Brief Là Gì? Các yếu tố tạo ra bản Brief chuẩn, hoàn hảo

Brief là gì trong marketing và nó đóng vai trò quan trọng ra sao? Đối với những ai làm việc trong lĩnh vực tiếp thị, thiết kế hoặc quảng cáo thì đây là một khái niệm không mấy xa lạ. Trong bài viết ngay sau đây, chúng ta sẽ khám phá brief là gì và cách để viết brief chuẩn nhất.

Brief là gì?

Brief là một bản tóm tắt dưới dạng văn bản mà khách hàng cung cấp cho công ty dịch vụ Marketing. Bản tóm tắt đó cung cấp các thông tin quan trọng liên quan đến khách hàng, nhằm giúp bên dịch vụ Marketing hiểu rõ những yêu cầu mà khách hàng đang đặt ra.

Các yêu cầu về dịch vụ marketing đó có thể bao gồm mục tiêu, kế hoạch, yêu cầu và các thông tin khác liên quan. Các thông tin đó để tất cả các bên liên quan đều hiểu và làm việc dựa trên đó. Đội ngũ marketing cũng có thể sử dụng brief để thông báo cho các cấp quản lý và các bên liên quan khi cần.

Tài liệu này có thể được sử dụng bởi các thành viên nội bộ hoặc được chia sẻ với các nguồn bên ngoài như các công ty quảng cáo, freelancer content hoặc các chuyên viên thiết kế đồ họa.

Tầm quan trọng của brief trong marketing

Về cơ bản, brief marketing đóng vai trò như tài liệu hướng dẫn và thiết lập nền tảng cho mục tiêu tiếp thị của bạn. Dựa vào thông tin trong brief, tất cả mọi người đều hiểu được các hoạt động diễn ra trong chiến dịch và mục tiêu cuối cùng là gì. Một số lợi ích của việc tạo brief là:

• Xác định mục tiêu marketing và những việc cần làm.
• Xác định thời gian thực hiện.
• Phân công trách nhiệm cho các thành viên hoặc các bên liên quan.
• Xem xét tiến độ thực hiện thông qua việc tạo brief cho mỗi cuộc họp.
• Xác định kết quả mong muốn của một dự án.
• Ghi chú lại những thay đổi phát sinh trong quá trình thực hiện.

Với những lợi ích trên, brief là một tài liệu quan trọng để giúp các bên hiểu được những gì họ cần làm để đạt được mục tiêu chung. Đồng thời, việc chia sẻ tài liệu cho các bên cũng giúp mọi người nắm được tiến độ thực hiện công việc, ai chịu trách nhiệm cho công việc gì và ghi chú lại những thay đổi phát sinh trong quá trình thực hiện.

4 loại brief phổ biến thường gặp

Các loại brief khác nhau sẽ có mục đích sử dụng khác nhau, dù đều là những tài liệu tóm tắt quan trọng về một dự án hoặc chiến dịch marketing. Một số loại brief phổ biến mà chúng ta sẽ thường nghe mọi người nhắc đến là:

1. Creative brief (Brief Sáng tạo): Đây là tài liệu thường được tạo bởi nhân viên Account trong một Agency nhằm cung cấp thông tin quan trọng cho Creative Team (đội ngũ sáng tạo). Creative brief giúp định rõ các yêu cầu và mục tiêu mà doanh nghiệp muốn truyền đạt thông qua chiến lược tiếp thị.
2. Communication brief (Brief Truyền thông): Loại brief này dùng để trình bày cho khách hàng về các ý tưởng sáng tạo và kế hoạch truyền thông của Agency. Nó thường bao gồm thông tin về mục tiêu, đối tượng mục tiêu, thông điệp quảng cáo, các kênh truyền thông được sử dụng, ngân sách, và thời gian thực hiện.
3. Client brief (Brief từ khách hàng): Đây là tài liệu được khách hàng gửi đến Agency để cung cấp thông tin cơ bản về sản phẩm, dịch vụ, thị trường, đối thủ cạnh tranh, khách hàng mục tiêu, và mục tiêu kinh doanh của họ. Client brief giúp Agency hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
4. Insight brief (Brief Insight): Loại brief này được sử dụng để phân tích và đánh giá hiệu quả của một chiến dịch tiếp thị đã kết thúc. Insight brief thường chứa các thông tin về kết quả đã đạt được, khó khăn và thách thức đã gặp phải cùng những cải tiến và đề xuất cho các chiến dịch tương lai.

Các yếu tố tạo nên bản Brief chuẩn chỉnh

Sau khi đã hiểu brief là gì thì cùng tìm hiểu cách làm brief đầy đủ nhất. Để viết brief trong marketing, chúng ta cần hiểu rõ các bước quan trọng cần thực hiện để brief trở nên “chuẩn chỉnh”. Điều này sẽ giúp bạn truyền đạt thông tin rõ ràng và hiệu quả, đồng thời đảm bảo các bên liên quan đều nắm được thông tin.

Mô tả công ty ngắn gọn, dễ hiểu

Đầu tiên, bạn cần mô tả ngắn gọn về công ty và giá trị cốt lõi, hình ảnh của công ty,… Xem xét những điều này giúp bạn biết được các chiến lược trong brief nên như thế nào cho phù hợp với những yếu tố đó. Mặc dù mọi người có thể đã biết những điều này, nhưng nó vẫn cần thiết trong trường hợp tài liệu được chia sẻ cho nhiều bên liên quan.

