Mô hình ERD quản lý bán hàng là một công cụ quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh và tiếp thị. Được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp bán lẻ, bán sỉ và thương mại điện tử, mô hình ERD (Entity-Relationship Diagram) giúp thiết lập một cấu trúc logic và hệ thống quản lý hiệu quả cho quy trình bán hàng. Bài viết sau của Miko Tech sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về mô hình ERD quản lý bán hàng từ A-Z.
Mô hình ERD quản lý bán hàng là gì?
Mô hình ERD là một loại sơ đồ quan hệ thực thể (ER Diagram) được áp dụng để thiết kế cơ sở dữ liệu. Sơ đồ ERD sử dụng nhiều biểu đồ để hình dung thông tin quan trọng về các thực thể chính trong hệ thống và mối quan hệ giữa chúng.
Sơ đồ quan hệ – thực thể (Entity-Relationship Diagram) là một loại sơ đồ minh họa cách mà các thực thể trong một hệ thống liên quan đến nhau. Sơ đồ ER thường được sử dụng để thiết kế hoặc gỡ lỗi cơ sở dữ liệu quan hệ trong các lĩnh vực như công nghệ phần mềm, hệ thống thông tin kinh doanh, giáo dục và nghiên cứu.
Lịch sử của mô hình ERD
Peter Chen (hay còn được gọi là Peter Pin-Shan Chen), giảng viên tại Đại học Carnegie Mellon ở Pittsburgh, được ghi nhận là người phát triển mô hình ER trong thiết kế cơ sở dữ liệu vào những năm 1970. Khi còn là trợ giảng tại Trường Quản lý Sloan của MIT, ông đã xuất bản một bài báo mang tên “Mô hình ER: Tiến tới một cách nhìn thống nhất về dữ liệu” vào năm 1976.
Theo bối cảnh rộng hơn, việc mô tả mối quan hệ giữa các thực thể đã tồn tại ít nhất từ thời Hy Lạp cổ đại với tác phẩm của Aristotle, Socrates và Plato. Ví dụ, trong tác phẩm “Categories” và “Metaphysics”, Aristotle phân tích các mối quan hệ giữa các loại (categories) khác nhau của thực thể như chủ thể và khách thể, nguyên nhân và kết quả, bản chất và thuộc tính.
Đến những năm 1960 và 1970, Charles Bachman và A.P.G. Brown đã nghiên cứu về những tiền thân của mô hình ER. Bachman đã phát triển một loại Sơ đồ Cấu trúc Dữ liệu và đặt tên là Sơ đồ Bachman. Brown đã xuất bản các công trình ứng dụng trên mô hình hệ thống thực tế và James Martin cải tiến thêm cho ERD.
Vai trò của mô hình ERD
Biểu đồ ER là một công cụ hữu ích trong nhiều tình huống xảy ra suốt vòng đời của hệ thống, đặc biệt là khi thiết kế mô hình dữ liệu và cơ sở dữ liệu. Mô hình ERD chủ yếu được sử dụng cho các mục đích như:
- Thu thập yêu cầu cho hệ thống mới: Khi phát triển một hệ thống mới, biểu đồ ER có thể hỗ trợ để giúp chúng ta hiểu được những yêu cầu về hệ thống. Biểu đồ cung cấp một cách thức rõ ràng và ngắn gọn để biểu diễn các thực thể khác nhau trong hệ thống, thuộc tính của chúng và mối quan hệ giữa chúng.
- Giao tiếp với người kinh doanh: Biểu đồ thường dễ hiểu hơn văn bản, do đó mô hình ERD quản lý bán hàng là một công cụ hữu ích để giải thích các thiết kế cơ sở dữ liệu phức tạp cho các bên liên quan không có chuyên môn về kỹ thuật. Nhờ có mô hình trực quan này, người xem có cái nhìn tổng quan về hệ thống bất kể trình độ kỹ thuật.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu mới: Biểu đồ ER rất cần thiết trong giai đoạn đầu khi thiết kế cơ sở dữ liệu mới. Với một mô hình trực quan, bạn có thể cấu trúc cơ sở dữ liệu một cách chính xác, đảm bảo rằng tất cả dữ liệu được biểu diễn chính xác và mối quan hệ giữa các thực thể được xác định đúng.
