Bottleneck là gì? Xác định và gỡ nút thắt cổ chai trong doanh nghiệp

Bottleneck là gì? Trong thế giới doanh nghiệp, việc xác định và giải quyết các bottleneck trong quy trình sản xuất và kinh doanh là một bước quan trọng không thể bỏ qua. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về bottleneck và những ảnh hưởng của chúng đối với doanh nghiệp.

Bottleneck là gì?

Bottleneck (Nút thắt cổ chai) là một phần trong một cái chai, thường được hình thành với thân rộng và cổ thuôn nhọn. Do vị trí hẹp của nó trong chai, cổ chai thường gây hạn chế cho sự chuyển động bên trong.

Trong lĩnh vực kinh doanh, nút thắt cổ chai đề cập đến một hoặc nhiều điểm trong quá trình làm việc, gây trì hoãn hoặc đe dọa hoàn toàn quá trình làm việc này.

Nói ngắn gọn, bottleneck là những trở ngại hoặc hạn chế làm trì hoãn một quy trình nào đó trong doanh nghiệp.

Thuật ngữ nút thắt cổ chai có thể được dùng trong nhiều ngữ cảnh khác nhau, như nút thắt cổ chai của nền kinh tế, nút thắt cổ chai trong mạng máy tính,… Trong ngữ cảnh doanh nghiệp, thuật ngữ bottleneck thường ám chỉ đến những vấn đề hoặc yếu tố làm giảm hiệu suất, tốc độ, khả năng sản xuất của một hệ thống hoặc một dự án.

Phân loại bottleneck như thế nào?

Biết được các loại bottleneck có thể xảy ra trong quy trình giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý kịp thời. Dựa trên các yếu tố khác nhau, bottleneck quy trình có thể được phân loại thành nhiều nhóm. Tuy nhiên, cách phân loại phổ biến nhất là phân thành hai loại sau:

• Bottleneck ngắn hạn: thường bất ngờ và gây ra bởi các yếu tố hoặc sự kiện không lường trước được. Chúng không xảy ra thường xuyên và tác động của chúng có thể nghiêm trọng hoặc ít nghiêm trọng. Ví dụ: một nhân viên không có mặt ở văn phòng, máy chủ ngừng hoạt động trong một ngày.
• Bottleneck dài hạn: một vấn đề hoặc hạn chế trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp mà tồn tại và ảnh hưởng liên tục trong thời gian dài. Bottleneck dài hạn không chỉ là một sự cố mà là một phần không hiệu quả trong quy trình. Ví dụ: khâu kiểm tra chất lượng thường xuyên trục trặc gây ảnh hưởng thời gian ra mắt sản phẩm.

Những nguyên nhân gây ra bottleneck là gì?

Trong quá trình hoạt động, việc xuất hiện các bottleneck là không thể tránh khỏi trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Vậy, nguyên nhân tạo nên bottleneck là gì? Tại sao ngay cả những doanh nghiệp lớn cũng không thể hoàn toàn tránh được chúng? Bottleneck trong sản xuất có thể xuất hiện do các nguyên nhân phổ biến sau:

Sự thiếu hụt nguồn lực

Khi doanh nghiệp thiếu nhân công, máy móc hoặc tài nguyên khác cần thiết để thực hiện quy trình sản xuất, tốc độ sản xuất có thể bị giảm xuống. Bottleneck xuất hiện và dẫn đến sự chậm trễ trong việc hoàn thành đơn hàng hoặc sản phẩm. Khi nguồn lực thiếu hụt, có khả năng doanh nghiệp buộc phải thực hiện công việc không đúng tiêu chuẩn hoặc không đảm bảo chất lượng.

Quản lý không hiệu quả

Kế hoạch không được thiết lập một cách chi tiết, rõ ràng và đầy đủ có thể làm cho các bước trong quy trình hoạt động mất phương hướng hoặc không đồng bộ. Điều này gây ra sự tắc nghẽn tại các điểm không rõ ràng và tạo ra bottleneck. Quản lý không hiệu quả cũng khiến các vai trò và trách nhiệm không được xác định rõ ràng, có thể xảy ra sự chồng chéo và không rõ ai chịu trách nhiệm cho việc gì.

