Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là một khía cạnh quan trọng quyết định cách thức hoạt động của một doanh nghiệp. Khái niệm này đề cập đến cách mà công ty được tổ chức, từ việc phân chia các phòng ban cho đến các cấp lãnh đạo. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 7 loại hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phổ biến nhất.
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì?
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp của một công ty là hệ thống phân cấp của các phòng nhóm, cá nhân, ban quản lý và ban lãnh đạo.
Cấu trúc doanh nghiệp chủ yếu xác định những gì nhân viên phải làm, họ sẽ báo cáo cho ai và ai là người đưa ra các quyết định. Mỗi doanh nghiệp nên có một sơ đồ cơ cấu tổ chức để thể hiện các vị trí trong công ty và mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau.
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối hoạt động nội bộ. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến cách mà các công việc được thực hiện và phân rõ quyền hạn của từng vị trí, bộ phận. Khi công ty phát triển đến quy mô lớn, cơ cấu tổ chức là rất quan trọng để biết được ai chịu trách nhiệm cho quy trình nào trong công ty.
4 yếu tố trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phần nào mô tả cách mà các phòng ban và thành viên trong một doanh nghiệp tương tác với nhau. Cấu trúc doanh nghiệp thường có bốn yếu tố cơ bản, mỗi yếu tố đóng góp vào việc xác định cách công việc được thực hiện và quyết định được đưa ra:
Dây chuyền lệnh
Yếu tố này xác định cách mà quyền lực và trách nhiệm được phân phối trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Dây chuyền lệnh mô tả cách mà các cấp bậc và vị trí trong tổ chức kết nối với nhau. Nó quyết định ai chịu trách nhiệm đối với ai và ai chịu sự chỉ đạo từ ai. Nói cách khác, giả sử như có vấn đề phát sinh, bạn sẽ cần báo cáo cho ai. Hoặc khi bạn có đề xuất, đề xuất đó sẽ được chuyển lên ban lãnh đạo như thế nào.
Phân phòng ban
Phân phòng ban là một trong những yếu tố quan trọng nhất của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Các thành viên trong công ty cần được phân chia về các phòng ban phù hợp dựa theo khả năng cũng như chuyên môn của mình. Mỗi phòng ban sẽ chịu trách nhiệm về một mảng công việc cụ thể và không bị trùng lặp với nhau.
Phạm vi quản lý
Yếu tố phạm vi quản lý xoay quanh hai điều: ai thuộc quản lý của ai và nhiệm vụ nào thuộc về phòng ban nào. Mỗi phòng ban sẽ có những vị trí công việc cụ thể, người quản lý phòng ban sẽ quản lý tất cả những thành viên trong phòng ban đó. Việc xác định phạm vi quản lý trong nội bộ phòng và công việc liên quan giúp định rõ trách nhiệm khi có tình huống phát sinh.
Quyền quyết định
Sau khi đã thiết lập dây chuyền lệnh, doanh nghiệp sẽ cần xem xét những người nào và phòng ban nào có quyền tham gia vào việc đưa ra quyết định. Một doanh nghiệp có thể quyết định theo hình thức tập trung, nghĩa là các quyết định cuối cùng được đưa ra bởi một người. Hoặc doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn phân quyền, nghĩa là quyết định cuối cùng được đưa ra bởi một nhóm người.
Cấu trúc cơ học và Cấu trúc hữu cơ
Trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, hai khái niệm quan trọng được thảo luận rộng rãi là “cấu trúc cơ học” và “cấu trúc hữu cơ”. Trong bối cảnh đa dạng và thay đổi liên tục của thị trường kinh doanh, việc hiểu rõ và áp dụng đúng cấu trúc có thể là yếu tố quyết định cho sự thành công và phát triển bền vững của một doanh nghiệp.
Cấu trúc cơ học (Mechanistic Structure)
Cấu trúc cơ học, còn được gọi là cấu trúc quan liêu, có phạm vi kiểm soát hẹp và mức độ tập trung hóa cao. Những công ty áp dụng cấu trúc này khá cứng nhắc về những gì các phòng ban cụ thể được và không được phép làm. Cấu trúc cơ học được sử dụng phổ biến hơn nhiều so với cấu trúc hữu cơ. Thông thường, cấu trúc này sử dụng nhiều quy định cũng như quy tắc để chi phối mọi hoạt động trong doanh nghiệp.
