Webinar là gì mà trở nên phổ biến trong thời đại công nghệ số hiện nay? Các bước để tổ chức một Webinar thành công. Cùng Miko Tech tham khảo bài viết sau nhé!
1. Tổng quan về Webinar
Webinar là gì?
Webinar là gì? Đây là một thuật ngữ kết hợp từ “web” (mạng internet) và “seminar” (hội thảo). Webinar đề cập đến một sự kiện trực tuyến được tổ chức trên internet. Cho phép người tham gia từ xa theo dõi và tham gia qua một ứng dụng trực tuyến.
Trong một webinar, người dẫn chương trình thường chia sẻ kiến thức, thông tin hoặc thảo luận về một chủ đề cụ thể. Còn khán giả tham gia bằng cách xem và nghe qua video trực tiếp qua laptop, máy tính bảng hay điện thoại. Thậm chí có thể tương tác thông qua chat hoặc câu hỏi trực tiếp.
Webinar rất phổ biến trong giáo dục, doanh nghiệp và các lĩnh vực khác, giúp mọi người giao lưu, chia sẻ kiến thức và học hỏi mà không cần phải tới một địa điểm cụ thể.
Với khả năng kết nối nhiều người thông qua Internet mà không giới hạn phạm vi địa lý, người tổ chức Webinar có thể thực hiện các hoạt động từ thuyết trình, trình chiếu slide, video cho tới mời các thành viên, khách mời khác tham gia vào Webinar.
Các nền tảng Webinar còn có một số chức năng, công cụ thông minh khác giúp cho người xem và người chủ trì, người thuyết trình có thể tương tác qua lại với nhau.
Những hình thức phổ biến của Webinar
Hiện nay, có 2 hình thức tổ chức Webinar được sử dụng phổ biến nhất đó là phát trực tiếp và ghi sẵn.
- Phát trực tiếp: Với hình thức này, Webinar sẽ được phát sóng đúng thời điểm mà cuộc họp, hội nghị,… đang diễn ra ngoài đời thực. Đây là cách mà các đơn vị truyền thông thường sử dụng để có thể cập nhật tin tức mới và nhanh nhất đến khán giả.
- Ghi sẵn: Đối với hình thức này, cuộc họp, hội nghị sẽ được ghi hình sẵn và sau đó được phát sóng lại cho khán giả xem sau. Đặc điểm của ghi sẵn đó là bạn không thể tương tác trực tiếp nhưng có thể theo dõi lại bất kỳ thời điểm nào.
2. Những tính năng nổi bật của Webinar
Một số tính năng nổi bật của Webinar có thể kể đến như:
- Trình chiếu Slide: Người thuyết trình có thể thực hiện trình chiếu nội dung muốn nói trên Slide PowerPoint hay Keynote. Điều này giúp khán giả có thể dễ dàng theo dõi và mang đến cảm giác như đang xem một bài thuyết trình tại giảng đường, phòng họp,…
- Stream Video: Người tổ chức Webinar có thể thực hiện trình chiếu video đã được lưu trữ sẵn trong máy tính hoặc dưới dạng có thể tìm kiếm trực tuyến.
- Tương tác trực tiếp với khán giả: Những thành viên trong buổi Webinar có thể tương tác trực tiếp qua lại với khán giả thông qua VoIP (công nghệ truyền tiếng nói).
- Record: Những người tham gia có thể ghi lại toàn bộ những gì đã xảy ra trong buổi thuyết trình, cuộc họp,… bao gồm cả âm thanh và hình ảnh. Với chức năng này, bạn có thể xem lại nhiều lần và người tổ chức cũng không cần phải nói lại lần nữa.
- Chat: Thông qua chatbox trên Webinar, bạn có thể trò chuyện với những người tổ chức hội thảo thông qua hình thức trò chuyện văn bản. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong phần đặt câu hỏi với các diễn giả.
- Chỉnh sửa: Người tham gia có thể thực hiện chú thích, đánh dấu trực tiếp những phần quan trọng cần nhớ trên màn hình trình chiếu.
- Khảo sát: Tính năng tạo bảng khảo sát giúp cho những người tổ chức Webinar có thể thực hiện thăm dò, khảo sát và thu thập ý kiến, đánh giá đến từ khán giả.
3. Lý do doanh nghiệp nên sử dụng Webinar
Có nhiều lý do mà doanh nghiệp nên sử dụng webinar:
- Tiết kiệm chi phí: Với Webinar, doanh nghiệp không cần phải chi trả cho việc thuê địa điểm, di chuyển hoặc lưu trữ vật liệu. Vì tất cả đều được thực hiện trên mạng internet.
