:

Standard purchase order (PO)

Standard Purchase Order (Đơn đặt hàng tiêu chuẩn) là loại PO cơ bản, được sử dụng để đặt hàng hàng hóa hoặc dịch vụ theo điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận. Loại PO này yêu cầu nhiều thông tin hơn ba loại PO còn lại và thường được dùng cho các giao dịch mà nhà cung cấp không phải là đối tác lâu dài của doanh nghiệp.

PO tiêu chuẩn thường được sử dụng cho những giao dịch một lần – nghĩa là những giao dịch mà doanh nghiệp không thực hiện thường xuyên. Ví dụ, một doanh nghiệp khi mua nội thất văn phòng sẽ thực hiện PO tiêu chuẩn vì đây không phải là giao dịch diễn ra định kỳ do nội thất có thể được sử dụng trong thời gian dài.

Planned purchase order (PPO)

Planned purchase order (Đơn đặt hàng theo kế hoạch) là một loại đơn đặt hàng được sử dụng để xác định nhu cầu mua hàng trong tương lai dựa trên kế hoạch sản xuất hoặc dự án. Không giống như đơn đặt hàng thông thường, PPO không yêu cầu cung cấp thông tin về ngày giao hàng cụ thể. Thay vào đó, PPO chỉ xác định số lượng và thời gian ước tính cần mua hàng.

Blanket purchase order (BPO)

Blanket Purchase Order (Đơn đặt hàng thường xuyên) là một loại đơn đặt hàng đặc biệt bao gồm các thỏa thuận chung giữa người mua và người bán cho một loạt các giao dịch mua hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Thay vì tạo ra một đơn đặt hàng mới cho mỗi lần mua, BPO bao quát nhiều đơn đặt hàng nhỏ, đơn giản hóa quá trình mua hàng cho cả đôi bên.

Contract purchase order (CPO)

Contract Purchase Order (Đơn đặt hàng theo hợp đồng) là một loại đơn đặt hàng được phát hành dựa trên một hợp đồng dài hạn hoặc thỏa thuận giữa người mua và nhà cung cấp. Khác với 3 loại PO trước đó, CPO chỉ quy định các điều khoản và thỏa thuận giữa bên mua và bên bán và không bao gồm thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ. Những điều khoản này sẽ được áp dụng tự động cho các giao dịch phát sinh trong tương lai.

Quy trình sử dụng PO trong kinh doanh

Đơn đặt hàng chính thức hóa quy trình mua bán bằng cách nêu chi tiết yêu cầu của người mua về hàng hóa hoặc dịch vụ. Khi được người bán chấp nhận, PO sẽ trở thành một thỏa thuận có tính ràng buộc pháp lý. Quy trình mua bán sử dụng PO sẽ diễn ra với các bước sau:

1. Tạo đơn đặt hàng: Người mua xác định nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ và lập đơn đặt hàng, nêu chi tiết các thông tin như mô tả sản phẩm, số lượng và giá cả.
2. Gửi đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng sau khi tạo sẽ được bên mua gửi đến bên bán để xem xét.
3. Chấp nhận: Sau khi xem xét đơn đặt hàng, người bán có thể chấp nhận hoặc từ chối. Nếu được chấp nhận, bên bán sẽ gửi cho khách hàng một tài liệu xác nhận đơn đặt hàng. Việc xác nhận có nghĩa là bên bán đã đồng ý với các điều khoản, giá cả và ngày giao hàng.
4. Thực hiện đơn hàng: Người bán sau đó sẽ chuẩn bị đơn hàng và giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo các điều khoản được nêu trong PO.
5. Xuất hóa đơn thanh toán: Sau khi bên mua nhận đủ hàng hóa hoặc dịch vụ đã được thực hiện, nhà cung cấp xuất hóa đơn hoặc đề nghị thanh toán cho bên mua.
6. Thanh toán: Sau khi nhận được hóa đơn, bên mua tiến hành kiểm tra và đối chiếu lại thông tin. Nếu thông tin đã chính xác, bên mua thanh toán cho bên bán theo các điều khoản đã xác định trước.
7. Lưu trữ hồ sơ: Cả hai bên giữ lại bản sao của đơn đặt hàng để lưu trữ, hỗ trợ trong việc quản lý hàng tồn kho, kế toán tài chính và kiểm toán trong tương lai nếu cần.

Phân biệt PO và invoice

Trong kinh doanh, hai tài liệu quan trọng không thể thiếu là Purchase Order (PO) và Invoice (hóa đơn). Mặc dù cả hai chứng từ này đều liên quan đến giao dịch mua bán nhưng chúng có những đặc điểm khác nhau, cụ thể là ở 4 điểm sau:

• Người tạo: Đơn đặt hàng và hóa đơn được tạo bởi các bên khác nhau. Đơn đặt hàng được tạo bởi bên mua, trong khi đó hóa đơn được tạo bởi bên bán (nhà cung cấp).
• Nội dung yêu cầu: Nội dung trong đơn đặt hàng và hóa đơn có những điểm khác nhau. Nếu đơn hàng đặt hàng bao gồm cả các thông tin về điều khoản liên quan, hóa đơn chỉ phục vụ cho mục đích yêu cầu thanh toán.
• Thời điểm: Thông thường, đơn đặt hàng được tạo trước khi thực hiện giao dịch và hàng hóa chưa được vận chuyển. Trong khi đó hóa đơn được tạo khi giao dịch đã hoàn thành và bên mua đã nhận đủ hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Mục đích chính: Đơn đặt hàng giúp bên mua và bên bán theo dõi và quản lý hàng tồn kho. Trong khi đó hóa đơn là chứng từ quan trọng trong việc kê khai thuế và tính toán các khoản chi tiêu.

Tổng kết

Purchase Order (PO) là một công cụ chứng từ quan trọng trong quản lý quy trình thu mua và giao dịch thương mại. PO không chỉ giúp định hình và kiểm soát các yêu cầu mua hàng của doanh nghiệp mà còn đảm bảo tính chính xác trong các giao dịch giữa bên mua và bên bán.

Hy vọng bài viết của Miko Tech đã giúp bạn hiểu được PO là gì và quy trình sử dụng PO trong xuất nhập khẩu là gì. Đừng quên chia sẻ bài viết nếu hữu ích và hãy chờ đón những bài viết hấp dẫn khác nhé!