Letterhead Là Gì? 4 Lưu Ý Giúp Thiết Kế Letterhead Chuẩn Hơn

Letterhead là gì? Vì sao các doanh nghiệp lại cần có letterhead? Letterhead có thể được thiết kế theo nhiều phong cách khác nhau và giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng. Vậy letterhead chính xác là gì và thiết kế như thế nào cho thu hút, hãy cùng Miko Tech tìm hiểu ngay nhé!

Letterhead là gì? 

Letterhead là một ấn phẩm có in sẵn các thông tin cơ bản như tên công ty, logo, địa chỉ, website, email, số điện thoại,… của một doanh nghiệp. Letterhead thường nằm ở trên cùng của tờ thư.

Letterhead thường được sử dụng để gửi các giấy tờ chính thức như thư cảm ơn, công văn, hợp đồng hoặc các tài liệu chính thức khác của doanh nghiệp. Sử dụng letterhead giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp và tăng độ nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp. Hiển thị logo và tên công ty trên các tài liệu chính thức sẽ giúp tạo sự thống nhất trong các ấn phẩm của doanh nghiệp.

Những thông tin trên letterhead có thể bao gồm các nội dung như:

• Logo (có thể nằm ở các góc của letterhead)
• Tên doanh nghiệp
• Địa chỉ
• Số điện thoại

Vai trò của letterhead đối với doanh nghiệp

Việc sử dụng letterhead giúp thương hiệu trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng, điều này khích lệ khách hàng tin tưởng vào thương hiệu. Sử dụng letterhead cũng giúp doanh nghiệp trở nên uy tín hơn trong mắt các bên liên quan như đối tác hoặc ngân hàng cho vay. Mọi thông điệp được in trên letterhead – dù là phiên bản kỹ thuật số – cũng tạo cảm giác trang trọng hơn so với các tài liệu thông thường.

Letterhead thường được sử dụng để trình bày các thông tin như:

• Báo cáo giao dịch;
• Thông báo nội bộ;
• Thông báo hoặc hợp đồng gửi cho khách hàng;
• Thư cảm ơn
• Thư mời
• Thông điệp từ CEO hoặc giám đốc điều hành khác;
• Thông báo từ bộ phận nhân sự.

7 bước thiết kế letterhead thu hút

Khi đã hiểu khái niệm letterhead là gì rồi thì làm sao để thiết kế letterhead ấn tượng với khách hàng? Letterhead cần thể hiện được những đặc điểm nhận diện riêng biệt của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nếu bạn chưa biết nên bắt đầu thiết kế letterhead từ đâu, bạn có thể tham khảo các bước sau của Miko Tech:

Bước 1: Lưu ý những đặc trưng của thương hiệu

Bước đầu tiên trước khi bắt đầu thiết kế chính là bạn cần nắm được những đặc trưng của thương hiệu để đưa vào thiết kế. Những yếu tố quan trọng nhất bao gồm logo, font chữ đặc trưng và màu sắc chủ đạo của doanh nghiệp. Không chỉ với letterhead mà bạn cần ghi nhớ những đặc trưng này khi thiết kế bất cứ vật dụng trực quan nào thuộc về doanh nghiệp.

Bước 2: Lựa chọn phong cách của letterhead

Bước tiếp theo, bạn cần định hình được phong cách thiết kế letterhead. Có rất nhiều phong cách thiết kế bạn có thể lựa chọn, điều quan trọng là phong cách đó phải phù hợp với hình ảnh thương hiệu.

Ví dụ, nếu thương hiệu nhắm đến hình ảnh tối giản, thanh lịch thì thiết kế letterhead không nên có quá nhiều chi tiết màu mè, sặc sỡ.

Bước 3: Chọn template cho letterhead

Sau khi định hình được phong cách thiết kế letterhead, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các template có sẵn trên các công cụ thiết kế trực tuyến. Khi bạn tìm kiếm từ khóa “template letterhead” trên công cụ tìm kiếm Google, bạn sẽ nhận được kết quả là rất nhiều trang web. Mỗi trang web đều có các mẫu letterhead mà bạn có thể tham khảo. Canva là một công cụ tuyệt vời nhờ thao tác thiết kế dễ dàng và có nhiều mẫu đẹp mắt.

Bước 4: Chèn logo và màu sắc thương hiệu

Việc chỉnh sửa từ template sẽ thuận tiện hơn nhiều nếu bạn là người không có chuyên môn cao về thiết kế. Bạn chỉ cần chọn một template để chỉnh sửa và thay đổi các yếu tố trên mẫu thành thông tin của doanh nghiệp. Hai yếu tố quan trọng nhất là logo và màu sắc chủ đạo của thương hiệu. Khi nhìn vào letterhead, người xem cần thấy được hai yếu tố này và hãy đảm bảo bạn chọn đúng mã màu chủ đạo cho thiết kế.

Bước 5: Thêm nội dung và chọn font chữ

Những thông tin cố định trên letterhead thường nằm ở phần header. Những thông tin này thường bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại và email liên hệ. Đối với mục tên doanh nghiệp, bạn nên để kích thước lớn hơn các nội dung khác. Font chữ bạn sử dụng nên phù hợp với hình ảnh thương hiệu và không nên dùng quá nhiều font chữ khác nhau, tốt nhất là chỉ nên dùng từ 1-2 font chữ.

