Proposal Là Gì? Chi Tiết 8 Bước Viết Proposal Hiệu Quả

Proposal là gì? Trước khi bắt đầu một dự án, việc viết proposal là rất quan trọng để thuyết phục các bên liên quan về tính khả thi của dự án đó. Trong bài viết sau, Miko Tech sẽ giải thích cho bạn về proposal cũng như những bước để viết được một bản proposal hiệu quả.

Proposal là gì?

Proposal (đề xuất) là một tài liệu được viết nhằm mục đích trình bày ý tưởng về một dự án đến khách hàng tiềm năng, nhà đầu tư, đối tác hoặc cấp trên.

Thông thường, người nhận sẽ xem xét đề xuất này để hiểu rõ quá trình triển khai dự án sẽ như thế nào và đánh giá tính khả thi của dự án. Mục tiêu của proposal là thuyết phục người đọc tin tưởng vào giá trị của đề xuất và đồng ý hợp tác, đầu tư hoặc tài trợ cho dự án đó. Sau khi đề xuất được duyệt, công ty sẽ triển khai dự án và đảm bảo hoàn thành dự án đúng như thời hạn đặt ra.

Những nội dung cần có trong proposal

Nếu đề xuất được trình bày tốt, bạn có thể thu hút được người đọc và đồng thời thể hiện được trình độ chuyên môn của mình. Vậy các nội dung quan trọng cần có trong proposal là gì?

• Trang bìa: Một trang bìa chuyên nghiệp và gọn gàng sẽ giúp tạo ấn tượng tốt với người nhận, chẳng hạn như khách hàng tiềm năng. Trên trang bìa nên bao gồm những thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, logo, tiêu đề, tên khách hàng và ngày hiện tại.
• Tóm tắt tổng quát (Giới thiệu): Phần tóm tắt tổng quát sẽ giới thiệu cho khách hàng biết bạn là ai, bạn có thể cung cấp cho họ những gì và mục đích bạn viết proposal là gì.
• Mục tiêu của đề xuất: Giải thích những lợi ích mà khách hàng, nhà đầu tư hoặc đối tác sẽ nhận được nếu họ chấp nhận proposal của bạn. Hãy phân tích chi tiết các lợi ích kinh tế hoặc lợi ích vô hình khác mà khách hàng sẽ nhận được.
• Kế hoạch thực hiện: Đây là phần quan trọng nhất của đề xuất, trình bày giải pháp mà bạn đưa ra cho khách hàng dựa trên những nghiên cứu và phân tích hợp lý. Kế hoạch có thể được chia thành nhiều giai đoạn, nếu dự án quá lớn thì bạn nên viết proposal cho từng giai đoạn.
• Mốc thời gian: Thời hạn là một nội dung quan trọng cho mọi dự án. Khách hàng cần biết rằng họ có thể đạt được mục tiêu sau bao lâu. Ngoài ra, nếu dự án có nhiều giai đoạn thì thời hạn cho mỗi giai đoạn cũng cần được tính toán.
• Ngân sách: Trong phần này, bạn sẽ trình bày những khoản chi cần thiết cho dự án. Tốt nhất, bạn nên tính đến cả những khoản chi phí có thể phát sinh để khách hàng tính toán khả năng tài chính của mình.
• Rủi ro và phòng ngừa: Đánh giá các rủi ro tiềm năng trong quá trình thực hiện dự án và đề xuất các biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu rủi ro.
• Điều khoản và thỏa thuận: Điều khoản và thỏa thuận bảo vệ quyền lợi của cả hai bên bằng cách đặt ra các điều kiện và ràng buộc pháp lý. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và tranh chấp pháp lý trong quá trình triển khai dự án.

8 bước viết proposal hiệu quả

Proposal của bạn cần có sức thuyết phục nhưng không nên quá chi tiết. Nếu bạn chưa biết nên bắt đầu từ đâu, hãy tuân theo các bước trong hướng dẫn sau để viết đề xuất hiệu quả nhé!