- Tiếp cận rộng rãi: Doanh nghiệp sẽ tiếp cận một đám đông lớn người tham gia từ khắp nơi trên thế giới mà không bị hạn chế bởi vị trí địa lý. Điều này mở rộng phạm vi tiếp thị và tăng khả năng tương tác với khách hàng tiềm năng.
- Tương tác và giao tiếp: Với tính năng chat, đặt câu hỏi và trả lời, Webinar tạo ra một môi trường giao tiếp hai chiều. Cho phép doanh nghiệp tương tác trực tiếp với khách hàng, giải đáp câu hỏi và nhận phản hồi từ khán giả.
- Chia sẻ kiến thức và đào tạo: Webinar là công cụ hiệu quả để chia sẻ kiến thức, truyền đạt thông tin và đào tạo trực tuyến cho khách hàng, đối tác hoặc nhân viên. Điều này giúp nâng cao hiểu biết, tăng cường kỹ năng và tạo ra giá trị cho người tham gia.
- Ghi lại và lưu trữ: Cho phép doanh nghiệp ghi lại nội dung và chia sẻ với khách hàng sau này. Điều này mang lại sự linh hoạt và tiện ích cho việc đào tạo, tiếp thị và truyền thông.
Tóm lại, việc sử dụng webinar mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tạo ra một phương thức truyền thông hiệu quả và tạo sự kết nối với khách hàng và đối tác.
4. Các bước để tổ chức một Webinar thành công
Sau khi đã hiểu rõ webinar là gì vậy thì làm sao để tổ chưc một webinar thành công? Để tổ chức một webinar thành công, bạn có thể tuân theo các bước sau:
Xác định mục tiêu
Bạn cần biết bạn muốn đạt được gì thông qua sự kiện này. Có thể là chia sẻ kiến thức, giới thiệu sản phẩm, tạo liên kết với khách hàng, hay tăng khả năng tương tác.
Điều này sẽ giúp bạn xác định nội dung và hướng đi cho webinar.
Lên lịch và xác định thời gian cụ thể
Chọn thời gian phù hợp cho webinar của bạn, bao gồm ngày, giờ và thời lượng dự kiến. Đảm bảo rằng thời gian này thuận tiện cho khán giả mục tiêu.
Lựa chọn nền tảng và công cụ
Chọn nền tảng trực tuyến phù hợp cho việc tổ chức webinar của bạn. Có nhiều công cụ và dịch vụ như Zoom, Webex, Microsoft Teams, hay GoToWebinar có thể hỗ trợ bạn trong việc tổ chức và quản lý webinar.
Chuẩn bị nội dung
Xây dựng một kế hoạch nội dung chi tiết cho webinar. Xác định các chủ đề, nội dung, và thứ tự trình bày. Chuẩn bị các tài liệu, slide, video hoặc hình ảnh cần thiết để hỗ trợ trình bày.
Quảng bá và mời khán giả
Sử dụng các kênh truyền thông xã hội, email marketing, website hoặc blog của doanh nghiệp để quảng bá webinar và mời khán giả tham gia. Đảm bảo cung cấp thông tin chi tiết về webinar, bao gồm thời gian, đăng ký, và liên kết tham gia.
Kiểm tra kỹ thuật
Trước khi diễn ra webinar, hãy kiểm tra kỹ thuật và đảm bảo rằng bạn đã hiểu và làm quen với các tính năng của nền tảng sử dụng. Đảm bảo rằng micro, camera và kết nối internet của bạn hoạt động tốt.
Tiến hành triển khai webinar
Trong quá trình diễn ra webinar, tuân thủ kế hoạch nội dung, trình bày một cách rõ ràng.
Đây là khoảng thời gian quan trọng để tương tác với khán giả. Sử dụng tính năng chat để khuyến khích khán giả gửi câu hỏi, đóng góp ý kiến và thảo luận. Cố gắng trả lời câu hỏi và tương tác với khán giả để tạo sự tham gia và tăng tính tương tác của sự kiện.
Ghi lại và chia sẻ sau webinar
Nếu có thể, ghi lại webinar để có thể chia sẻ với những người không tham gia hoặc để sử dụng lại sau này. Sau khi webinar kết thúc, bạn có thể chia sẻ tài liệu, video và nội dung liên quan với khán giả để họ có thể tiếp tục khám phá và nắm bắt kiến thức.
Tương tác sau webinar
Đừng quên duy trì tương tác với khán giả sau webinar. Hãy gửi email cảm ơn và tài liệu liên quan hoặc tạo ra một kênh tương tác tiếp theo như diễn đàn, nhóm trên mạng xã hội để tiếp tục giao tiếp và xây dựng mối quan hệ với khán giả.
Tổ chức một webinar thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tương tác tích cực với khán giả. Bằng cách tuân thủ các bước trên, bạn có thể đảm bảo một trải nghiệm webinar tốt cho khán giả và đạt được mục tiêu của mình.
