Truyền thông hiệu quả không chỉ giúp xây dựng và tăng cường thương hiệu của doanh nghiệp, mà còn tạo ra kết nối sâu sắc với khách hàng, thúc đẩy tương tác và mua sắm. Việc tìm ra các kênh truyền thông hiệu quả phù hợp với doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng đáng lưu ý. Tuy nhiên, trước hết bạn cần hiểu kênh truyền thông là gì và các kênh truyền thông hiện có.
Kênh truyền thông là gì?
Kênh truyền thông là các phương tiện hoặc nền tảng được sử dụng để truyền tải thông điệp từ người gửi đến người nhận.
Việc chọn lựa và sử dụng đúng kênh truyền thông là rất quan trọng để đạt được hiệu quả trong việc giao tiếp và tương tác với khách hàng. Mỗi kênh truyền thông đều có ưu điểm và hạn chế riêng, tùy thuộc vào mục tiêu, đối tượng và thông điệp mong muốn, doanh nghiệp có thể lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp để đạt được mục tiêu của mình.
Các kênh truyền thông hiện nay trong doanh nghiệp
Kênh truyền thông được doanh nghiệp chọn lựa dựa trên nhiều yếu tố như mục tiêu giao tiếp, đối tượng nhận thông điệp, tính linh hoạt, và mục đích cụ thể của thông điệp. Các kênh truyền thông có đặc điểm và có thể phù hợp với mục tiêu giao tiếp cụ thể:
1. Điện thoại
Một trong các kênh truyền thông trong doanh nghiệp là điện thoại. Điện thoại là vật bất ly thân của nhiều người khi ra ngoài và ngay cả khi ở nhà. Nhiều khách hàng mong đợi được liên hệ qua điện thoại, ngay cả khi hiện nay có những kênh tiện lợi hơn.
Đó là bởi vì kênh truyền thông trực tiếp này đáp ứng một vài nhu cầu cơ bản của con người: tương tác trực tiếp, cá nhân, nơi bạn có thể diễn đạt mong muốn của mình bằng ngôn từ.
Cuộc gọi điện thoại cũng cho phép doanh nghiệp tạo ra trải nghiệm tương tác chuyên nghiệp và tận tâm với khách hàng. Nhân viên có thể cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm và dịch vụ, tư vấn và giải đáp các câu hỏi cũng như xử lý các yêu cầu và khiếu nại từ khách hàng nhanh chóng.
Ưu điểm của kênh truyền thông này:
- Giao tiếp với khách hàng một cách cá nhân hóa
- Dễ dàng nhận ra cảm xúc của khách hàng
- Dễ dàng tiếp cận khách hàng
- Phù hợp với những khách hàng lớn tuổi
Nhược điểm:
- Trả lời cuộc gọi có thể bất tiện cho người nghe
- Khó khăn trong việc giám sát
- Nhân viên cần được đào tạo bài bản về kỹ năng giao tiếp
- Nhân viên chỉ có thể hỗ trợ một khách hàng tại một thời điểm
- Chi phí cao
2. Email
Khi lựa chọn kênh truyền thông thì Email là một trong các kênh truyền thông hiệu quả nhất. Email giúp quảng bá sản phẩm và dịch vụ, tương tác và xây dựng mối quan hệ với các khách hàng. Một trong những ưu điểm quan trọng của kênh truyền thông qua email là tính cá nhân hóa và tùy chỉnh. Doanh nghiệp có thể gửi email theo tên và thông tin cá nhân của từng người nhận, tạo cảm giác chuyên nghiệp và trang trọng.
Chi tiết tại: Email marketing là gì? Cách làm Email Marketing hiệu quả
Bên cạnh đó, email cũng cho phép gửi thông điệp được tùy chỉnh và phù hợp với từng đối tượng, như thông tin sản phẩm, ưu đãi đặc biệt, tin tức công ty, hoặc một lời cảm ơn đặc biệt. Doanh nghiệp có thể gửi email đến một số lượng lớn người nhận cùng một lúc, tiết kiệm thời gian so với việc gửi thư truyền thống. Ngoài ra, một số công cụ hiện nay cũng cho phép doanh nghiệp lên lịch gửi email khá tiện lợi.