Bước 1: Nghiên cứu khách hàng

Để thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng, nội dung của đề xuất nên xoay quanh những vấn đề của khách hàng. Chẳng hạn, proposal phải giải quyết được một vấn đề cấp bách nào đó của khách hàng như cải thiện hiệu suất, cải thiện doanh thu, tăng tỷ lệ chuyển đổi hoặc tăng độ nhận diện thương hiệu của công ty. Bằng cách thấu hiểu được doanh nghiệp, bạn có thể đưa ra những đề xuất thiết thực hơn.

Bước 2: Viết đoạn tóm tắt dự án

Tóm tắt dự án (executive summary) là phần cung cấp cho người đọc những thông tin quan trọng nhất về dự án như bối cảnh, mục tiêu và những lợi ích mà dự án mang lại khi hoàn thành. Nội dung tóm tắt nên được viết ngắn gọn và thuyết phục khách hàng lý do tại sao họ nên chấp nhận dự án. Nói cách khác, mục tiêu chính của phần này là khiến người đọc hứng thú và muốn tìm hiểu thêm về dự án.

Bước 3: Nêu vấn đề

Trong phần này, bạn cần trình bày vấn đề hoặc thách thức mà công ty hoặc khách hàng của bạn đang gặp phải. Không chỉ nêu ra vấn đề, bạn cần giải thích thêm nguyên nhân gây ra nó. Tiếp theo, hãy viết về những hệ lụy của vấn đề đó nếu không được giải quyết triệt để. Việc nhấn mạnh những tác động tiêu cực có thể thúc đẩy khách hàng hành động và chấp nhận proposal của bạn.

Bước 4: Nêu giải pháp và chiến lược

Sau khi người đọc hiểu rõ vấn đề, hãy đưa ra các giải pháp để giải quyết nó. Hãy giải thích cách mà bạn giải quyết vấn đề và tại sao giải pháp của bạn là lựa chọn tốt nhất. Trong phần này, sử dụng giọng văn tự tin để tạo ấn tượng cho người đọc, khiến họ nhận thấy công ty của bạn có khả năng giải quyết được những vấn đề của họ. Nếu được, bạn nên trình bày số liệu kết hợp để khẳng định tính khả thi của dự án.

Bước 5: Xác định ngân sách và thời hạn

Để thuyết phục khách hàng đồng ý với đề xuất của bạn, việc trình bày rõ ràng khung thời gian thực tế và ngân sách minh bạch là rất cần thiết. Lập kế hoạch chi tiết với mốc thời gian cụ thể sẽ giúp khách hàng dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện dự án. Ngoài ra, ngân sách cũng cần phù hợp với khả năng chi trả của công ty hoặc khách hàng.

Bước 6: Thu thập những case study tương tự

Bạn có thể củng cố lòng tin của khách hàng tiềm năng bằng cách nêu ra một số case study tương tự đã thành công. Bạn hãy chọn lọc ra những dự án có vấn đề tương tự như vấn đề mà khách hàng hiện đang gặp phải và cách mà bạn đã giải quyết những vấn đề đó. Việc trình bày những thông tin này sẽ giúp khách hàng có thêm động lực để hợp tác với công ty bạn.

Bước 7: Soạn điều khoản và thỏa thuận

Trong phần này, bạn nên trình bày những điều khoản và thỏa thuận khách hàng cần đồng ý trong trường hợp họ chấp nhận proposal. Điều khoản và thỏa thuận cung cấp cơ sở pháp lý cho mối quan hệ hợp tác giữa hai bên, giúp đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu và đồng ý với các điều kiện hoặc thỏa thuận.

Các điều khoản và thỏa thuận thường bao gồm các vấn đề như phạm vi dự án, giá cả, thời hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên, quyền sở hữu trí tuệ, và giải quyết tranh chấp. Việc soạn một tài liệu rõ ràng về điều khoản và thỏa thuận ngay từ đầu sẽ giúp tránh được những hiểu lầm và tranh chấp pháp lý trong tương lai.

