Quy trình 5S là một trong những quy trình được sử dụng để tối ưu hóa tổ chức và quản lý môi trường sản xuất. Đây không chỉ đơn thuần là một phương pháp sắp xếp nơi làm việc mà còn là một hệ thống giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn. Trong bài viết này, Cùng Miko Tech tìm hiểu về quy trình 5S và cách triển khai quy trình này trong doanh nghiệp.
Quy trình 5S là gì?
Quy trình 5S là một phương pháp quản lý và tổ chức được phát triển bởi người Nhật Bản nhằm tối ưu hóa môi trường làm việc trong một tổ chức, đặc biệt là trong ngành sản xuất. Tên gọi “5S” đến từ năm chữ S trong năm yếu tố:
– Sàng lọc (Seiri – 整理)
– Sắp xếp (Seiton – 整頓)
– Sạch sẽ (Seiso – 清掃)
– Săn sóc (Seiketsu – 清潔)
– Sẵn sàng (Shitsuke – 躾)
Quy trình 5S không chỉ giúp cải thiện hiệu suất sản xuất mà còn tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và hiệu quả hơn. 5S có thể được áp dụng không chỉ trong ngành sản xuất mà còn trong nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau để tối ưu hóa quy trình và tăng cường năng suất.
Ví dụ về quy trình 5S trong doanh nghiệp
Dưới đây là một ví dụ cụ thể về việc áp dụng quy trình 5S trong doanh nghiệp dựa trên 5 yếu tố Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke:
Doanh nghiệp: Nhà máy sản xuất linh kiện ô tô
- Sàng lọc (Seiri – 整理): Nhóm quản lý và kỹ thuật xác định và loại bỏ những máy móc, dụng cụ hoặc vật liệu không cần thiết trong quá trình sản xuất. Ví dụ: Loại bỏ các máy móc cũ không sử dụng và dọn sạch không gian làm việc.
- Sắp xếp (Seiton – 整頓):Xác định vị trí lý tưởng cho máy móc, công cụ và vật liệu còn lại sau quá trình sàng lọc. Ví dụ: Đặt khu vực lưu trữ dụng cụ cơ khí gần các máy móc để tối ưu hóa quá trình sản xuất.
- Sạch sẽ (Seiso – 清掃): Thiết lập kế hoạch làm sạch định kỳ để bảo dưỡng máy móc và giữ cho môi trường làm việc sạch sẽ. Ví dụ: Xây dựng bảng kiểm tra vệ sinh hàng ngày cho các nhóm làm việc để đảm bảo việc làm sạch đều đặn.
- Săn sóc (Seiketsu – 清潔): Đề xuất và thực hiện các tiêu chuẩn về vệ sinh và tổ chức, đồng bộ hóa quy trình 5S. Ví dụ: Xây dựng quy tắc về việc giữ gìn máy móc và vật liệu sau mỗi ca làm việc.
- Sẵn sàng (Shitsuke – 躾): Thiết lập các quy trình và hệ thống để duy trì và giám sát việc thực hiện 5S theo thời gian. Ví dụ: Họ tổ chức đào tạo định kỳ và đánh giá hiệu suất để đảm bảo tất cả nhân viên tuân thủ theo quy trình 5S.
Qua việc áp dụng quy trình 5S trong nhà máy sản xuất linh kiện ô tô, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm lãng phí và duy trì một môi trường làm việc hiệu quả và an toàn.
Mục tiêu của quy trình 5S là gì?
Nhiều doanh nghiệp đã triển khai nhiều chiến lược với phương pháp quản lý môi trường làm việc 5S nhằm tạo ra quy trình sản xuất tối ưu nhất. 5S được thiết kế để giảm lãng phí và tối ưu hóa năng suất thông qua việc duy trì một môi trường làm việc gọn gàng. Bằng cách duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và có tổ chức, quy trình 5S giúp giảm thiểu sai sót và sự cố, dẫn đến cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Nguồn gốc của quy trình 5S
Quy trình 5S có nguồn gốc từ Hệ thống Sản xuất của Toyota (Toyota’s Total Production System – TPS) được phát triển bởi Taiichi Ohno và Eiji Toyoda cùng với các kỹ sư công nghiệp người Nhật Bản vào năm 1950. Sau này, Sakichi Toyoda (Cha của Cuộc cách mạng công nghiệp Nhật Bản) cùng con trai của ông là Kiichiro và Taiichi Ohno đã tái thiết kế hệ thống TPS và đặt tên quy trình mới là “5S”.