- Gỡ lỗi cơ sở dữ liệu: Nếu bạn gặp vấn đề với cơ sở dữ liệu, biểu đồ ER có thể giúp bạn xác định nguồn gốc của vấn đề. Hình thức biểu diễn trực quan của cơ sở dữ liệu giúp bạn hiểu hơn về cấu trúc của cơ sở dữ liệu và cách mà các thành phần tương tác với nhau. Do đó, việc xác định và xử lý các lỗi trở nên dễ dàng hơn.
- Lưu trữ thông tin về cơ sở dữ liệu hiện tại: Mô hình ERD có thể đóng vai trò như một công cụ giúp lưu trữ thông tin về cơ sở dữ liệu hiện có. Điều này đặc biệt hữu ích trong tường hợp có thành viên mới trong nhóm hoặc dùng để tham khảo trong quá trình nâng cấp hoặc sửa đổi hệ thống.
Các loại mô hình ERD là gì?
Biểu đồ ER có thể được phân loại thành ba loại dựa trên mức độ trừu tượng: khái niệm, logic và vật lý. Mỗi loại biểu đồ phục vụ cho một mục đích riêng, biểu diễn dữ liệu và mối quan hệ từ các góc độ khác nhau, ở các giai đoạn khác nhau và dành cho các đối tượng khác nhau.
Biểu đồ ER khái niệm (Conceptual ER Diagrams)
Đây là loại biểu đồ ER cung cấp cái nhìn tổng quát về hệ thống, tập trung vào các thực thể, mối quan hệ giữa các thực thể và những ràng buộc ảnh hưởng đến chúng. Biểu đồ ER khái niệm thường được sử dụng trong giai đoạn đầu khi thiết kế cơ sở dữ liệu để thiết lập cấu trúc cơ bản của cơ sở dữ liệu và giao tiếp với các bên liên quan. Biểu đồ ER khái niệm thường không bao gồm thông tin chi tiết về thuộc tính hay cách dữ liệu được lưu trữ.
Biểu đồ ER logic (Logical ER Diagrams)
Biểu đồ ER logic cung cấp cái nhìn chi tiết hơn về hệ thống. Loại biểu đồ này bao gồm thông tin về các thực thể, thuộc tính, mối quan hệ và các ràng buộc quan trọng. Thay vì tập trung vào cách dữ liệu được lưu trữ thì biểu đồ ER logic tập trung vào việc biểu diễn các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ giữa chúng. Loại biểu đồ này thường được sử dụng để mô hình hóa dữ liệu và thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu.
Biểu đồ ER vật lý (Physical ER Diagrams)
Biểu đồ ER vật lý cung cấp cho người xem cái nhìn chi tiết nhất về hệ thống. Loại biểu đồ này sẽ bao gồm các chi tiết cụ thể về cách dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Chúng xem xét các yêu cầu cụ thể của hệ thống cơ sở dữ liệu đang được sử dụng, chẳng hạn như cấu trúc bảng, kiểu dữ liệu, khóa chính – khóa ngoại và các yếu tố khác của cơ sở dữ liệu. Biểu đồ ERD vật lý được sử dụng để biểu diễn thực tế cơ sở dữ liệu.
Các thành phần trong mô hình ERD
Một biểu đồ ERD bao gồm nhiều yếu tố khác nhau bao gồm:
Entity: Thực thể
Thực thể là một đối tượng có thể xác định được như người, đồ vật, khái niệm, sự kiện,… mà bạn muốn lưu trữ dữ liệu. Ví dụ: khách hàng, sinh viên, xe hơi, sản phẩm, các bộ phận trong công ty,… Thực thể sẽ được biểu diễn bằng hình chữ nhật trong biểu đồ. Ngoài ra, một số khái niệm khác liên quan đến thực thể là:
- Loại thực thể (Entity type): Một nhóm các đối tượng xác định được, chẳng hạn như sinh viên hoặc vận động viên. Khác với thực thể, loại thực thể là nhóm khái niệm chung chung hơn.
