Kick off meeting không giống như những cuộc bình thường mà có ý nghĩa quan trọng với doanh nghiệp. Cuộc họp này là bước khởi đầu quan trọng, đưa tất cả các bên liên quan vào cùng một guồng quay và thiết lập nền tảng cho sự thành công của dự án. Nhưng để tổ chức một cuộc họp kick off bắt đầu dự án hiệu quả, bạn cần chuẩn bị những gì?
Kick off meeting là gì?
Kick-off meeting (Cuộc họp khởi động) là một cuộc họp đầu tiên của nhóm dự án, có thể có hoặc không có sự tham gia của khách hàng dự án. Cuộc họp này sẽ tuân theo các yếu tố cơ sở của dự án và các hoạt động lập kế hoạch dự án khác.
Cuộc họp này thường diễn ra sau khi dự án đã được chấp nhận và trước khi các hoạt động chính của dự án bắt đầu. Cuộc họp khởi động giúp tất cả các thành viên của dự án hiểu rõ về mục tiêu, phạm vi, nhiệm vụ và các yêu cầu của dự án. Đồng thời, các bên liên quan hiểu rõ trách nhiệm của nhau và các mốc thời gian quan trọng cần lưu ý.
Vì sao kick off meeting lại quan trọng?
Cuộc họp khởi động không chỉ là một thủ tục mà là một cuộc họp quan trọng để xác định những điều quan trọng trước khi bắt tay vào thực hiện dự án. Không chỉ để phân định nhiệm vụ công việc của các bên liên quan mà còn để giải đáp những thắc mắc của mọi người xung quanh việc triển khai dự án.
Giới thiệu dự án
Kick off meeting là cơ hội để người quản lý dự án giới thiệu dự án, bao gồm mục tiêu, phạm vi, tiến độ, ngân sách, và các bên liên quan. Điều này giúp tất cả các bên liên quan hiểu rõ về dự án và vai trò của họ trong dự án. Việc hiểu được mục tiêu của dự án sẽ giúp các thành viên hoặc các phòng ban trong nhóm dự án thống nhất trong hành động.
Lên kế hoạch chi tiết
Một cuộc họp khởi động dự án cũng thường bao gồm việc phát triển kế hoạch. Bước này rất quan trọng vì nó sẽ cung cấp phương hướng cho nhóm dự án và để họ biết được làm sao để đạt được mục tiêu cuối cùng. Bạn sẽ không thể đạt được mục tiêu mà không lên kế hoạch. Vì vậy, hãy lập kế hoạch chi tiết về các bước mà các thành viên trong nhóm sẽ thực hiện trong quá trình tiến hành dự án.
Nhóm dự án cần có một danh sách theo dõi nhiệm vụ của cả nhóm, tiếp đó là một danh sách việc cần làm chi tiết cho mỗi cá nhân hoặc nhóm tham gia dự án. Việc này sẽ giúp cả nhóm biết được nếu dự án bị chậm tiến độ thì bị chậm ở khâu nào, lý do chậm là gì (ví dụ như một bước nào đó chưa được hoàn thành do gặp khó khăn triển khai).
Tìm hiểu thêm về: Các mô hình marketing hiệu quả nhất doanh nghiệp cần biết
Nâng cao tinh thần hợp tác
Trong một số dự án, các thành viên có thể không biết về nhau trước đó. Việc tổ chức một cuộc họp kick off có mặt đầy đủ các bên liên quan sẽ giúp họ làm quen trước với nhau và biết được mình sẽ làm việc với những ai. Khi các thành viên trong nhóm trò chuyện và tiếp xúc với nhau, họ có thể biết được làm sao để hợp tác và phối hợp với nhau để đạt được mục tiêu chung.
Xác định các mốc thời gian cần lưu ý
Cuộc họp khởi động giúp xác định lịch trình và kế hoạch cho dự án. Các thành viên trong dự án sẽ được thông báo về các giai đoạn và các mốc thời gian quan trọng trong quá trình triển khai dự án. Trong cuộc họp khởi động, nhóm dự án có thể thảo luận và đánh giá thời gian ước tính cho mỗi giai đoạn. Từ đó, họ có thể ước lượng được tiến độ công việc đang nhanh hơn hay chậm hơn thời gian dự kiến.
Xác định rủi ro và giải pháp
Cuộc họp khởi động cho phép mọi người xác định và thảo luận về các rủi ro tiềm năng có thể ảnh hưởng đến dự án. Khi họp với các bên liên quan, mọi người có thể nhận thức được những rủi ro có thể xảy ra và tiến hành xây dựng quy trình xử lý cho các vấn đề đó. Nhờ đó, nếu có vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai dự án, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xử lý vấn để tránh trễ nãi dự án.