Mặc dù cấu trúc cơ hội giúp nhân viên có ý thức trách nhiệm cao hơn với công việc của mình nhưng nó cũng có thể là trở ngại để công ty theo kịp sự thay đổi của thị trường. Ngay từ cách gọi, chúng ta cũng nhận thấy đây là kiểu cấu trúc thiếu linh hoạt và có phần hơi máy móc. Dù vậy, khi công ty phát triển thì cấu trúc này hỗ trợ việc quản lý dễ dàng hơn.
Cấu trúc hữu cơ (Organic Structure)
Cấu trúc hữu cơ (hay còn gọi là cấu trúc phẳng) được biết đến với phạm vi kiểm soát rộng, độ huyên môn hóa thấp và phân chia phòng ban không thực sự rõ ràng. Điều đó có nghĩa là gì? Nhiều nhóm sẽ cùng báo cáo cho một người quản lý và mỗi nhóm đảm nhận công việc dựa trên tầm quan trọng và khả năng của mình.
Như bạn có thể thấy, cấu trúc hữu cơ ít trang trọng hơn nhiều so với cấu trúc máy móc và có cách tiếp cận đặc biệt. Điều này đôi khi có thể khiến dây chuyền lệnh trở nên khó hiểu. Kết quả là các dự án hoặc đề xuất có thể được duyệt nhanh hơn nhưng gây ra sự nhầm lẫn khi phân công nhân lực. Cấu trúc này phù hợp nhất với các start-up đang muốn phát triển nhanh chóng và đạt được mục tiêu nhận diện thương hiệu.
7 loại hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phổ biến nhất
Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và mục tiêu của doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức được lựa chọn sẽ khác nhau. Mỗi cấu trúc đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Sau đây, chúng ta sẽ đi sâu vào tìm hiểu 7 loại hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp được sử dụng nhiều nhất.
1. Cấu trúc theo chức năng
Một trong những loại cấu trúc phổ biến nhất là cơ cấu tổ chức dựa trên chức năng. Ví dụ, một công ty nhóm tất cả marketer lại thành bộ phận marketing, nhóm tất cả nhân viên bán hàng lại trong phòng kinh doanh và gom nhóm nhân viên chăm sóc khách hàng vào bộ phận dịch vụ khách hàng.
Cấu trúc theo chức năng cho phép nhân viên đạt được mức độ chuyên môn hóa cao và được định hướng thăng tiến rõ ràng nếu phát triển hơn. Việc sắp xếp nhân viên vào bộ phận dựa trên kỹ năng cũng giúp họ đào sâu hơn vào kỹ năng mình giỏi. Khi doanh nghiệp phát triển đến quy mô lớn hơn, cơ cấu theo cách này còn giúp việc mở rộng trở nên dễ dàng khi chỉ cần tăng số lượng nhân viên các phòng.
Ưu điểm:
- Nâng cao hiệu quả, mang lại sự ổn định và phân chia trách nhiệm rõ ràng.
- Cho phép nhân viên tập trung vào chuyên môn của mình.
- Tạo điều kiện để nhân viên nâng cao kỹ năng nghiệp vụ.
Nhược điểm:
- Do các phòng ban tập trung vào chức năng cụ thể, việc thúc đẩy đổi mới và sáng tạo có thể bị hạn chế.
- Thiếu tương tác giữa các phòng ban khác nhau.
2. Cấu trúc theo dòng sản phẩm
Cấu trúc theo dòng sản phẩm có các cơ cấu nhỏ hơn bên trong. Điều này có nghĩa là mỗi bộ phận có thể có các nhóm bán hàng riêng, nhóm marketing riêng. Riot Games, công ty phát triển trò chơi nổi tiếng “League of Legends (Liên Minh Huyền Thoại) đã áp dụng một cấu trúc tổ chức độc đáo mà họ gọi là “cấu trúc hỗn hợp” (hybrid structure). Cấu trúc này kết hợp cấu trúc theo dòng sản phẩm và cấu trúc theo chức năng.
