Website brief chính là bản kế hoạch giúp chủ doanh nghiệp, nhà thiết kế và đội ngũ phát triển có cùng tầm nhìn về mục tiêu, cấu trúc và chức năng của trang web. Bài viết này, Miko Tech sẽ giúp bạn hiểu rõ website brief là gì, đảm bảo mọi bên liên quan đều hiểu rõ yêu cầu, giúp dự án website được thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và đạt kết quả như mong đợi.
Website brief là gì?
Website brief là tài liệu tóm tắt toàn bộ thông tin cần thiết cho một dự án website, từ mục tiêu kinh doanh, đối tượng người dùng, cấu trúc nội dung, chức năng kỹ thuật cho đến ngân sách và tiến độ.
Có thể coi website brief như một “bản thiết kế” ở cấp chiến lược. Nó giúp tất cả các bên liên quan, chủ doanh nghiệp, đội thiết kế, lập trình viên, copywriter và marketer hiểu rõ yêu cầu và tránh sai lệch khi triển khai.
Mục tiêu khi tạo website brief
Trước khi bắt tay vào thiết kế hoặc phát triển website, việc có được một website brief rõ ràng là vô cùng quan trọng vì:
Định hướng mục tiêu rõ ràng
Ngay từ đầu, brief sẽ làm rõ các mục tiêu cốt lõi mà doanh nghiệp muốn đạt được:
- Tập trung tăng doanh số bán hàng trực tuyến
- Xây dựng và củng cố hình ảnh thương hiệu
- Thu thập dữ liệu khách hàng phục vụ cho các chiến dịch marketing dài hạn
- Hay kết hợp nhiều mục tiêu trong cùng một dự án.
Việc làm rõ ngay từ đầu những gì website cần đạt được giúp đội ngũ thiết kế, lập trình và marketing phát triển nội dung, tính năng và cấu trúc trang web theo đúng hướng, hạn chế rủi ro và đảm bảo mọi nỗ lực đều phục vụ cho chiến lược kinh doanh tổng thể.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Một website brief được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí trong suốt quá trình triển khai. Khi các yêu cầu về thiết kế giao diện, chức năng, nội dung và ngân sách đã được đặt ra cụ thể, các bên liên quan sẽ tránh được tình trạng phải chỉnh sửa nhiều lần, phát sinh hạng mục không cần thiết hoặc phải làm lại từ đầu.
Về lâu dài, một brief rõ ràng chính là chìa khóa để cân bằng giữa chất lượng và ngân sách của toàn dự án.
Đồng bộ giữa các bên liên quan
Nếu không có một tài liệu định hướng thống nhất, mỗi bên có thể hiểu mục tiêu theo một cách khác nhau, dẫn đến mâu thuẫn trong quá trình thực hiện.
Website brief giúp tất cả các bên cùng chia sẻ một bức tranh toàn cảnh và chi tiết: từ phong cách thiết kế, chức năng chính, cho đến các yêu cầu kỹ thuật,… qua đó giảm sai sót và tăng hiệu quả hợp tác.
Tối ưu SEO và trải nghiệm người dùng
Doanh nghiệp có thể đưa ra kế hoạch chi tiết về cấu trúc nội dung, từ khóa SEO, đường dẫn URL,… cũng như các yếu tố quan trọng cho trải nghiệm người dùng như tốc độ tải trang, khả năng hiển thị trên thiết bị di động và luồng chuyển đổi (conversion funnel), từ đó giúp đội ngũ phát triển website với bố cục hợp lý, điều hướng trực quan và chuẩn SEO ngay từ đầu.
Hướng dẫn chi tiết tạo website brief chuyên nghiệp
Dưới đây là quy trình 6 bước giúp bạn tự tin lập được một website brief hoàn chỉnh.
Bước 1: Tóm tắt thông tin giới thiệu công ty
Trước hết, hãy xác định các mục thông tin giới thiệu mà công ty – doanh nghiệp muốn cung cấp cho khách hàng. Để có ý tưởng rõ ràng, bạn có thể tham khảo các website của đối thủ hoặc những mẫu thiết kế yêu thích.
Cụ thể, một công ty nên chuẩn bị đầy đủ các thông tin sau để giới thiệu trên website:
- Lịch sử hình thành và phát triển: Trình bày quá trình ra đời và chặng đường phát triển của doanh nghiệp từ khi thành lập cho đến hiện tại.