6 Bước tổ chức kick off meeting hiệu Quả
Khi chuẩn bị cho cuộc họp khởi động, hãy xem qua danh sách những người tham dự, thông tin đã được công bố cho họ và những thông tin bạn cần truyền đạt. Hãy sử dụng những thông tin đó kết hợp với mô hình 6 bước sau để lên kế hoạch cho kick off meeting của bạn:
1. Giới thiệu
Nếu cuộc họp này là lúc các thành viên trong nhóm dự án gặp nhau lần đầu, hãy giới thiệu họ với nhau hoặc để họ tự giới thiệu trong cuộc họp. Lúc này, các thành viên sẽ cần biết tên tuổi của nhau và vai trò cụ thể mà từng người nắm giữ để hợp tác một cách hiệu quả. Nếu cuộc họp có mặt khách hàng, mọi người có thể giới thiệu theo vòng để khách hàng nhận diện rõ hơn. Việc giới thiệu có những lợi ích sau:
- Giúp mọi người quen biết nhau
- Tạo cảm giác thoải mái
- Bắt đầu cuộc họp một cách tự nhiên
Các thành viên trong nhóm đã quen biết với nhau có thể phản hồi tích cực và thậm chí chơi một trò chơi trước khi bắt đầu cuộc họp. Việc này có thể giúp họ thả lỏng tinh thần trước một cuộc họp kéo dài và một dự án lớn đang chờ đợi phía trước.
2. Thông tin tổng quan về dự án
Tiếp theo, người quản lý dự án cần trình bày những thông tin tổng quan và tóm tắt ngắn gọn về dự án. Những thông tin này bao gồm:
- Cung cấp thông tin cơ bản về dự án
- Lý do và mục đích thực hiện dự án
- Thời gian và quy mô dự án
- Xác định các hạng mục quan trọng của dự án
- Các bên liên quan trong dự án
Giả sử dự án được chia thành 3 giai đoạn tiếp nối nhau, bạn có thể nói lần lượt về từng giai đoạn và giải thích rằng làm thế nào để chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Ví dụ như nhóm dự án cần hoàn thành những công việc gì để chuyển từ giai đoạn một sang giai đoạn hai, từ giai đoạn hai sang giai đoạn ba.
3. Chi tiết về dự án
Khi mọi người đã hiểu được những phần quan trọng của dự án, đã đến lúc đào sâu hơn về chi tiết những việc cần làm và cách mà chúng phối hợp với nhau để hoàn thiện dự án. Trong giai đoạn này của kick off meeting, các thành viên trong cuộc họp sẽ tiến hành các hoạt động sau:
- Giao nhiệm vụ với deadline cho từng thành viên hoặc từng nhóm
- Yêu cầu cụ thể của từng công việc
- Đảm bảo mọi người biết rõ mình sẽ làm việc cùng ai
- Xác định người cần được báo cáo
- Phương thức cập nhật tiến độ thực hiện dự án
4. Giải quyết vấn đề
Lập kế hoạch chi tiết và dự đoán trước các tình huống có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án có thể giúp mọi người giảm bớt căng thẳng và xử lý tình huống nhanh hơn. Trong cuộc họp kick off, mọi người sẽ thảo luận về những thách thức tiềm ẩn mà nhóm của họ có thể gặp phải. Những trở ngại trong quá trình thực hiện dự án có thể là:
- Trì hoãn trong việc hoàn thành một trong các giai đoạn
- Vấn đề kỹ thuật
- Một thành viên quan trọng nghỉ ốm
Nếu nhóm dự án của bạn đã có được kế hoạch cụ thể và dự đoán trước những tình huống có thể xảy ra, điều này có thể giúp họ tiết kiệm thời gian giải quyết vấn đề. Khi đó, các thành viên chỉ cần làm đúng như những gì đã thảo luận để giúp dự án triển khai đúng tiến độ hoặc không bị đình trệ quá lâu.
5. Thời gian hỏi đáp
Ở cuối kick off meeting, những người tham gia có thể bắt đầu đặt câu hỏi. Thời gian cuộc họp nên được ưu tiên để giải đáp những vấn đề quan trọng và đảm bảo mọi người đều hiểu được vai trò của mình. Người chủ trì cuộc họp có thể lưu ý rằng đây là lần duy nhất họ có thể họp trước khi dự án chính thức khởi động. Điều này sẽ khiến họ nghĩ rằng nếu có gì thắc mắc thì họ nên hỏi ngay lập tức thay vì chờ đợi.
6. Email các thành viên tham gia cuộc họp
Sau cuộc họp, hãy gửi email cho nhóm để cảm ơn họ vì đã dành thời gian và trao đổi nhiệt tình. Nếu dự án có sự tham gia của nhiều nhóm khác nhau, hãy gửi email cho riêng từng nhóm thay vì dùng một mẫu nội dung email cho tất cả các nhóm. Nội dung nên có từ ngữ động viên và nhắc nhở họ về những deadline quan trọng. Cuối cùng, hãy bày tỏ rằng bạn sẵn sàng trả lời nếu họ có thắc mắc về dự án.
Tổng kết
Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu kick off meeting là gì và tầm quan trọng của nó trong quá trình triển khai dự án. Cuộc họp khởi động không chỉ cung cấp thông tin và xác định các mốc thời gian quan trọng mà còn tạo ra một môi trường giao tiếp đồng thuận giữa các thành viên trong nhóm. Mong rằng Miko Tech đã giải đáp thắc mắc của bạn và hãy quay lại vào ngày mai để đọc thêm nhiều nội dung hay ho nhé!
Ý Nhi tốt nghiệp Đại học Kinh tế TP.HCM và có hơn 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sáng tạo nội dung. Trong quá trình làm việc, Ý Nhi có kinh nghiệm sáng tạo nội dung trong nhiều lĩnh vực như công nghệ, thể thao điện tử, marketing, SEO,…