5. Các yếu tố quan trọng tạo nên một Webinar thành công
Một số yếu tố quan trọng để tổ chức một webinar thành công gồm:
Nội dung hấp dẫn và giảng viên có kỹ năng
Nội dung hấp dẫn và giá trị là yếu tố quan trọng nhất để thu hút và giữ chân khán giả. Đảm bảo rằng nội dung của bạn là cung cấp thông tin hữu ích, mới mẻ và liên quan đến mục tiêu và sự quan tâm của khán giả.
Trong suốt webinar, hãy thể hiện sự chuyên nghiệp và tương tác tích cực với khán giả. Đáp ứng câu hỏi và ý kiến của khán giả một cách lịch sự và đáng tin cậy. Tạo một môi trường thoải mái và thân thiện để khuyến khích khán giả tham gia và cảm thấy có giá trị.
Thiết kế slide chuyên nghiệp và thẩm mỹ
Slide chuyên nghiệp và thẩm mỹ giúp tạo ấn tượng đầu tiên tích cực cho khán giả. Thiết kế hấp dẫn và chuyên nghiệp làm tăng sự quan tâm và sự chú ý của khán giả từ khi webinar bắt đầu.
Thiết kế slide chuyên nghiệp giúp truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và dễ hiểu. Sử dụng màu sắc, hình ảnh, biểu đồ và văn bản phù hợp để trình bày thông tin một cách hợp lý và thu hút.
Kết nối internet mạnh mẽ và ổn định
Đây là điều kiện cần để phân phối nội dung chất lượng cao trong webinar. Nếu kết nối yếu, video và âm thanh có thể bị gián đoạn, gây mất mát thông tin quan trọng và làm giảm trải nghiệm của khán giả.
Kết nối internet mạnh mẽ và ổn định đảm bảo thông tin được truyền tải một cách suôn sẻ và không gặp trở ngại. Khán giả có thể theo dõi và hiểu thông tin một cách dễ dàng và không bị gián đoạn.
Tương tác và thảo luận hiệu quả với khán giả
Tạo cơ hội cho khán giả tham gia và tương tác trong suốt webinar. Sử dụng tính năng chat, câu hỏi và trả lời để khuyến khích khán giả đặt câu hỏi, chia sẻ ý kiến và tham gia vào cuộc thảo luận.
Hãy đặt câu hỏi mở, khám phá ý kiến và tạo cơ hội cho khán giả tham gia vào cuộc thảo luận. Điều này tạo sự tương tác và giúp xây dựng mối quan hệ với khán giả.
6. Ứng dụng của Webinar trong lĩnh vực kinh doanh
Webinar có nhiều ứng dụng hữu ích trong lĩnh vực kinh doanh như:
Công cụ Marketing và bán hàng
Webinar được sử dụng như một phần trong chiến lược Marketing nhằm tăng độ nhận diện của thương hiệu cũng như thu hút khách hàng.
Tuy nhiên, một vấn đề cần lưu ý là Webinar sẽ có hiệu quả đối với các doanh nghiệp start-up, vừa và nhỏ hơn là các doanh nghiệp lớn.
Trong trường hợp yêu cầu đăng ký Webinar, doanh nghiệp có thể dựa vào đây để phát triển danh sách email, đồng thời đề cập các sản phẩm, dịch vụ vào cuối để tạo sự thích thú, tham gia cũng như sự theo dõi của họ sau này.
Chiến thuật “nội dung miễn phí”
Các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong những nền tảng như: Facebook Live, Instagram Live, Youtube Live, google meeting để tổ chức và làm chủ buổi Webinar miễn phí. Điều này khuyến khích nhiều người trên các nền tảng này tham gia cùng với bạn.
Mục đích chính của việc tổ chức Webinar này là sử dụng chuyên môn của doanh nghiệp để cung cấp giá trị hữu ích, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tượng mục tiêu mà không chú trọng nhiều vào khía cạnh bán hàng.
Một khi đã kết nối được với họ, doanh nghiệp có thể tiến hành bồi dưỡng mối quan hệ trở nên thân thiết hơn, điều này giúp ích cho những hoạt động kinh doanh sau này.
Phần hỏi đáp trực tiếp
Doanh nghiệp có thể dùng Webinar để trả lời các hỏi, giải đáp thắc mắc của khán giả cũng như trưng bày về những sản phẩm, dịch vụ của họ.
Với cách sử dụng này, họ có thể thúc đẩy khách hàng chuyển sang giai đoạn chuyển đổi. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể thực hiện các hoạt động bán chéo các sản phẩm, dịch vụ khác cũng như giới thiệu bước tiếp theo cho những người tham dự.