Quy trình chưa tối ưu

Quy trình chưa tối ưu có thể có những bước không cần thiết hoặc lặp lại, dẫn đến lãng phí các nguồn lực như nhân công, thời gian và vật liệu. Quy trình không hoàn thiện hoặc quá phức tạp cũng làm cho doanh nghiệp không linh hoạt đáp ứng với thay đổi của thị trường. Bottleneck có thể khiến doanh nghiệp khó đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và khiến chi phí tăng trong khi doanh thu giảm.

Sự cố kỹ thuật

Những sự cố kỹ thuật, lỗi hệ thống hoặc sự cố về công nghệ có thể làm gián đoạn quy trình sản xuất và gây ra bottleneck. Khi một phần của hệ thống không hoạt động đúng cách, nó có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình. Sự cố kỹ thuật có thể khiến thời gian hoàn thiện sản phẩm kéo dài do toàn bộ các khâu làm việc sau đó phải chờ đợi để tiếp tục làm việc.

Không có kế hoạch dự phòng

Các kế hoạch dự phòng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp xác định rủi ro có thể xảy ra và xác định sẵn biện pháp ứng phó. Kế hoạch dự phòng giúp doanh nghiệp có khả năng đáp ứng linh hoạt với các tình huống không mong muốn hoặc thay đổi đột ngột. Khi thiếu kế hoạch dự phòng, doanh nghiệp có thể không thể thích ứng nhanh chóng và có thể khiến bottleneck thêm nghiêm trọng.

Những hậu quả bottleneck gây ra cho doanh nghiệp?

Tình trạng bottleneck có thể gây ra nhiều hậu quả không mong muốn đối với sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Vậy cụ thể những hậu quả đó là gì?

• Giảm hiệu suất: Bottleneck làm giảm tốc độ hoạt động tổng thể của quy trình, làm ảnh hưởng đến khả năng sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ đúng hẹn. Điều này dẫn đến giảm hiệu suất, làm mất đi cơ hội tăng trưởng và cạnh tranh.
• Tăng thời gian chờ đợi: Bottleneck dẫn đến tình trạng chậm trễ tại các bước quy trình, làm gia tăng thời gian chờ đợi cho khách hàng hoặc đối tác. Sự không linh hoạt trong cung ứng có thể làm mất đi sự hài lòng của khách hàng và đe dọa mối quan hệ kinh doanh.
• Lãng phí nguồn lực: Sự xuất hiện của các bottleneck khiến doanh nghiệp phải tập trung nguồn lực vào khâu đang gặp vấn đề. Trong thời gian chờ đợi, nguồn lực bị lãng phí và đúng ra có thể được tận dụng tốt hơn.
• Thất thoát cơ hội: Bottleneck có thể làm mất đi nhiều cơ hội tiềm năng do doanh nghiệp không thể đáp ứng nhu cầu thị trường hoặc khách hàng. Họ có thể bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh, phát triển sản phẩm mới hoặc tăng doanh số do tình trạng này.

Bottleneck gây ra những hậu quả đáng lo ngại, ảnh hưởng đến hiệu suất, lợi nhuận và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc xác định và giải quyết chúng là một nhiệm vụ rất quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ và hiệu quả.

Quy trình xác định và loại bỏ bottleneck là gì?

Việc xác định bottleneck nhanh chóng là rất cần thiết để hạn chế việc bottleneck gây ra thêm nhiều hệ lụy khác. Trong phần này, Miko Tech sẽ giới thiệu cho bạn quy trình 3 bước xác định và loại bỏ bottleneck để cải thiện hiệu suất sản xuất.

Bước 1: Phác thảo lại quy trình

Cách tốt nhất để xác định bottleneck là phác thảo lại quy trình sản xuất từ đầu đến cuối. Điều này sẽ giúp bạn biết được những điểm có vấn đề cũng như những vấn đề tiềm ẩn. Phác thảo lại quy trình cho phép doanh nghiệp kiểm tra và đánh giá hiệu suất của quy trình hiện tại. Ngoài ra, việc phác thảo quy trình còn giúp doanh nghiệp xây dựng những kế hoạch dự phòng.