- Sứ mệnh và giá trị cốt lõi: Giải thích rõ lý do tồn tại, định hướng phát triển và những giá trị mà doanh nghiệp đang theo đuổi.
- Đội ngũ nhân sự chủ chốt: Giới thiệu các cá nhân quan trọng hoặc tập thể giữ vai trò lãnh đạo, cùng với kinh nghiệm, chuyên môn và đóng góp tiêu biểu của họ, qua đó thể hiện sức mạnh nội bộ và uy tín của công ty.
- Dự án, sản phẩm và dịch vụ: Tổng quan về các dự án đã thực hiện, sản phẩm và dịch vụ đang cung cấp, kèm theo những thành công nổi bật hoặc các giải thưởng đã đạt được.
- Phản hồi từ khách hàng: Cung cấp các đánh giá, nhận xét hoặc câu chuyện trải nghiệm từ khách hàng cũ, giúp tạo dựng niềm tin và khẳng định uy tín thương hiệu.
Việc cung cấp những nội dung chi tiết và giàu thông tin này không chỉ giúp khách hàng hiểu rõ hơn về doanh nghiệp mà còn biến trang “Về chúng tôi” thành điểm nhấn hấp dẫn, gia tăng mức độ tin cậy và thu hút người truy cập.
Bước 2: Nhận diện trọng tâm và giá trị của website
Trong quá trình xây dựng website brief, bước quan trọng hàng đầu là xác định rõ mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được thông qua việc thiết kế trang web. Điều này giúp bạn quyết định nên chỉnh sửa từ một mẫu sẵn có hay thiết kế hoàn toàn mới, đồng thời giúp đơn vị thiết kế hoặc agency triển khai giải pháp phù hợp với định hướng kinh doanh.
Thông thường, khách hàng mong muốn website của mình mang lại nhiều giá trị cụ thể như nâng cao mức độ nhận diện thương hiệu, mở rộng tệp khách hàng tiềm năng, gia tăng số lượng người đăng ký và doanh số bán hàng.
Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp hướng đến mục tiêu xây dựng website trở thành nguồn thông tin đáng tin cậy thông qua blog, tài liệu hoặc các khóa học trực tuyến. Nhiều đơn vị khác lại coi trọng việc nâng cao sự hiện diện trực tuyến với một trang web thân thiện, dễ tiếp cận và hỗ trợ khách hàng hiệu quả.
Định hình rõ các mục tiêu này ngay từ đầu giúp toàn bộ dự án được triển khai chính xác, tiết kiệm thời gian và đảm bảo website thành phẩm thực sự phục vụ cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Bước 3: Phân tích đối tượng chính của website
Khi xây dựng website brief, bạn cần khoanh vùng rõ đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp muốn tiếp cận và phục vụ. Việc cung cấp thông tin chi tiết về nhóm khách hàng mục tiêu sẽ giúp đội ngũ thiết kế chọn phong cách, bố cục và tính năng phù hợp, nhờ đó website truyền tải thông điệp hiệu quả hơn.
- Website phục vụ mô hình B2B: nên sử dụng phong cách thiết kế nên nghiêm túc, chuyên nghiệp, ưu tiên bố cục rõ ràng, thông tin sản phẩm dịch vụ chi tiết và các tính năng hỗ trợ giao dịch lớn như báo giá, đặt hàng số lượng, quản lý tài khoản.
- Website bán hàng B2C: cần mang màu sắc sinh động, trực quan, nhấn mạnh trải nghiệm mua sắm nhanh, hình ảnh sản phẩm bắt mắt và các tiện ích như giỏ hàng, khuyến mãi, thanh toán trực tuyến linh hoạt để tạo cảm giác hấp dẫn và thúc đẩy quyết định mua ngay.
Ngoài ra, những yêu cầu đặc biệt về trải nghiệm người dùng như thao tác nhanh trên di động, tính năng tương tác trực tiếp hoặc công cụ tra cứu cũng cần được đề cập. Cuối cùng, hãy cân nhắc các giải pháp thu hút và giữ chân khách hàng như giao diện hấp dẫn, nội dung hữu ích và công cụ chăm sóc khách hàng tự động.