Sau khi khán giả cảm thấy sự liên quan, họ không chỉ quyết định mua mà còn có thể tác động đến quyết định của người thân, bạn bè xung quanh.
Đào tạo đội ngũ nhân viên
Webinar là một trong những cách tuyệt vời dùng để đào tạo đội ngũ nhân viên từ xa trên nền tảng các phần mềm, hướng dẫn họ thông qua quy trình điều hành của công ty, cập nhật những thay đổi mới nhất,…
Webinar có chức năng record để ghi lại nội dung nên đối với những nhân viên vắng mặt, người tổ chức vẫn có thể gửi bản ghi cho họ, giúp họ nắm bắt được tình hình.
Thực hiện phỏng vấn
Webinar còn được sử dụng để tiến hành các cuộc phỏng vấn trực tiếp, tương tác với những đối tượng gần xa. Để buổi Webinar càng trở nên giá trị hơn, bạn có thể đưa vào một chuyên gia tiếp xúc với đối tượng tham gia khi họ đăng ký Webinar.
Đào tạo khách hàng
Các doanh nghiệp có thể nhận được nhiều lợi ích thông qua việc đào tạo khách hàng, đặc biệt là các công ty có phần mềm. Webinar cho phép doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn để tìm hiểu một phần mềm mới và thích nghi mà không tốn nhiều công sức.
Một khi khách hàng của bạn đã biết cách sử dụng phần mềm, chúng sẽ ngày càng hỗ trợ doanh nghiệp tốt hơn trong tương lai.
Các câu hỏi thường gặp về webinar
Webinar có thể được tổ chức trên các nền tảng nào?
Có nhiều nền tảng tổ chức webinar phổ biến như Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex, GoToWebinar, và Livestorm.
Webinar có thể được ghi lại không?
Có, nhiều nền tảng webinar cho phép ghi lại buổi webinar để sau đó chia sẻ lại với những người không tham gia vào thời điểm trực tiếp. Tuy nhiên, ghi lại hay không còn tùy thuộc vào bên tổ chức
Seminar và webinar khác nhau như thế nào?
Webinar là một hình thức tổ chức hội thảo trực tuyến, cho phép những người tham gia không cần tập trung tại cùng một địa điểm. Thay vì tổ chức hội thảo truyền thống trong một phòng họp như seminar, webinar sử dụng mạng internet để kết nối và truyền tải thông tin.
Mô hình kinh doanh của webinar là gì?
Mô hình kinh doanh của webinar dựa trên việc cung cấp nền tảng và dịch vụ tổ chức hội thảo trực tuyến. Các công ty hoặc tổ chức tổ chức và quản lý các buổi webinar, thu hút đối tượng khán giả và đối tác, và cung cấp các công cụ và tính năng tương tác để đảm bảo sự thành công của sự kiện.
Sau khi biết được Webinar là gì thì ta đều thấy webinar dần trở nên phổ biến trong thời buổi hiện nay. Hy vọng với bài viết trên, Miko Tech đã giúp bạn hiểu được các bước để tổ chức một Webinar thành công. Chúc bạn thành công trong khi sử dụng hình thức này.
Trần Tiến Duy tốt nghiệp cử nhân chuyên ngành Thương Mại Điện tử tại trường đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TPHCM. Từng Phụ trách mảng SEO Website tại nhiều lĩnh vực như giáo dục, công nghệ, thực phẩm, đồ dùng gia dụng, …v.v
Trần Tiến Duy hiện đang là Giảng viên Digital Marketing với chuyên môn chính là SEO tại trường Cao Đẳng FPT Tp.HCM.
Với hơn 5+ năm kinh nghiệm training & quản lý nhân sự về quản lý các dự án SEO/ Content SEO.
Hiện tại Trần Tiến Duy là SEO Manager tại công ty Miko Tech Agency chuyên về Thiết Kế Website, với sự Quản lý của anh đã đưa Miko Tech trở thành công ty chuyên về Thiết Kế Website thuộc TOP ngành trên nền tảng Internet hiện nay. Ngoài ra anh Trần Tiến Duy còn đào tạo training nhân viên. Ngoài ra anh Trần Tiến Duy còn đào tạo training nhân viên khoá học SEO Website nội bộ cho Doanh nghiệp giúp Doanh Nghiệp tối ưu tốc độ website phát triển kinh doanh mạnh mẽ hơn trong thời đại công nghệ số 4.0 hiện nay.
Anh Trần Tiến Duy còn chia sẻ miễn phí những Tool SEO hiệu quả giúp anh em SEOer tiết kiệm thời gian và được rất nhiều anh em trong giới SEOer và sinh viên sử dụng tại website: trantienduy.com/tool/