Bước 8: Thêm thông tin liên lạc

Mặc dù đây là điều hiển nhiên, nhưng đôi khi nó lại bị bỏ qua một cách vô tình. Trong mọi đề xuất dự án, bạn cần đảm bảo luôn bao gồm thông tin liên lạc của công ty và của bạn. Việc thiếu thông tin liên hệ sẽ khiến khách hàng khó khăn trong việc tiếp cận và trao đổi thêm về dự án. Không chỉ vậy, đây còn có thể là một điểm trừ và khách hàng có thể đánh giá công ty bạn thiếu chuyên nghiệp.

Những lưu ý khi viết proposal là gì?

Để viết proposal hiệu quả hơn, có một số lưu ý như sau:

Hiểu rõ mục tiêu của khách hàng

Để viết proposal chất lượng, trước tiên bạn cần hiểu rõ lý do khách hàng triển khai dự án, kết quả họ mong đợi đạt được, thời gian hoàn thành dự án và bất kỳ yêu cầu cụ thể nào về cách thức thực hiện dự án. Bản đề xuất sẽ nhanh chóng bị bác bỏ nếu bạn không nắm bắt được yêu cầu dự án. Do đó, bạn có thể dành thời gian trao đổi với khách hàng ngay từ giai đoạn tư vấn ban đầu để hiểu rõ bản chất dự án.

Kiểm soát chi phí

Một trong những yếu tố quan trọng nhất khi viết proposal là nắm rõ chi phí thực hiện dự án. Nếu hiện tại bạn chưa có hệ thống theo dõi chi phí và lợi nhuận dự án hiệu quả, đây là thời điểm thích hợp để triển khai hệ thống này. Việc thiếu hệ thống theo dõi chi phí chính xác có thể khiến bạn tính giá quá thấp hoặc quá cao cho dự án mà không hề hay biết. Điều này có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận tổng thể của dự án.

Hiểu được năng lực của đội nhóm

Trước khi cam kết kết quả với khách hàng, bạn cần hiểu rõ năng lực và khả năng thực hiện của nhóm dự án. Trong proposal, bạn cũng cần nắm được khối lượng công việc hiện tại của nhóm để đưa ra mốc thời gian chính xác. Điều này không chỉ giúp bạn dự toán thời gian thực tế mà còn giúp bạn xác định liệu có cần thuê thêm nhân lực để hoàn thành dự án hay không.

Không sử dụng thuật ngữ chuyên ngành

Sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc thuật ngữ chuyên ngành trong proposal đôi khi có thể phản tác dụng. Bạn có thể muốn thể hiện sự chuyên nghiệp bằng cách sử dụng nhiều thuật ngữ chuyên ngành, tuy nhiên đây là suy nghĩ khá sai lầm. Nếu bạn không chắc chắn người ra quyết định phía khách hàng có am hiểu các thuật ngữ kỹ thuật đó hay không, hãy sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu để người đọc nắm bắt được nội dung.

Cung cấp bằng chứng thuyết phục

Khách hàng có thể nhận được nhiều proposal từ các công ty khác nhau. Do đó, họ không chỉ tìm kiếm cách thức thực hiện dự án mà còn cần bằng chứng cho thấy bạn có thể thực hiện những gì bạn cam kết. Để proposal trở nên thuyết phục hơn, bạn nên đính kèm các bằng chứng như đánh giá tích cực từ khách hàng cũ, các case study trong quá khứ, số liệu thống kê và các tài liệu bổ sung khác chứng minh năng lực của công ty bạn.

Tổng kết

Viết proposal là một kỹ năng quan trọng cho bất kỳ ai muốn thành công trong lĩnh vực marketing và kinh doanh. Một proposal hiệu quả sẽ giúp bạn thu hút khách hàng, thuyết phục đối tác và giành được dự án mong muốn. Hy vọng Miko Tech đã giúp bạn hiểu được proposal là gì và biết cách viết proposal hiệu quả. Đừng quên chia sẻ bài viết cho nhiều người cùng biết nếu hữu ích nhé!