Ưu điểm:
- Có thể đính kèm tài liệu
- Không cần chờ đợi
- Dễ dàng liên hệ với khách hàng quốc tế
- Chi phí thấp
- Cá nhân hóa thông điệp
Nhược điểm:
- Rủi ro spam hoặc phishing
- Có thể gây ra hiểu lầm nếu ngôn từ không rõ ràng
- Dễ bị hiểu nhầm là thư rác
- Có thể bị bỏ sót nếu người dùng nhận được nhiều email mỗi ngày
3. Website chat
Website chat là một phương thức tương tác trực tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng thông qua cuộc trò chuyện trực tiếp trên website hoặc ứng dụng di động. Khung chat này cung cấp một kênh giao tiếp nhanh chóng và tiện lợi, cho phép khách hàng gửi câu hỏi, yêu cầu hỗ trợ và nhận được phản hồi ngay lập tức từ nhân viên hỗ trợ.
Website chat cho phép tương tác trực tiếp giữa khách hàng và nhân viên hỗ trợ. Khách hàng có thể gửi câu hỏi và nhận phản hồi ngay lập tức, giúp giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Thông thường, kênh này được khách hàng sử dụng nhiều nhất khi cần tìm hiểu về sản phẩm hoặc hỗ trợ sau khi mua hàng.
Ưu điểm:
- Thời gian phản hồi nhanh
- Dễ sử dụng
- Không quá đắt đỏ
- Có thể kết hợp chatbot
- Giảm tỷ lệ giỏ hàng bị bỏ quên
- Hỗ trợ khách hàng theo cách cá nhân hóa
Nhược điểm:
- Không phù hợp với tệp khách hàng lớn tuổi
- Cần có nhân sự trực live chat
- Có thể dẫn đến hiểu lầm
- Chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có lượng truy cập website lớn
4. Tin nhắn
Các ứng dụng nhắn tin như WhatsApp, Telegram hoặc Messenger cho phép doanh nghiệp và khách hàng giao tiếp riêng tư và linh hoạt hơn. Một trong những ưu điểm của hình thức này là khách hàng có thể tham gia cuộc trò chuyện bất cứ khi nào họ có thời gian.
Ngày càng nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng các ứng dụng nhắn tin để hỗ trợ tệp khách hàng trẻ. Đây là một kênh cho phép doanh nghiệp hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và cá nhân hóa. Cho dù bạn đang làm việc tại nhà hay tại văn phòng, trò chuyện qua tin nhắn rất nhanh chóng, quen thuộc và có rào cản sử dụng thấp hơn so với điện thoại và email.
Ưu điểm
- Quen thuộc và dễ sử dụng
- Dễ dàng lưu trữ và quản lý
- Có thể gửi các tệp tin đa phương tiện kèm theo
- Tiết kiệm chi phí
- Riêng tư
Nhược điểm
- Giao tiếp không đồng thời có thể dẫn đến thời gian giải quyết lâu hơn
- Không phù hợp với tất cả doanh nghiệp
- Yêu cầu kỹ thuật
- Khó khăn khi giải thích những vấn đề phức tạp
5. Video call
Video call là một công nghệ cho phép người dùng kết nối và tương tác trực tiếp thông qua hình ảnh và âm thanh trực tiếp qua mạng internet. Cuộc gọi video cho phép giao tiếp trực tiếp giữa hai hoặc nhiều người, điều này có thể giúp xây dựng mối quan hệ và lòng tin. Video call đã trở thành một phương thức phổ biến để giao tiếp từ xa và mang lại nhiều lợi ích đáng kể.