- Bộ thực thể (Entity set): Tương tự như loại thực thể, nhưng được xác định tại một thời điểm cụ thể. Chẳng hạn như sinh viên đăng ký học lớp vào ngày đầu tiên, xe hơi hiện đang đăng ký ở Florida, khách hàng đã mua hàng trong tháng trước,…
- Weak Entity (Thực thể yếu): Đại diện cho một thực thể không có định danh duy nhất mà phụ thuộc vào thực thể khác để xác định nó. Thực thể yếu thường có mối quan hệ 1:1 với thực thể mạnh (strong entity). Ví dụ, trong một mô hình ERD quản lý bán hàng, thực thể “Chi tiết đơn hàng” là một thực thể yếu phụ thuộc vào thực thể “Đơn hàng”.
- Entity Categories (Danh mục thực thể): Đây là một khái niệm cho phép phân loại các thực thể thành các nhóm dựa trên các đặc điểm chung. Ví dụ, trong một hệ thống quản lý trường học, các danh mục thực thể có thể bao gồm “Sinh viên”, “Giảng viên” và “Môn học”.
Attribute: Thuộc tính
Attribute đại diện cho các thông tin cụ thể về một thực thể. Mỗi thực thể có thể có một hoặc nhiều thuộc tính khác nhau. Ví dụ, thuộc tính của thực thể “Sinh viên” có thể bao gồm “Họ và tên”, “Ngày sinh” và “Địa chỉ”. Trong biểu đồ ER, thuộc tính thường được biểu diễn bằng hình tròn hoặc hình oval. Có một số khái niệm liên quan đến thuộc tính (attribute) trong mô hình ERD:
- Composite Attribute (Thuộc tính phức tạp): Đây là một thuộc tính được tạo thành từ nhiều thành phần nhỏ hơn. Một thuộc tính phức tạp có thể được phân chia thành các thành phần riêng biệt với ý nghĩa riêng. Ví dụ, thuộc tính “Địa chỉ” có thể được phân chia thành “Số nhà”, “Đường”, “Thành phố” và “Quốc gia”.
- Derived Attribute (Thuộc tính suy dẫn): Đây là một thuộc tính được tính toán từ các thuộc tính khác trong cơ sở dữ liệu. Giá trị của thuộc tính suy dẫn không được lưu trữ trực tiếp, mà được tính toán dựa trên các thuộc tính khác. Ví dụ, trong một hệ thống quản lý sinh viên, tuổi của sinh viên có thể được suy dẫn từ ngày sinh của sinh viên.
- Multivalued Attribute (Thuộc tính đa giá trị): Đây là một thuộc tính có thể có nhiều giá trị cho mỗi thực thể. Thuộc tính đa giá trị thường được biểu diễn bằng một tập hợp hoặc danh sách các giá trị. Ví dụ, thuộc tính “Sở thích” của thực thể “Sinh viên” có thể chứa nhiều giá trị như “Thể thao”, “Du lịch”, và “Âm nhạc”.
Relationship: Quan hệ
Các thực thể trong biểu đồ ER có thể tương tác hoặc liên kết với nhau theo nhiều cách. Hãy hình dung về các mối quan hệ như những động từ. Ví dụ, một sinh viên có thể đăng ký vào một khóa học. Trong trường hợp này, hai thực thể là sinh viên và khóa học, mối quan hệ giữa chúng là hành động “đăng ký” kết nối hai thực thể ấy với nhau. Các mối quan hệ thường được biểu diễn bằng hình thoi hoặc ghi trực tiếp trên đường nối.
Cardinality: Số phần tử
Cardinality là một thuộc tính quan trọng để mô tả mối quan hệ giữa các thực thể. Nó xác định số lượng thực thể trong mỗi bên của một mối quan hệ. Ba mối quan hệ chính bao gồm 1:1, 1:N (One-to-Many) và M:N (Many-to-Many).
- One-to-One (1:1): Một thực thể từ bên này chỉ có một thực thể tương ứng ở bên kia. Ví dụ, trong một hệ thống quản lý người dùng, mỗi người dùng chỉ có một tài khoản duy nhất và mỗi tài khoản chỉ thuộc về một người dùng duy nhất.
- One-to-Many (1:N): Một thực thể từ bên này có thể có nhiều thực thể tương ứng trong bên kia. Ví dụ, một giảng viên có thể dạy nhiều khóa học, trong khi mỗi khóa học chỉ có một giảng viên.