Ba đại diện của Toyota đã xem xét dây chuyền lắp ráp của Ford Motor Company và quy trình lưu kho tại chuỗi siêu thị Piggly Wiggly để tạo ra một quy trình mới. Quy trình 5S được thiết kế bởi Toyota cho thấy mỗi nhân viên đều có một mức độ quan trọng riêng và mọi công việc đều góp phần vào sản phẩm cuối cùng.
Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên áp dụng 5S
5S là một quy trình hữu ích cho hầu hết mọi doanh nghiệp không phân biệt ngành nghề. Tuy nhiên, có một số tình huống có thể là dấu hiệu cho thấy công ty bạn cần phải áp dụng quy trình 5S sớm nhất có thể:
Hiệu suất vận hành kém
Nếu bạn cảm thấy mình không đạt được mục tiêu hoặc đang không làm việc ở năng suất tối đa, 5S có thể giúp xác định và loại bỏ sự những yếu tố dẫn đến sự thiếu hiệu quả. Sử dụng các phương pháp làm việc tiêu chuẩn, công thái học và giữ gìn vệ sinh nơi làm việc sẽ giúp đảm bảo rằng bạn đang tận dụng tối đa tài nguyên của mình.
Giá vật liệu hoặc chi phí hoạt động tăng
Các công ty không áp dụng 5S hoặc các hệ thống quản lý tương tự khác có thể tiêu tốn nhiều tiền hơn mức cần thiết do sản xuất quá nhiều và tích trữ quá nhiều vật liệu. Trong xây dựng tinh gọn (lean construction), những sự lãng phí về thời gian, nhân lực, nguyên liệu và tài nguyên được giảm thiểu đến mức tối đa.
Thiếu sự nhất quán trong chất lượng và sản lượng
Sự không nhất quán trong chất lượng và sản lượng chịu ảnh hưởng trực tiếp từ khía cạnh công thái học. Tuân thủ các nguyên tắc 5S có thể giúp doanh nghiệp cải thiện hoạt động bằng cách đặt máy móc, thiết bị, công cụ và vật liệu ở các vị trí tối ưu để dễ tiếp cận và giảm thiểu sự cản trở vật lý. Bằng cách này, lượng thời gian và năng lượng tiêu tốn để tìm kiếm tài nguyên được giữ ở mức tối thiểu, dẫn đến sự cải thiện về chất lượng và sản lượng.
Nhận về nhiều phàn nàn của khách hàng
Ngày càng nhiều trường hợp phàn nàn từ khách hàng là một dấu hiệu đỏ mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua. Nếu đa số những phàn nàn này liên quan đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ, phương pháp 5S có thể giúp công nhân tập trung vào việc đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.
Các yếu tố của quy trình 5S
Tiếp theo đây, chúng ta sẽ cùng đi sâu vào tìm hiểu từng yếu tố của quy trình 5S và cách chúng ta áp dụng các yếu tố này trong doanh nghiệp.
1. Sàng lọc (Seiri – 整理)
Bước đầu tiên của quy trình 5S là Seiri – Sàng lọc. Trong bước này, hãy kiểm tra tất cả các công cụ, nội thất, vật liệu, thiết bị, v.v. trong khu vực làm việc để xác định những gì cần thiết, nên giữ lại và những gì cần phải loại bỏ. Một số câu hỏi có thể giúp bạn sàng lọc bao gồm:
- Mục đích của vật dụng là gì?
- Lần cuối cùng vật dụng này được sử dụng?
- Vật dụng này được sử dụng với tần suất ra sao?
- Ai sử dụng vật dụng đó?
- Liệu vật dụng này có cần phải ở đây không?
Những câu hỏi này giúp xác định giá trị của từng vật dụng trong văn phòng hoặc nơi làm việc. Không gian làm việc sẽ gọn gàng hơn khi loại bỏ các vật dụng không cần thiết hoặc ít được sử dụng vì chúng có thể gây cản trở hoặc chiếm diện tích không cần thiết. Khi đã xác định được những gì không cần thiết, hãy xử lý chúng theo các cách sau:
- Chuyển các vật dụng đó sang bộ phận khác.
- Tái chế/vất/thanh lý.
- Cất vào kho.
Trong trường hợp giá trị của một vật dụng không rõ ràng. Ví dụ, đó là một công cụ chưa được sử dụng gần đây nhưng có người nghĩ rằng có thể cần trong tương lai thì hãy đánh dấu chúng bằng cách dán “thẻ đỏ”. “Thẻ đỏ” là bìa hoặc tem có thể gắn vào các vật dụng cần xem xét. Hãy điền các thông tin sau lên thẻ:
- Vị trí
- Mô tả
- Tên của người gắn thẻ
- Ngày gắn thẻ
Các vật dụng được gắn “thẻ đỏ” sẽ được xếp vào một không gian riêng biệt. Nếu sau một khoảng thời gian quy định (có thể là một hoặc hai tháng) mà vật dụng đó không được sử dụng thì đến lúc xử lý nó theo các cách đã đề cập ở trên.