Riot Games chia các dự án dựa trên sản phẩm hoặc dòng sản phẩm, gọi là các nhóm sáng tạo (creative teams). Mỗi nhóm sáng tạo có quyền tự quản lý và quyết định về cách thức phát triển sản phẩm của mình. Điều này cho phép mỗi đội tập trung vào việc phát triển sản phẩm của họ một cách sáng tạo và hiệu quả. Ngoài ra, Riot Games cũng có một số bộ phận làm việc theo chức năng cụ thể như hỗ trợ khách hàng, quản lý sự kiện và quản lý dự án.
Nhược điểm:
- Khó mở rộng quy mô.
- Sự chênh lệch về hiệu suất của các nhóm.
- Các đội làm việc cho từng sản phẩm có thể cạnh tranh với nhau về tài nguyên, quyền lực và sự chú ý của lãnh đạo.
Ưu điểm:
- Các nhóm có quyền tự quyết về phương thức hoạt động và chiến lược của mình.
- Một dòng sản phẩm hoạt động kém hiệu quả không gây ra ảnh hưởng dây chuyền đến tổ chức.
- Giảm thiểu rủi ro tất cả dự án đều thất bại.
- Khuyến khích tinh thần sáng tạo và tính linh hoạt cao.
3. Cấu trúc theo thị trường mục tiêu
Trong cấu trúc theo thị trường mục tiêu, các bộ phận của một tổ chức được phân chia dựa trên thị trường, ngành hoặc phân khúc khách hàng. Cấu trúc này rất lý tưởng cho những doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm hoặc dịch vụ dành riêng cho các phân khúc thị trường cụ thể.
Nhược điểm:
- Các bộ phận phát triển không tương thích với nhau.
- Quản lý toàn diện phức tạp.
- Không phù hợp với doanh nghiệp có thị trường mục tiêu nhỏ.
Ưu điểm:
- Các nhóm có quyền tự chủ.
- Cho phép các nhóm làm việc độc lập và tập trung vào nhu cầu của thị trường mục tiêu mình đảm nhận.
- Dễ dàng tối ưu hóa chiến lược cho từng nhóm khách hàng.
4. Cấu trúc theo khu vực địa lý
Cấu trúc theo khu vực địa lý phân chia nội bộ dựa trên khu vực địa lý. Khu vực địa lý ở đây có thể là quốc gia, vùng lãnh thổ hoặc các quận, bang. Kiểu cấu trúc này phù hợp nhất với các doanh nghiệp cần ở gần nhà cung cấp hoặc khách hàng của mình, chẳng hạn như công ty giao hàng hoặc các dịch vụ hỗ trợ tại chỗ.
Nhược điểm:
- Phân tán quản lý vì các bộ phận chia theo địa lý có thể cách xa trụ sở công ty.
- Chi phí cao do phải duy trì hoạt động cho các nhóm khác nhau và xây dựng cơ sở vật chất (ví dụ như chi nhánh hoặc văn phòng đại diện).
Ưu điểm:
- Tạo cơ hội để hiểu rõ hơn về nhu cầu, thị trường và văn hóa địa phương, từ đó cải thiện độ hài lòng của khách hàng.
- Cho phép các bộ phận phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với bất kỳ thay đổi nào của khu vực địa lý.
5. Cấu trúc theo quy trình
Cấu trúc này phân chia các bộ phận dựa trên quy trình, chẳng hạn như “Nghiên cứu & Phát triển”, “Thu hút khách hàng” và “Hoàn thành đơn hàng”. Không giống như cấu trúc theo chức năng, cấu trúc dựa trên quy trình không chỉ xem xét khả năng hoạt động của các bộ phận riêng lẻ mà còn tính đến cách mà các bộ phận tương tác với nhau.
Ví dụ, quá trình thu hút khách hàng không thể bắt đầu nếu bạn chưa có sản phẩm được phát triển hoàn chỉnh để bán. Tương tự như vậy, khâu thực hiện đơn hàng không thể bắt đầu khi chưa có đơn đặt hàng. Cấu trúc theo quy trình lý tưởng nhất với những doanh nghiệp hoạt động trong các ngành thay đổi nhanh chóng vì nó có thể dễ dàng thích ứng.
Nhược điểm:
- Tổ chức các bước riêng biệt có thể tạo ra khó khăn trong việc phối hợp và tương tác giữa các đội làm việc.
- Các nhóm thường chỉ tập trung vào nhiệm vụ cụ thể của mình, điều này có thể hạn chế sự sáng tạo và đổi mới.
- Mô hình này có thể không phù hợp với những môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng.