Bước 2: Xác định bottleneck

Khi bạn đã có một bức tranh rõ ràng về quy trình sản xuất, bạn có thể bắt đầu ra soát lại và xác định bottleneck. Có một số kỹ thuật có thể giúp bạn xác định bottleneck như:

• Phương pháp 5 Whys: Phương pháp 5 Whys được sử dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề nào đó bằng cách đặt ra 5 câu hỏi tại sao. Mỗi câu hỏi sẽ giúp chúng ta đào sâu vào vấn đề và tìm được nguyên nhân cốt lõi.
• Sơ đồ xương cá (Fishbone Diagram): Sơ đồ xương cá được sử dụng để phân tích và hiểu nguyên nhân gây ra một vấn đề cụ thể. Vấn đề cần phân tích được đặt ở đầu và các nguyên nhân gây ra vấn đề được liệt kê tại các nhánh như xương cá.
• Lưu đồ (Flowcharts): Lưu đồ là một loại sơ đồ biểu diễn một quá trình gồm các bước nối tiếp nhau. Lưu đồ giúp hiển thị các yếu tố một cách trực quan và dễ hiểu thông qua mũi tên và thể hiện được nhiều yếu tố như đầu vào/đầu ra, các bước trong quy trình,…

Bước 3: Thực hiện giải pháp

Sau khi xác định được nguyên nhân của vấn đề, đã đến lúc xây dựng giải pháp và cải thiện quy trình. Tùy thuộc vào vấn đề gặp phải mà cách xử lý cũng sẽ khác nhau. Sau đây là một số ví dụ về những bottleneck và phương án khắc phục của chúng:

• Khách hàng không hài lòng do chờ đợi lâu: Vào giờ cao điểm, nhà hàng thường nhận về nhiều phản ánh về việc chờ đợi món quá lâu. Nguyên nhân của việc này là do số lượng nhân viên quá ít không đủ để giải quyết công việc. Do đó, bạn có thể giải quyết vấn đề bằng cách bổ sung nhân viên trong giờ cao điểm để phục vụ khách hàng tốt hơn.
• Một chiếc máy liên tục bị hỏng hóc: Trong số những thiết bị của công ty có một máy thường xuyên gặp trục trặc khiến năng suất giảm. Nếu là do một bộ phận trong máy gặp vấn đề thì nên giải quyết triệt để, nếu máy đã quá cũ thì bạn nên thay mới. Đồng thời, doanh nghiệp nên bảo trì máy móc, thiết bị thường xuyên để hạn chế vấn đề thiết bị trục trặc ảnh hưởng đến năng suất sản xuất.
• Bước tháo lắp tốn quá nhiều thời gian: Trong một nhà máy sản xuất ô tô, bước lắp ráp động cơ gặp phải Bottle neck vì mất quá nhiều thời gian cần để gắn các linh kiện. Doanh nghiệp có thể giải quyết bằng cách tăng cường đào tạo cho nhân viên, cải tiến quy trình lắp ráp và đầu tư vào thiết bị hiệu quả hơn để tăng tốc độ sản xuất.

Bước 4: Đánh giá hiệu suất

Sau khi thực hiện những biện pháp xử lý bottleneck, điều quan trọng là bạn phải theo dõi quy trình để xem biện pháp áp dụng có hiệu quả hay không. Một số chỉ số có thể giúp bạn đánh giá hiệu quả của các giải pháp là:

• Tổng thời gian sản xuất: số liệu cho biết doanh nghiệp mất bao lâu để sản xuất một sản phẩm.
• Độ dài chu kỳ: số liệu này đo thời gian cần thiết để hoàn thành một chu kỳ quy trình sản xuất.
• Thời gian hoàn thành (Lead time): thời gian để hoàn thành một quy trình sản xuất.
• Năng suất vượt qua lần đầu: tỷ lệ sản phẩm đạt chất lượng trong lần sản xuất đầu tiên so với tổng số sản phẩm sản xuất ra.
• Thông lượng (Throughput): Số liệu này đo lường số lượng sản phẩm có thể được sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định.

Những câu hỏi thường gặp về bottleneck (Nút thắt cổ chai)

Lời kết

Bottleneck có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng và ảnh hưởng đến sản lượng hoặc chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Chính vì vậy, việc loại trừ những bottleneck là rất cấp thiết.

Trong bài viết này, chúng ta đã đi sâu vào tìm hiểu thuật ngữ bottleneck là gì trong môi trường kinh doanh sản xuất. Miko Tech cũng đã cung cấp cho bạn quy trình xác định và loại bỏ bottleneck, chúc bạn áp dụng thành công!

Ý Nhi

Ý Nhi tốt nghiệp Đại học Kinh tế TP.HCM và có hơn 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sáng tạo nội dung. Trong quá trình làm việc, Ý Nhi có kinh nghiệm sáng tạo nội dung trong nhiều lĩnh vực như công nghệ, thể thao điện tử, marketing, SEO,…

mikotech.vn