SOP Là Gì? Hướng Dẫn Cách Xây Dựng Quy Trình SOP Chuẩn

SOP là gì? SOP là một thuật ngữ quen thuộc trong quản lý doanh nghiệp, được sử dụng rộng rãi trong những lĩnh vực yêu cầu độ chính xác và nhất quán cao. Việc xây dựng và thực hiện theo SOP giúp các doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả làm việc. Trong bài viết sau, Miko Tech sẽ cùng bạn tìm hiểu về khái niệm này cũng như cách để xây dựng quy trình SOP hiệu quả.

SOP là gì?

SOP là viết tắt của Standard Operating Procedure (hay Quy trình thao tác chuẩn), là một quy trình bao gồm từng bước cụ thể để thực hiện một công việc nào đó trong doanh nghiệp.

Mục tiêu của quy trình SOP là đảm bảo rằng mọi hoạt động trong doanh nghiệp được diễn ra hiệu quả và tuân thủ theo quy định hoặc tiêu chuẩn. Đối với những doanh nghiệp hoạt động trong ngành có tiêu chuẩn đặc biệt hoặc những lĩnh vực đòi hỏi độ chính xác cao, SOP là vô cùng cần thiết. Nhờ có SOP, các doanh nghiệp này có thể thực hiện công việc một cách nhanh chóng và đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật với ngành.

Các định dạng quy trình SOP là gì

Quy trình thao tác chuẩn SOP có nhiều định dạng khác nhau, mỗi loại đều có ưu điểm riêng và phù hợp với các loại quy trình khác nhau. Ba dạng SOP phổ biến nhất bao gồm:

1. Định dạng từng bước (Step-by-step SOP)

Định dạng SOP từng bước là một loại quy trình SOP mà trong đó từng công đoạn, từng bước thực hiện một công việc được liệt kê một cách chi tiết, rõ ràng và tuần tự. Đây là một trong những định dạng SOP phổ biến nhất vì tính dễ hiểu và dễ thực hiện của nó. Các bước được trình bày theo một trình tự logic, từ bước đầu tiên đến bước cuối cùng. Các nhân viên có thể dễ dàng làm theo các hướng dẫn và thực hiện công việc chính xác hơn và hạn chế sai sót.

Tuy nhiên, khi xây dựng quy trình SOP theo định dạng từng bước, bạn cần phải mô tả quy trình sao cho đủ chi tiết nhưng không được làm các bước trở nên quá phức tạp. Lúc này, bạn cần phân biệt được đâu là những chi tiết quan trọng và đâu là những thông tin không cần thiết. Một quy trình với quá nhiều bước sẽ khiến người dùng chật vật để hoàn thành công việc và không mang lại hiệu quả.

2. Định dạng phân cấp (Hierachical SOP)

Định dạng SOP phân cấp là loại quy trình SOP mà trong đó các bước được sắp xếp theo một cấu trúc cấp bậc giống như biểu đồ cây. Mỗi bước trong quy trình có thể được chia nhỏ thành các bước con cụ thể hơn. Điều này giúp cho quy trình trở nên rõ ràng, dễ hiểu và dễ quản lý, đặc biệt là đối với những quy trình phức tạp.

SOP cấu trúc phân cấp là một công cụ quản lý vô cùng hiệu quả, đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp mà quy trình có độ phức tạp cao. SOP cấu trúc phân cấp giúp phân chia quy trình thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý và kiểm soát chất lượng. Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ đa dạng cũng có thể áp dụng SOP cấu trúc phân cấp cho các quy trình khác nhau, ví dụ như quy trình xử lý khiếu nại, quy trình chăm sóc khách hàng,…

3. Định dạng lưu đồ (Flowchart SOP)

Lưu đồ SOP là một định dạng trực quan, sử dụng các hình khối và mũi tên để minh họa các quy trình theo cách dễ nhìn, dễ hiểu. Đối với định dạng lưu đồ, người xem dễ dàng nắm bắt được toàn bộ quy trình mà không cần đọc nhiều văn bản. Việc trực quan hóa quy trình cũng giúp phát hiện các bước thiếu sót, các quy trình trùng lặp hoặc các vấn đề tiềm ẩn trong quy trình.