Những câu hỏi sau có thể sẽ giúp bạn lựa chọn font chữ phù hợp:

• Serif hay sans serif? Font serif mang lại cảm giác cổ điển và truyền thống, trong khi đó sans serif tạo cảm giác hiện đại hơn và có thể dễ đọc hơn khi in với kích thước nhỏ hoặc hiển thị trên màn hình kỹ thuật số.
• Chọn họ chữ (typeface) nào? Các loại chữ thường được phân thành các typeface, mỗi typeface có nhiều font chữ. Ví dụ, họ chữ Arial có các font chữ như Arial Regular, Arial Bold, Arial Italic.
• Cỡ chữ bao nhiêu là tốt? Hãy cân nhắc về kích thước chữ trên letterhead. Mặc dù bạn sử dụng cùng một font chữ nhưng hiệu quả thị giác sẽ khác nhau khi kích thước thay đổi. Ngoài ra, kích thước chữ khi in ra giấy có thể sẽ nhỏ hơn so với khi nhìn trên máy tính.

Bước 6: Thử nghiệm letterhead

Sau khi đã chỉnh sửa thiết kế và thêm nội dung letterhead xong, bạn có thể thử tạo một đoạn nội dung (ví dụ như một mẫu thư cảm ơn) để xem nội dung chính sẽ trông như thế nào khi được thêm vào. Hãy thử căn chỉnh kích thước nội dung sao cho vừa vặn và nội dung dễ đọc. Bạn có thể in thử một mẫu ra giấy để xem thiết kế khi nhìn trực tiếp sẽ như thế nào.

Bước 7: Lưu mẫu đã chỉnh sửa

Khi letterhead đã xong, đã đến lúc gửi nó cho cấp trên của bạn hoặc đồng nghiệp để xem có cần chỉnh sửa thông tin gì hay không. Nếu mẫu thiết kế được duyệt, hãy lưu lại ở nơi dễ tìm kiếm. Tiếp theo, in sẵn mẫu giấy hoặc tải lên ở một nơi mà những người có thẩm quyền có thể truy cập để sử dụng khi cần.

4 lưu ý khi thiết kế letterhead

Trong quá trình thiết kế letterhead, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần biết để đảm bảo kết quả cuối cùng được chuyên nghiệp và ấn tượng:

1. Chọn giấy in

Thông thường, giấy càng dày thì càng cao cấp và tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn. Về màu sắc, giấy màu trắng là sự lựa chọn tốt nhất và phổ biến nhất cho nhiều doanh nghiệp, tuy nhiên bạn có thể chọn giấy có tông màu ấm hơn, chẳng hạn như màu kem. Ngoài ra, khi lựa chọn giấy bạn cũng cần cân nhắc đến chi phí và khả năng hiển thị màu sắc xem có đúng như nhu cầu của bạn hay không.

2. Cân nhắc đến người nhận

Bên cạnh việc dành thời gian thiết kế những yếu tố đồ họa thú vị để sử dụng trên letterhead, bạn cũng nên dừng lại và xem xét xem người nhận là đối tượng nào.

Ví dụ, nếu bạn gửi letterhead cho đối tác là một công ty luật, thiết kế quá sặc sỡ có thể không phù hợp. Nhưng nếu bạn là một creative agency thì việc thiết kế letterhead sao cho ấn tượng và độc đáo có thể truyền tải được phong cách của công ty tốt hơn.

3. Đồng nhất với bộ nhận diện thương hiệu

Nếu công ty đã có một bộ nhận diện thương hiệu chung cho các tài liệu khác như danh thiếp, thẻ nhân viên, brochure hay phong thư,… hãy đảm bảo rằng thiết kế letterhead cũng phù hợp và đồng nhất với các tài liệu đó. Điều này giúp tạo được sự nhất quán trong việc truyền đạt thông tin và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác và công chúng.

Tìm hiểu thêm về: Brand Identity Là Gì? Cách Xây Dựng Bộ Nhận Diện Thương Hiệu

4. Thông tin có sự phân cấp ưu tiên

Thiết kế letterhead cũng giống như thiết kế bất cứ ấn phẩm sáng tạo nào khác. Chúng ta đều biết rằng những thông tin quan trọng nhất nên được ưu tiên thông qua việc in đậm hoặc tăng kích thước để người dùng nắm bắt nhanh hơn. Tương tự, những thông tin trên letterhead cũng cần được phân cấp dựa theo mức độ ưu tiên. Theo đó, tên công ty là quan trọng nhất, tiếp theo là địa chỉ hoặc phương thức liên hệ. l

Tổng kết

Bằng cách áp dụng những bước thiết kế trên đây, bạn có thể tạo ra một letterhead độc đáo và thu hút, thể hiện được phong cách và giá trị của doanh nghiệp.

Với bài viết trên, chúng ta đã khám phá letterhead là gì và 7 bước quan trọng để tạo ra một tác phẩm độc đáo và chuyên nghiệp. Hy vọng Miko Tech đã giúp bạn hiểu hơn về loại thiết kế này và đừng quên chia sẻ bài viết này!