Xác định mục tiêu rõ ràng và đối tượng nhắm đến

Xác định rõ ràng mục tiêu của dự án là vô cùng cần thiết, mục tiêu càng cụ thể càng tốt. Dù bạn đặt ra bất kỳ mục tiêu và đối tượng nào, hãy đảm bảo rằng chúng phù hợp với giá trị thương hiệu. Ở bước này, bạn có thể thảo luận về sự liên quan giữa mục tiêu của dự án và mục tiêu chiến lược của công ty. Hay nói cách khác là lợi ích mà chiến dịch hoặc dự án sẽ mang lại cho công ty.

Việc hiểu rõ ai là đối tượng mục tiêu rất quan trọng đối với chiến dịch hoặc dự án. Bạn cần biết bạn đang nhắm đến ai hoặc cố gắng tiếp cận ai thông qua chiến dịch của mình. Đó là người tiêu dùng cá nhân hay doanh nghiệp? Những thông tin về mục tiêu và đối tượng nhắm đến cần được đề cập trong brief để các bên liên quan và team nội bộ biết được mình cần thu hút ai.

Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh

Phần này của brief yêu cầu bạn mô tả tình hình thị trường hiện tại. Phân tích đối thủ cạnh tranh và thị trường mục tiêu giúp đội ngũ của bạn biết họ đang đối mặt với điều gì. Hãy nghiên cứu cách mà các đối thủ đang tiếp thị sản phẩm của họ và điều gì làm cho họ nổi bật. Đồng thời, hãy phân tích cả những thất bại của họ để tránh mắc sai lầm tương tự.

Khám phá thêm tại: Các Bước Phân Tích Đối Thủ Cạnh Tranh Trong Kinh Doanh

Phát triển dự án

Khi bạn đã có thông tin về mục tiêu dự án, đối tượng, nghiên cứu về đối thủ cạnh tranh, đã đến lúc tập trung vào những chi tiết của chiến lược. Ở bước này, bạn sẽ quyết định chi tiết những gì cần thực hiện và cách thực hiện chúng.

Ví dụ, nếu dự án là phát triển một trang web, hãy liệt kê ra chi tiết những việc cần làm như thêm tính năng, thiết kế hình ảnh, viết nội dung,… cùng với tên người hoặc nhóm chịu trách nhiệm thực hiện.

Xác định các mốc thời gian

Không phải lúc nào bạn cũng có thể lên sẵn lịch trình theo ngày cụ thể. Tuy nhiên, bạn cũng có thể lên một lịch trình tương đối hoặc dự kiến để ước lượng tiến độ công việc. Nếu không có các mốc thời gian cụ thể, công việc có thể bị trì hoãn và dự án sẽ bị kéo dài lâu hơn thực tế. Điều này có thể làm ảnh hưởng đến các kế hoạch khác của doanh nghiệp. Do đó, bạn nên lập kế hoạch theo từng bước kèm thời hạn cho từng bước.

Tính toán ngân sách

Tính toán ngân sách là một bước vô cùng cần thiết để kiểm soát những khoản chi tiêu cho dự án hoặc chiến dịch marketing. Đầu tiên, bạn cần xem xét cách lập chiến lược marketing và cách lập ngân sách marketing là như thế nào. Bạn sẽ sử dụng chiến lược gì? Bạn có những khoản chi phí gì? Chi phí đó là khoảng bao nhiêu? Bên cạnh đó, bạn cũng nên tính toán một khoản chi phí dự phòng rủi ro.

Đọc tiếp tại: Budget là gì? Cách lập ngân sách marketing hiệu quả

Bước 7: Chia sẻ brief cho các bên liên quan

Bây giờ, khi tất cả các yếu tố đã được nói đến trong brief, hãy chia sẻ tài liệu này cho các bên liên quan. Những thông tin trong đó sẽ giúp các bên biết được mình cần làm gì, ai chịu trách nhiệm cho công việc nào. Nếu các bên có bất kỳ câu hỏi nào, hãy yêu cầu họ liên hệ ngay sau khi nhận được brief để thực hiện điều chỉnh cần thiết. Sau khi đã “chốt” brief với các bạn, dự án có thể vận hành trơn tru hơn.

Bước 8: Liệt kê các bước đã hoàn thiện

Trong quá trình thực hiện, có thể sẽ có những cuộc họp để thảo luận về những thay đổi hoặc điều chỉnh phát sinh khác so với ban đầu. Hãy đảm bảo brief lại nội dung các cuộc họp và ghi chú lại những bước nào đã hoàn thiện để mọi người cùng nắm được thông tin. Đó có thể là bạn đã thực hiện được các bước nào, hoàn thiện vào ngày nào và đang chuẩn bị thực hiện các bước nào.

Kết luận

Một bản brief không chỉ đơn thuần là một tài liệu mô tả dự án, mà nó còn là một công cụ quan trọng giúp định hình và thực hiện dự án một cách hiệu quả.

Trong bài viết này, bạn đã cùng Miko Tech hiểu về khái niệm brief là gì trong marketing và những yếu tố quan trọng cần có trong một bản brief chuẩn. Miko Tech hy vọng rằng thông tin trong bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của một bản brief chất lượng và đừng quên chia sẻ nếu thấy hay nhé!