Bằng việc phân tích và cung cấp các thông tin nói trên, doanh nghiệp sẽ giúp đơn vị thiết kế xây dựng được một trang web thực sự phù hợp với mong đợi của khách hàng mục tiêu, vừa tối ưu trải nghiệm sử dụng lại vừa nâng cao hiệu quả tiếp thị.
Bước 4: Lập sơ đồ trang (sitemap)
Ở bước này, bạn cần phác thảo cấu trúc tổng thể của trang để định hình nội dung và điều hướng rõ ràng, đồng thời ưu tiên trải nghiệm người dùng và các tiêu chuẩn SEO.
| Tên Trang | Mô Tả |
| Trang chủ (Homepage) | Bộ mặt tổng quan của website, hiển thị những thông tin quan trọng nhất về doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ chính. |
| Về chúng tôi (About Us) | Trình bày lịch sử hình thành, giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh và những thành tựu nổi bật của doanh nghiệp. |
| Sản phẩm / Dịch vụ (Products / Services) | Tập hợp đầy đủ các sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. |
| Blog / Tin tức (Blog / News) | Chia sẻ kiến thức chuyên môn, cập nhật thông tin mới nhất và đăng tải các bài viết liên quan đến lĩnh vực kinh doanh. |
| Liên hệ (Contact) | Cung cấp thông tin để khách hàng hoặc đối tác kết nối với doanh nghiệp, bao gồm địa chỉ, số điện thoại, email và biểu mẫu trực tuyến. |
| Tin tức khuyến mãi (Promotions) | Không gian dành riêng cho các chương trình khuyến mãi, ưu đãi đặc biệt hoặc sự kiện bán hàng, thu hút sự chú ý và thúc đẩy doanh số. |
| Tài nguyên (Resources) | Cung cấp tài liệu như hướng dẫn sử dụng, bài viết chuyên môn hoặc nguồn học tập, giúp khách hàng khai thác tối đa giá trị sản phẩm, dịch vụ. |
| Hỗ trợ (Support) | Tập hợp các tài liệu giải đáp thắc mắc, hướng dẫn khắc phục sự cố, FAQ hoặc hệ thống chat trực tuyến,… |
| Trang Chính sách và Điều khoản (Policy and Terms) | Trình bày các quy định, chính sách sử dụng website, quyền riêng tư và bảo mật thông tin. |
Bước 5: Đề ra yêu cầu kỹ thuật và thiết kế
Sau khi đã làm rõ các thông tin quan trọng về doanh nghiệp, đây là lúc mà bạn cùng đơn vị thiết kế đặt ra các yêu cầu về mặt chức năng và thiết kế cho website.
Các tính năng cần có của website
Tùy lĩnh vực kinh doanh và mục tiêu mà website hướng đến, bạn sẽ tập trung vào những tính năng phù hợp. Chẳng hạn, nếu mục tiêu chính là bán hàng và tăng doanh số, website thương mại điện tử cần được trang bị các chức năng thiết yếu như:
- Tạo tài khoản cho người dùng để quản lý thông tin cá nhân và đơn hàng
- Giỏ hàng cùng danh sách sản phẩm hiển thị rõ ràng, dễ thao tác
- Bộ lọc thông minh giúp tìm kiếm nhanh sản phẩm
- Cổng thanh toán an toàn, hỗ trợ nhiều phương thức
- Công cụ áp mã giảm giá hoặc khuyến mãi
Thông thường, các tính năng trên sẽ được đơn vị thiết kế hoặc agency triển khai đầy đủ. Tuy nhiên, để tránh thiếu sót hoặc phải phát sinh chi phí bổ sung về sau, doanh nghiệp nên chủ động rà soát, tìm hiểu trước những giải pháp và tiện ích có thể xuất hiện trên website của mình.
Yêu cầu thiết kế giao diện
Ở phần này, bạn sẽ mô tả chi tiết cho đơn vị thiết kế về phong cách và giao diện mà mình mong muốn cho website, đặc biệt là các yếu tố liên quan đến thẩm mỹ và thiết kế.
- Màu sắc: Hãy chỉ rõ bảng màu mà bạn muốn sử dụng, có thể là tông màu đặc trưng của thương hiệu hoặc sự kết hợp theo sở thích cá nhân, nhưng cần bảo đảm phản ánh đúng hình ảnh, lĩnh vực và thông điệp của doanh nghiệp.
