Thành lập văn phòng đại diện là một quyết định quan trọng khi một công ty muốn mở rộng hoạt động kinh doanh và tiếp cận thị trường mới. Văn phòng đại diện không chỉ là một cơ sở để tăng cường độ hiện diện của thương hiệu trong một khu vực mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh.
Tuy nhiên, thủ tục mở văn phòng đại diện không đơn giản và đòi hỏi doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật cụ thể. Trong bài viết này, Miko Tech sẽ giới thiệu về những thủ tục cần thiết để thành lập văn phòng đại diện, từ việc lựa chọn địa điểm, thủ tục pháp lý cho đến quy trình đăng ký và hoạt động ban đầu.
Văn phòng đại diện là gì?
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020:
“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”
Văn phòng đại diện là một cơ sở hoạt động thuộc sở hữu của một công ty, tổ chức hoặc tổ chức kinh tế nước ngoài được thành lập để đại diện cho chủ sở hữu tại một quốc gia hoặc khu vực khác. Mục đích chính của văn phòng đại diện là tạo điều kiện thuận lợi cho chủ sở hữu trong việc tiếp cận thị trường mới, mở rộng hoạt động kinh doanh, tăng cường quan hệ đối tác trong quốc gia hoặc khu vực đó.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cần những gì?
Theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Nếu doanh nghiệp mở lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp cần gửi hồ sơ đăng ký hoạt động đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cần nộp khi mở lập văn phòng đại diện được quy định tại Điều 31 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP bao gồm:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (mẫu Phụ lục II-7 kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
- Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, công ty TNHH 02 thành viên trở lên;
- Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
- Bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với doanh nghiệp tư nhân và công ty TNHH 01 thành viên;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Nếu doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, việc đăng ký phải tuân theo quy định ở quốc gia hoặc vùng lãnh thổ đó. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày lập chính thức lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải gửi văn bản thông báo cho Cơ quan Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cần gửi bao gồm:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (mẫu Phụ lục II-8 kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ;
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
Thủ tục mở văn phòng đại diện là một thủ tục quan trọng cần thực hiện để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp tuân theo quy định của pháp luật. Đối với các doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện trong nước, thủ tục đăng ký văn phòng đại diện như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Người nộp hồ sơ gửi hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo hình thức trực tiếp hoặc chuyển khoản. Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo ba cách:
- Nộp trực tiếp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh;
- Nộp qua dịch vụ bưu chính;
- Nộp hồ sơ online tại Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
Hồ sơ sẽ được tiếp nhận để xem xét cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cũng như cập nhật thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh cần phản hồi bằng văn bản đề nghị doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.
Bước 3: Cấp giấy phép mở văn phòng đại diện
Trong vòng 03 ngày làm việc, Phòng đăng ký kinh doanh có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận cho doanh nghiệp. Trong trường hợp Phòng đăng ký kinh doanh từ chối cấp Giấy chứng nhận cho doanh nghiệp thì phải gửi thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.
Các lưu ý quan trọng khi đăng ky văn phòng đại diện
Khi thành lập một văn phòng đại diện, có một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần biết để đảm bảo văn phòng đại diện đi vào hoạt động một cách thuận lợi. Sau khi thông báo cho cơ quan chức năng về việc thành lập, vẫn còn một số thủ tục quan trọng khác mà doanh nghiệp cần làm.
Đặt tên văn phòng đại diện
Theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 20 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, tên văn phòng đại diện cần đáp ứng các tiêu chí sau:
- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, có thể sử dụng các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu;
- Tên văn phòng đại diện phải có cụm từ “Văn phòng đại diện”;
- Nếu văn phòng đại diện có tên nước ngoài, tên nước ngoài là tên được dịch từ tiếng Việt và sử dụng hệ chữ La-tinh;
- Tên riêng của văn phòng đại diện không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
Gắn tên tại văn phòng đại diện
Theo khoản 3 Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện phải được gắn tên và tên phải được in trên các giấy tờ, hồ sơ hoặc ấn phẩm do mình phát hành. Về xử phạt hành chính, Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP quy định rằng nếu văn phòng đại diện không gắn tên sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.
Lệ phí môn bài
Lệ phí môn bài là một loại thuế mà các doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh phải nộp hằng năm cho nhà nước. Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP, mức thu lệ phí môn bài đối với tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ như sau:
- Tổ chức có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm
- Tổ chức có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm
- Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, tổ chức kinh tế khác: 1.000.000 đồng/năm.
Tuy nhiên, đối với văn phòng đại diện không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.
Đăng ký thuế
Theo Điều 8 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, văn phòng đại diện và chi nhánh được cấp mã số đơn vị phụ thuộc. Mã số này chính là mã số thuế của văn phòng đại diện và chi nhánh.
Về cấu trúc mã số thuế, mã số thuế 10 chữ số được sử dụng làm mã số của doanh nghiệp theo Điều 5 Thông tư 105/2020/TT-BTC. Đối với các đơn vị trực thuộc doanh nghiệp như chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh, mã số thuế gồm 13 chữ số, trong đó 3 chữ số cuối là số thứ tự từ 001 đến 999.
Tổng kết
Việc thành lập văn phòng đại diện là một quá trình phức tạp nhưng quan trọng để mở rộng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bài viết trên đã cho bạn biết những hồ sơ và thủ tục cần thiết khi thành lập văn phòng đại diện. Hy vọng Miko Tech đã giúp bạn giải đáp những thắc mắc và hẹn gặp lại với những bài viết thú vị hơn!
Ý Nhi tốt nghiệp Đại học Kinh tế TP.HCM và có hơn 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sáng tạo nội dung. Trong quá trình làm việc, Ý Nhi có kinh nghiệm sáng tạo nội dung trong nhiều lĩnh vực như công nghệ, thể thao điện tử, marketing, SEO,…