- Many-to-Many (M:N): Một thực thể từ bên này có thể có nhiều thực thể tương ứng trong bên kia và ngược lại. Ví dụ, trong một hệ thống quản lý sách và tác giả, một tác giả có thể viết nhiều sách, và một cuốn sách có thể có nhiều tác giả.
Cách vẽ mô hình ERD quản lý bán hàng
Trước khi bắt đầu vẽ biểu đồ ER, việc thu thập các yêu cầu và xác định các thực thể liên quan là vô cùng quan trọng. Giai đoạn chuẩn bị này là nền tảng để tạo ra một biểu đồ ER toàn diện và hiệu quả. Ở giai đoạn này, bạn cần hiểu rõ mục tiêu của dự án và thu thập tất cả dữ liệu cần thiết. Tiếp theo, hãy cùng đi sâu vào các bước vẽ mô hình ERD quản lý bán hàng:
Bước 1: Xác định các thực thể
Hãy bắt đầu bằng cách xác định các thực thể chính trong hệ thống của bạn. Thực thể là các đối tượng hoặc khái niệm có dữ liệu cần được lưu trữ. Ví dụ: trong cơ sở dữ liệu của một hệ thống quản lý bán hàng, các thực thể có thể bao gồm “Khách hàng”, “Đơn hàng”, “Nhân viên”, “Sản phẩm”,…
Bước 2: Thiết lập các mối quan hệ
Thiết lập mối quan hệ giữa các thực thể là một khía cạnh quan trọng của mô hình ERD quản lý bán hàng. Mối quan hệ xác định cách các thực thể được kết nối hoặc liên kết với nhau. Ví dụ về quan hệ loại 1:1 là một khách hàng có thể đặt nhiều đơn hàng nhưng mỗi đơn hàng chỉ liên kết với một khách hàng.
Có nhiều loại quan hệ khác như 1:N hay M:N. Ví dụ về 1:N là một nhân viên có thể xử lý nhiều đơn hàng, nhưng một đơn hàng chỉ được xử lý bởi một nhân viên. Hay với quan hệ M:N là một loại sản phẩm có thể được mua bởi nhiều khách hàng và một khách hàng có thể mua nhiều sản phẩm.
Bước 3: Thêm thuộc tính
Thuộc tính cung cấp thêm thông tin bổ sung về các thực thể. Chẳng hạn, đối với thực thể “Khách hàng”, bạn có thể thêm các thuộc tính như “Tên”, “Tuổi”, “Số điện thoại”, “Địa chỉ”. Hay với thực thể là “Đơn hàng”, bạn có thể thêm các thuộc tính như “Mã vận đơn”, “Ngày đặt hàng”, “Ngày giao hàng”, “Sản phẩm”, “Số lượng sản phẩm”,….
Bước 4: Tinh chỉnh biểu đồ
Trong bước cuối cùng, chúng ta tập trung vào việc tinh chỉnh biểu đồ ER sao cho rõ ràng và dễ đọc hơn. Hãy sắp xếp các thực thể và mối quan hệ theo cách hợp lý và trực quan. Bạn cần đảm bảo rằng biểu đồ của bạn truyền đạt hiệu quả các mối quan hệ giữa các thực thể. Sau cùng, hãy chia sẻ nó với các bên liên quan và để xem phản hồi của họ.
Tổng kết
Bài viết trên đã giải thích cho bạn mô hình ERD quản lý bán hàng là gì và những ứng dụng của nó trong thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu. Với các biểu đồ ERD, người xem có thể dễ dàng hiểu được cách vận hành của hệ thống dù không có nhiều chuyên môn kỹ thuật. Hy vọng bài viết trên của Miko Tech đã giải đáp những thắc mắc liên quan đến ERD của bạn, đừng quên chia sẻ và đón chờ những nội dung hay ho vào ngày mai nhé!
Ý Nhi tốt nghiệp Đại học Kinh tế TP.HCM và có hơn 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sáng tạo nội dung. Trong quá trình làm việc, Ý Nhi có kinh nghiệm sáng tạo nội dung trong nhiều lĩnh vực như công nghệ, thể thao điện tử, marketing, SEO,…