- Nguyên tắc xây dựng thương hiệu: Trình bày các yêu cầu về hình ảnh thương hiệu mà bạn muốn xuyên suốt trên website, chẳng hạn cách dùng logo, kiểu chữ, bố cục và phong cách nội dung.
Khi bạn có định hướng rõ ràng về màu sắc, phong cách và cách thể hiện thương hiệu trên website, quá trình trao đổi với đơn vị thiết kế sẽ thuận lợi hơn, từ đó đảm bảo sản phẩm cuối cùng đúng với mong đợi và mục tiêu ban đầu.
Bước 6: Lập kế hoạch ngân sách và thời gian
Sau khi đã làm rõ mục tiêu và các yêu cầu kỹ thuật, cần chia toàn bộ dự án thành các giai đoạn cụ thể như thiết kế giao diện, lập trình chức năng, nhập dữ liệu và kiểm thử.
Ở mỗi giai đoạn sẽ ước tính chi phí chi tiết, quy định nguồn lực nhân sự và thời gian thực hiện. Việc lập kế hoạch tài chính và tiến độ rõ ràng không chỉ giúp dễ dàng quản lý và theo dõi mà còn hạn chế rủi ro phát sinh chi phí, đảm bảo dự án được triển khai đúng hạn và đạt chất lượng mong muốn.
Bước 7: Dịch vụ hỗ trợ và hậu mãi website
Dưới đây là những dịch vụ hỗ trợ quan trọng nên được đưa vào bản brief.
- Đăng ký tên miền: Nếu doanh nghiệp chưa có tên miền, hãy đề nghị agency tư vấn và hỗ trợ đăng ký địa chỉ tên miền phù hợp với thương hiệu và mục tiêu kinh doanh.
- Bảo mật website: Để bảo vệ dữ liệu người dùng và thông tin doanh nghiệp, nên yêu cầu tích hợp chứng chỉ SSL nhằm mã hóa kết nối giữa máy chủ và trình duyệt, đồng thời tăng cường độ an toàn khi truyền tải dữ liệu.
- Kế hoạch bảo trì website: Một trang web cần được duy trì và cập nhật thường xuyên để hoạt động ổn định.
- Lưu trữ website: Chọn dịch vụ hosting chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu truy cập của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, bạn nên yêu cầu giải pháp sao lưu dữ liệu tự động và định kỳ để phòng tránh mất mát thông tin quan trọng, đồng thời đảm bảo khả năng khôi phục nhanh khi xảy ra sự cố.
- Quản trị website: Nếu không có nhân sự chuyên trách hoặc thời gian theo dõi, doanh nghiệp có thể đề nghị agency đảm nhận việc quản trị ban đầu, bao gồm cập nhật nội dung, đăng tải bài viết chất lượng và kiểm tra bảo mật.
Bước 8: Rà soát và chốt bản website brief
Ở giai đoạn cuối cùng, hãy dành thời gian kiểm tra cẩn thận toàn bộ thông tin trong bản brief, từ mục tiêu, nội dung, cấu trúc trang đến các yêu cầu thiết kế và kỹ thuật.
Tiếp đó, thảo luận và thống nhất với tất cả các bên liên quan, bao gồm đội ngũ nội bộ và agency thiết kế, để đảm bảo mọi chi tiết đã chính xác và không còn mâu thuẫn. Sau khi hoàn thiện, cần xác nhận bản brief bằng văn bản chính thức.
Đây sẽ là tài liệu nền tảng, đóng vai trò định hướng và là căn cứ quan trọng cho toàn bộ quá trình thiết kế, lập trình và vận hành website.
Kết luận
Website brief không chỉ là bản kế hoạch định hướng cho việc thiết kế và phát triển website, mà còn là tài liệu chiến lược giúp doanh nghiệp và đơn vị thiết kế phối hợp hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết, Miko Tech hy vọng rằng bạn có thể tự tin xây dựng một website brief chuyên nghiệp, tạo nền tảng vững chắc để triển khai một trang web chuẩn SEO, thân thiện với người dùng và phù hợp với định hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
MikoTech.vn chuyên thực hiện các dự án Marketing tổng thể, dịch vụ thiết kế và quản trị Website trong và ngoài nước cho doanh nghiệp. Thiết kế giao diện trang web tĩnh và động.