Tuy nhiên, một số người cũng lo ngại về quyền riêng tư và sự gượng gạo khi phải thực hiện cuộc gọi trực tuyến. Video call đòi hỏi sự tập trung cao độ, và khách hàng có thể cảm thấy không thoải mái khi nhìn vào camera. Ngoài ra, khi thực hiện các cuộc gọi trực tuyến thì doanh nghiệp cũng cần đảm bảo các yếu tố kỹ thuật và không gian xung quanh đủ ánh sáng và không quá ồn ào.
Ưu điểm:
- Có thể quan sát biểu cảm khách hàng
- Trao đổi bằng lời nói dễ dàng
- Tạo niềm tin cho khách hàng
- Có thể chia sẻ màn hình
- Tiết kiệm chi phí di chuyển
Nhược điểm:
- Yêu cầu đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật như thiết bị hoặc kết nối
- Đảm bảo môi trường xung quanh thuận tiện
- Lo ngại về quyền riêng tư
- Có thể phiền hà với một số người dùng
6. Mạng xã hội
Mặc dù là một kênh tương đối mới nhưng hiện nay, mọi lứa tuổi đều tích cực tham gia mạng xã hội. Mạng xã hội đã trở thành một kênh truyền thông và quảng cáo khá hiệu quả với các doanh nghiệp. Các mạng xã hội như Twitter, Facebook hoặc LinkedIn đang ngày càng phổ biến trong thế giới B2B. Ưu điểm của chúng chính là chi phí rất thấp và tốc độ truyền thông cao.
Tìm hiểu thêm về: Social media là gì? Vai trò chiến lược, ứng dụng vào marketing
Tuy nhiên, chính tốc độ này lại mang đến một rủi ro nhất định cho các doanh nghiệp. Truyền thông trên mạng xã hội khó mà bị kiểm soát như các phương tiện truyền thông khác. Nhiều người có thể sử dụng mạng xã hội để phàn nàn về công ty, dẫn đến những cuộc tranh luận tiêu cực và có thể gây ra thiệt hại.
Ưu điểm:
- Tạo khảo sát trực tuyến cho khách hàng
- Có thể bộc lộ cá tính thương hiệu
- Cho phép doanh nghiệp nghiên cứu
- Cho phép giao tiếp riêng tư
Nhược điểm:
- Nếu quản lý kém có thể ảnh hưởng đến danh tiếng thương hiệu
- Đòi hỏi thường xuyên tương tác với người xem
- Khó kiểm soát bình luận hoặc nội dung tiêu cực
7. Blog
Blog doanh nghiệp là một trang web được tạo ra bởi một doanh nghiệp để chia sẻ thông tin với khách hàng tiềm năng và khách hàng. Blog có thể được sử dụng để chia sẻ tin tức về công ty, sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty, cũng như để cung cấp thông tin hữu ích và hấp dẫn cho đối tượng mục tiêu của công ty.
Việc viết blog nên được cập nhật liên tục. Vì vậy, doanh nghiệp chỉ nên tạo blog nếu có thể đảm bảo rằng sẽ duy trì nó trong thời gian dài. Một blog công ty cung cấp cơ hội tuyệt vời cho việc giao tiếp doanh nghiệp B2B của bạn.Blog có thể giúp bạn thu hút lưu lượng truy cập trang web bằng cách cung cấp nội dung có giá trị mà mọi người muốn đọc và chia sẻ.
8. Diễn đàn công cộng
Các diễn đàn trực tuyến và cộng đồng dành riêng cho những người sử dụng sản phẩm/dịch vụ của bạn là một kênh truyền thông hiệu quả. Hãy tạo một nơi để khách hàng chia sẻ vấn đề, lo ngại và được giải đáp bởi những người khác. Ví dụ, các cộng đồng Moz hoặc diễn đàn hỗ trợ WordPress là nơi người dùng thường xuyên đăng tải và trả lời câu hỏi của những người khác.