Flowchart SOP rất hữu ích cho các quy trình có nhiều quyết định hoặc lựa chọn, nơi người dùng cần phải thực hiện các hành động khác nhau dựa trên kết quả của mỗi bước. Lưu đồ SOP cũng dễ dàng điều chỉnh khi có thay đổi trong quy trình, chỉ cần sửa đổi hoặc thêm bớt các bước trong sơ đồ mà không cần thay đổi toàn bộ tài liệu.

Hướng dẫn xây dựng quy trình SOP

Với những doanh nghiệp mong muốn thúc đẩy hiệu quả và chất lượng trong công việc của nhân viên, việc phát triển quy trình SOP là vô cùng cần thiết. Các bước xây dựng quy trình SOP là gì? Sau đây là một hướng dẫn chung để giúp bạn xây dựng SOP hiệu quả và đầy đủ các thông tin cần thiết:

Bước 1: Xác định phạm vi và mục tiêu

Khi viết SOP, bạn cần nêu ra những mục tiêu mà nó hướng tới. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào việc mở rộng phạm vi quá mức và chắc chắn rằng tài liệu tập trung vào những nội dung quan trọng. Khi bạn tìm hiểu về SOP, chắc hẳn bạn đã có trong đầu một quy trình nào đó mà bạn cảm thấy cần được chuẩn hóa. Đó có thể là một quy trình thiếu nhất quán, thường xuyên chậm tiến độ hoặc cần có sự giám sát và tuân thủ chặt chẽ.

Bước 2: Phân chia quy trình

Bạn sẽ viết từng bước của quy trình SOP theo thứ tự từ tổng quát đến chi tiết. Đầu tiên, hãy khái quát hóa những giai đoạn cần thiết của quy trình, sau đó chia nhỏ thành từng bước. Khi xây dựng SOP, hãy sử dụng ngôn từ rõ ràng và ngắn gọn để đảm bảo người xem có thể hiểu được nhanh chóng. Ở mỗi bước, bạn nên nêu những tài liệu, công cụ hoặc phần mềm có thể giúp người xem hoàn thành từng bước.

Bước 3: Phân công vai trò và trách nhiệm

Việc phân công vai trò và trách nhiệm trong quy trình SOP là rất quan trọng. Mỗi người sẽ biết chính xác mình cần làm gì, tránh tình trạng chồng chéo công việc hoặc bỏ sót công việc. Khi mỗi người đều hiểu rõ vai trò của mình, họ sẽ có trách nhiệm cao hơn với kết quả công việc. Trong trường hợp có vấn đề, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng tìm ra nguồn gốc của vấn đề và tìm ra người chịu trách nhiệm dựa theo quy trình SOP.

Bước 4: Xem xét và đánh giá

Trước khi hoàn thiện, điều quan trọng là phải xem xét và chạy thử trong môi trường thực tế để xem quy trình SOP có hiệu quả hay không. Việc chạy thử có thể giúp phát hiện ra những khía cạnh cần cải thiện của quy trình SOP mà bạn không dự tính được khi viết. Những người sử dụng có thể đưa ra những phản hồi để cải thiện tài liệu sao cho dễ dùng hơn hoặc rõ ràng hơn.

Trong khi thử nghiệm SOP đang diễn ra, bạn có thể bắt đầu quá trình đánh giá lại. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bất kỳ chỉnh sửa nào cũng phải được thực hiện sau khi thử nghiệm hoàn tất. Bạn có thể bắt đầu đánh giá lại bằng cách đặt ra các câu hỏi sau:

• Điều gì hiệu quả?
• Điều gì không hiệu quả?
• Điểm yếu của SOP là gì?
• Điểm mạnh của SOP là gì?

Khi bạn đã có câu trả lời cho những câu hỏi trên, hãy thực hiện các sửa đổi hoặc chỉnh sửa SOP dựa trên kết quả thử nghiệm và góp ý của người dùng.