2. Sắp xếp (Seiton – 整頓)
Sau khi loại bỏ các đồ đạc thừa thãi, bạn hãy sắp xếp các vật dụng còn lại trong không gian làm việc. Sau đây là những câu hỏi mà bạn cần xem xét:
- Người nào hoặc nhóm nào sử dụng các vật dụng nào?
- Khi nào các vật dụng đó được sử dụng?
- Thiết bị hoặc vật dụng nào được sử dụng thường xuyên nhất?
- Có nên sắp xếp các công cụ hoặc thiết bị theo loại không?
- Nên đặt các vật dụng đó ở đâu để làm việc dễ dàng hơn?
- Có cách nào giúp giảm thiểu việc di chuyển hoặc chuyển động không cần thiết không?
Trong bước này, mọi người cần xác định xem sắp xếp như thế nào là hợp lý nhất và tránh lãng phí hoặc thừa thãi. Sự “lãng phí” ở đây có thể được xem là:
- Phát sinh thời gian chờ đợi
- Chuyển động thừa thãi
- Hàng tồn kho dư thừa do sản xuất quá nhiều
- Không được tận dụng
3. Sạch sẽ (Seiso – 清掃)
Giữ sạch sẽ lại là một trong những điều dễ bị bỏ sót nhất khi công việc bận rộn. Bước 3 trong 5S tập trung vào việc dọn dẹp khu vực làm việc, điều này bao gồm quét dọn, lau chùi, sắp xếp công cụ và vật liệu vào nơi phù hợp, v.v. Tất cả nhân viên đều cần chịu trách nhiệm về việc giữ vệ sinh khu vực làm việc của mình. Bạn cũng nên hướng dẫn nhân viên cách vệ sinh thiết bị mà họ cần dùng trong công việc.
Ngoài việc giữ gìn vệ sinh, điều này cũng liên quan đến việc bảo dưỡng định kỳ các thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch cho việc bảo dưỡng giúp các doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện ra vấn đề và ngăn chặn sự cố. Việc bảo dưỡng thường xuyên sẽ giúp hạn chế khả năng tạm ngừng công việc vì lỗi liên quan đến sự cố kỹ thuật.
4. Săn sóc (Seiketsu – 清潔)
Với ba bước đầu tiên, bạn đã có một không gian làm việc ngăn nắp và các thiết bị, vật dụng thừa thãi đã được dọn dẹp. Tuy nhiên, vấn đề là không gian làm việc sẽ tiếp tục bừa bộn như cũ nếu mọi người không thường xuyên giữ vệ sinh và sắp xếp. Bước 4 đề cập đến việc biến hành vi dọn dẹp trở thành một thói quen. Doanh nghiệp có thể tạo lịch trình hoặc hướng dẫn vệ sinh để đảm bảo sự ngăn nắp.
Tùy thuộc vào không gian làm việc, nên có một danh sách kiểm tra 5S hàng ngày để kiểm tra các nhiệm vụ làm sạch phải diễn ra và ai chịu trách nhiệm thực hiện. Ban đầu, mọi người có lẽ sẽ cần những lời nhắc nhở để tuân theo quy trình 5S. Doanh nghiệp có thể dán poster hoặc gắn nhãn nhắc nhở ở những nơi mọi người dễ thấy. Theo thời gian, việc giữ vệ sinh trở thành một phần của công việc hàng ngày.
5. Sẵn sàng (Shitsuke – 躾)
Khi quy trình 5S đã được thiết lập, các doanh nghiệp phải thực hiện quy trình này liên tục và cập nhật chúng khi cần thiết. “Shitsuke” đề cập đến việc duy trì 5S với sự tham gia của tất cả mọi người trong doanh nghiệp.
Từ cấp quản lý cho đến nhân viên ở mọi phòng ban, ai cũng cần thực hiện quy trình 5S để nó trở thành một phần của văn hóa công ty. Về lâu dài, bạn sẽ bắt đầu nhận ra những kết quả tích cực nhờ quy trình quản lý này.
- Mẹo #1: Để duy trì quy trình 5S, hãy đảm bảo rằng tất cả nhân viên mới (hoặc nhân viên chuyển sang các bộ phận khác) được đào tạo về quy trình 5S của phòng ban mình làm việc.
- Mẹo #2: Hãy xem xét cách các công ty khác áp dụng 5S và cải tiến sao cho hợp lý hơn.
Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng quy trình 5S là gì?
Ngày càng nhiều công ty sử dụng quy trình 5S để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn. Rõ ràng, quy trình này là một phương pháp giúp cải thiện năng suất và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai. Một số lợi ích đạt được từ quy trình 5S bao gồm:
- Tối ưu hóa: 5S giúp giảm thiểu “lãng phí” trong quá trình làm việc và tạo ra một không gian làm việc tiện lợi nhất cho tất cả mọi người.
- Hiệu quả cao hơn: Hệ thống 5S cải thiện quy trình sản xuất và tối ưu hóa lợi nhuận của công ty. Thông qua việc cải thiện sản phẩm và dịch vụ, công ty có thể giảm thiểu chi phí không cần thiết và tăng lợi nhuận.
- Lưu trữ hiệu quả hơn: Triển khai các tiêu chuẩn 5S giúp cải thiện đáng kể diện tích lưu trữ nhờ việc loại bỏ các vật dụng hoặc thiết bị không cần thiết. Điều này giúp giải phóng không gian để lưu trữ cho những thiết bị và vật dụng cần thiết hơn.
- Nâng cao độ an toàn: Việc lưu trữ hàng tồn kho hoặc vật dụng thừa thãi có thể tạo ra điều kiện không an toàn – chẳng hạn một hộp vật liệu bị bỏ quên có thể khiến nhân viên vấp ngã và bị thương.
- Nâng cao tinh thần làm việc: Thực hiện đều đặn quy trình 5S giúp duy trì môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ. Môi trường thoải mái có thể giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và làm việc năng suất hơn.
Những yếu tố giúp triển khai thành công quy trình 5S
Để đạt được hiệu quả cao khi việc triển khai quy trình 5S trong doanh nghiệp, cần lưu ý một số yếu tố quan trọng khác bên cạnh việc hiểu rõ tiêu chuẩn và các bước thực hiện 5S. Các yếu tố đó bao gồm:
Sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo
Để đảm bảo chất lượng quy trình 5S trong quá trình triển khai, ban lãnh đạo cần hỗ trợ nhân viên và tham gia thực hiện quy trình. Ngoài việc việc giám sát và chỉ đạo, họ cần thực hiện đánh giá quy trình và lắng nghe phản hồi từ nhân viên thường xuyên để đưa ra những điều chỉnh phù hợp.
Tinh thần học hỏi lẫn nhau
Tinh thần học hỏi lẫn nhau giữa các bộ phận là một hoạt động rất quan trọng trong quá trình triển khai quy trình 5S. Điều này giúp cho nhân viên ở các phòng ban hoặc khu vực làm việc khác nhau có thể so sánh được hiệu quả của quy trình 5S, học hỏi lẫn nhau và tìm ra những phương pháp tốt nhất để áp dụng cho phòng ban và khu vực của mình.
Liên tục cập nhật
Để bảo đảm rằng quy trình 5S có thể duy trì được hiệu quả lâu dài trong tương lai, doanh nghiệp cần phải nắm bắt những thay đổi hoặc cải tiến về thiết bị, vật dụng, không gian làm việc và cách thức làm việc. Khi có được sự linh hoạt và thích ứng nhanh chóng với xu hướng chung, doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh các tiêu chuẩn 5S và tránh việc áp dụng cứng nhắc dẫn đến hoạt động kém hiệu quả.
Đánh giá định kỳ
Việc đánh giá định kỳ kết quả nhằm giúp doanh nghiệp kịp thời nhận biết hiện trạng, phát hiện những lỗ hổng đồng thời có thể phát huy những mặt tích cực trong quy trình 5S. Điều này giúp cải thiện liên tục quy trình và đảm bảo rằng nó duy trì được hiệu quả trong doanh nghiệp.
Lời kết
Quy trình 5S là một công cụ quản lý không gian làm việc giúp tạo ra môi trường làm việc tối ưu và nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp. Bằng cách sắp xếp, dọn dẹp và duy trì sự gọn gàng, quy trình này giúp tăng năng suất, giảm lãng phí và làm nền tảng cho sự phát triển bền vững trong tương lai của doanh nghiệp. Hy vọng với những kiến thức trên, Miko Tech đã giúp bạn giải đáp thắc mắc và đừng quên truy cập để đọc thêm nhiều bài viết thú vị!
Ý Nhi tốt nghiệp Đại học Kinh tế TP.HCM và có hơn 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sáng tạo nội dung. Trong quá trình làm việc, Ý Nhi có kinh nghiệm sáng tạo nội dung trong nhiều lĩnh vực như công nghệ, thể thao điện tử, marketing, SEO,…