Ưu điểm:
- Phân tách trách nhiệm của các nhóm, mỗi nhóm chịu trách nhiệm đối với kết quả của bước mình thực hiện.
- Thúc đẩy hiệu quả và tốc độ vì nếu bộ phận trước không hoàn thành quy trình của mình bị bộ phận sau không thể hoạt động.
- Từng bước của quy trình có thể được tùy chỉnh để phù hợp với từng thị trường hoặc khách hàng cụ thể.
6. Cấu trúc ma trận
Không giống như các cấu trúc khác, cấu trúc ma trận là sự kết hợp của nhiều cấu trúc. Thay vào đó, tất cả nhân viên đều có mối quan hệ báo cáo kép. Điều này có nghĩa là nhân viên phải báo cáo cho nhiều người khác nhau. Ví dụ, họ có thể cần báo cáo chức năng cho một người khác và báo cáo về chiến dịch quảng cáo sản phẩm cho một người khác.
Điểm hấp dẫn chính của cấu trúc ma trận là nó có thể mang lại sự linh hoạt và đưa ra quyết định cân bằng hơn (vì có hai chuỗi mệnh lệnh thay vì chỉ một). Việc một dự án duy nhất được giám sát bởi nhiều bộ phận tạo cơ hội cho các bộ phận chia sẻ tài nguyên và giao tiếp cởi mở hơn với nhau.
Nhược điểm
- Vì nhân viên phải trải qua nhiều bước kiểm duyệt nên họ có thể cảm thấy bối rối khi không biết phải báo cáo cho ai.
- Khi có sự cố xảy ra, việc phân định trách nhiệm có thể khó khăn.
- Dễ dẫn đến cuộc chiến quyền hạn giữa các quản lý.
Ưu điểm
- Cải thiện giao tiếp trong toàn bộ doanh nghiệp.
- Tăng hiệu suất bằng cách chia sẻ nguồn lực qua các phòng ban khác nhau.
- Cho phép nhân viên áp dụng kỹ năng của họ trong các vai trò khác nhau.
7. Cấu trúc vòng tròn
Cấu trúc vòng tròn là cấu trúc doanh nghiệp dựa trên hệ thống phân cấp. Theo hình dưới, có thể thấy các nhân viên cấp cao hơn chiếm giữ các vòng tròn bên trong và các nhân viên cấp thấp hơn chiếm giữ các vòng bên ngoài. Tuy nhiên, cấu trúc vòng tròn vẫn có sự khác biệt nhất định với các cấu trúc khác.
Các nhà lãnh đạo hoặc giám đốc điều hành trong một tổ chức tuân theo cấu trúc vòng tròn đóng vai trò như trung tâm của tổ chức. Thay vì là những người lãnh đạo chỉ biết truyền chỉ thị xuống cấp dưới, họ là những người truyền bá tầm nhìn của mình cho nhân viên bên ngoài vòng tròn. Cũng theo đó, các nhân viên và ban lãnh đạo là một tập thể và liên kết thành một khối.
Nhược điểm:
- Nhân viên mới có thể cảm thấy khó hiểu vì không biết nên báo cáo với ai.
- Các quyết định quan trọng có thể mất nhiều thời gian do không có người lãnh đạo rõ ràng.
Ưu điểm:
- Thông tin được lưu chuyển trong toàn doanh nghiệp.
- Thúc đẩy nhân viên của các phòng ban cộng tác với nhau.
- Khuyến khích nhân viên đưa ra kiến nghị hoặc đề xuất.
Lời kết
Trong bài viết này chúng ta đã tìm hiểu qua 7 loại hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phổ biến nhất cũng như những ưu, nhược điểm của từng loại. Đối với mỗi doanh nghiệp, việc lựa chọn cấu trúc doanh nghiệp phù hợp là nền tảng giúp doanh nghiệp phát triển vững chắc và lâu dài. Để biết thêm những kiến thức thú vị, hãy ghé thăm chuyên mục Blog của Miko Tech ngay hôm nay!
Ý Nhi tốt nghiệp Đại học Kinh tế TP.HCM và có hơn 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sáng tạo nội dung. Trong quá trình làm việc, Ý Nhi có kinh nghiệm sáng tạo nội dung trong nhiều lĩnh vực như công nghệ, thể thao điện tử, marketing, SEO,…