Bước 5: Triển khai và đào tạo

Sau khi đã chỉnh sửa quy trình SOP, hãy truyền đạt lại tài liệu này cho nhân viên thông qua thông báo nội bộ hoặc bộ phận nhân sự. Hãy yêu cầu các trưởng bộ phận chắc chắn rằng toàn bộ nhân viên đã nhận được tài liệu và tuân thủ quy trình mới này.

Không có quy trình SOP nào phù hợp mãi mãi mà các quy trình này cần được đánh giá, bổ sung định kỳ dựa theo những thay đổi thực tế. Do đó, doanh nghiệp cần xác định một khoảng thời gian nhất định để xem xét lại tính phù hợp của quy trình và tiến hành thay đổi nếu cần thiết.

Ứng dụng của quy trình SOP

Quy trình SOP được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau để đảm bảo hoạt động hiệu quả, nhất quán và tuân thủ các quy định. Ứng dụng của SOP trong một số ngành nghề cụ thể là:

Ngành Sản xuất

Ứng dụng của quy trình SOP là gì trong sản xuất? Đối với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Sản xuất, quy trình SOP hướng dẫn các bước sản xuất từ việc chuẩn bị nguyên liệu đến lắp ráp và kiểm tra chất lượng sản phẩm. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng của sản phẩm đầu ra và chuẩn hóa quy trình sản xuất. Ngoài ra, SOP cũng có thể được dùng để mô tả quy trình bảo trì và sửa chữa thiết bị.

Ngành Dược phẩm

Ngành dược phẩm có liên quan trực tiếp đến sức khỏe con người, vì vậy chất lượng sản phẩm cần phải được đảm bảo tuyệt đối. Các công ty dược phẩm chịu sự quản lý chặt chẽ bởi các quy định của nhà nước và phải đáp ứng được những tiêu chuẩn nhất định như GMP, GLP,… Việc xây dựng quy trình SOP sẽ giúp các doanh nghiệp dược chuẩn hóa quy trình nội bộ và giảm thiểu rủi ro hoặc sơ suất.

Ngành Y tế

Ngành y tế là một trong những lĩnh vực mà quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Những ứng dụng của SOP trong y tế chính là để quản lý quá trình điều trị và chăm sóc bệnh nhân, quản lý thuốc, quản lý rủi ro nhiễm khuẩn và xử lý tình huống khẩn cấp. Quy trình SOP sẽ hướng dẫn đội ngũ cán bộ y tế thực hiện các thủ thuật y tế đúng cách, phản ứng nhanh và đảm bảo bệnh nhân được điều trị hiệu quả.

Ngành Hàng không

Ngành hàng không là một trong những ngành công nghiệp có yêu cầu cao về độ chính xác và an toàn. SOP đảm bảo rằng mọi hoạt động từ kiểm soát không lưu, bảo trì máy bay đến phục vụ hành khách đều được thực hiện theo một quy trình chuẩn, giảm thiểu tối đa rủi ro. Ngành hàng không có rất nhiều quy định chặt chẽ, việc xây dựng quy trình SOP cũng sẽ giúp các hãng hàng không tuân thủ đầy đủ các quy định này.

Ngành Công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin là ngành thường xuyên sử dụng quy trình SOP nhằm đảm bảo đội nhóm hoạt động hiệu quả và duy trì sự ổn định cho các hệ thống quan trọng, Ví dụ, trong việc xử lý sự cố và hỗ trợ kỹ thuật, quy trình SOP sẽ giúp các nhân viên hiểu được các bước cần thuejc hiện khi hỗ trợ người dùng. Từ việc nhận yêu cầu hỗ trợ đến việc giải quyết vấn đề và theo dõi tình trạng sự cố, SOP giúp quá trình xử lý được trơn tru và thuận lợi hơn.

Tổng kết

Việc xây dựng một quy trình SOP chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hiệu quả trong các hoạt động mà còn giúp cải thiện chất lượng công việc và tuân thủ các quy định của pháp luật. Hy vọng bài viết trên của Miko Tech đã giúp bạn hiểu được SOP là gì, SOP là viết tắt của từ gì và những ứng dụng của SOP trong một số ngành nghề. Chúc bạn xây dựng SOP hiệu quả và đừng quên chia sẻ bài viết nếu hữu ích nhé!