Khách hàng có thể hỗ trợ nhau trong các vấn đề đơn giản. Đương nhiên, bạn vẫn cần có các nhân viên giám sát để can thiệp hoặc phản hồi nếu cần. Theo thời gian, trang cộng đồng hoặc diễn đàn của bạn trở thành một website hướng dẫn – nơi mà khách hàng có thể tìm kiếm thông tin và chia sẻ kinh nghiệm của họ.
Ưu điểm:
- Giảm công việc cho các nhân viên hỗ trợ trực tuyến
- Củng cố mối quan hệ của doanh nghiệp với khách hàng và sản phẩm của mình
- Cơ hội để cung cấp mẹo cho khách hàng
Nhược điểm:
- Các câu trả lời của người dùng có thể không đầy đủ
- Không phù hợp với doanh nghiệp không có nhiều khách hàng trực tuyến
- Có thể có thông tin sai lệch
- Cần sự giám sát nhất định
9. Hội thảo
Hội thảo là một sự kiện tổ chức nhằm mục đích tập trung các chuyên gia, người làm việc trong cùng một lĩnh vực hoặc cộng đồng quan tâm đến một chủ đề cụ thể để chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, ý kiến và thảo luận với nhau. Hội thảo thường diễn ra trong một khoảng thời gian ngắn, từ vài giờ đến một vài ngày và có thể bao gồm các buổi diễn thuyết.
Thông qua các hội thảo, doanh nghiệp có thể học hỏi từ những người có kinh nghiệm và áp dụng những thông tin giá trị vào hoạt động kinh doanh của mình. Việc gặp gỡ và giao tiếp trực tiếp với những người có cùng mối quan tâm và mục tiêu kinh doanh còn có thể mang lại cho doanh nghiệp nhiều cơ hội hợp tác và phát triển kinh doanh.
10. Giao tiếp trực tiếp
Gặp gỡ khách hàng trực tiếp là một kênh giao tiếp chính thức cho phép bạn truyền đạt bằng lời rõ ràng với khách hàng. Việc gặp mặt và trao đổi trực tiếp có thể khiến khách hàng có niềm tin hơn với thương hiệu. Bạn cũng có thể quan sát hành động, biểu cảm của khách hàng để có những phản ứng phù hợp.
Tuy nhiên, việc gặp gỡ khách hàng trực tiếp cũng có thể gây căng thẳng hơn, đặc biệt là khi khách hàng đang tức giận và cần được xoa dịu. Khi gặp gỡ trực tiếp, bạn không nên để họ chờ đợi lâu và nên chuẩn bị các tài liệu cần thiết mà khách hàng có thể cần xem qua.
Ưu điểm:
- Giao tiếp gần gũi
- Quan sát được hành vi, thái độ của khách hàng
- Tạo niềm tin với khách hàng
- Giải thích cho khách hàng dễ dàng hơn
Nhược điểm:
- Giới hạn về địa lý
- Đòi hỏi thời gian nhất định
- Không thể gặp nhiều khách hàng cùng lúc
- Có thể căng thẳng và bối rối nếu nhân viên chưa có kinh nghiệm
11. Triển lãm thương mại
Triển lãm thương mại là một sự kiện tập trung các doanh nghiệp trong một ngành hoặc lĩnh vực cụ thể để trưng bày sản phẩm và dịch vụ của họ cho khách hàng và công chúng. Tại triển lãm thương mại, doanh nghiệp có thể gặp gỡ những khách hàng tiềm năng có quan tâm và sẵn sàng trò chuyện.
Một triển lãm thương mại cũng là cơ hội để nâng cao mối quan hệ với khách hàng thân thiết và cung cấp cho họ thông tin về các dự án tương lai và sản phẩm mới của công ty. Những sự kiện triển lãm mà bạn mời khách hàng tham gia có thể cho họ cảm thấy được coi trọng và giúp mở rộng mối quan hệ kinh doanh.
Tổng kết
Trong bài viết này, chúng ta đã khám phá những kênh truyền thông hiệu quả nhất cho doanh nghiệp. Mỗi kênh truyền thông đều có những đặc điểm và lợi ích riêng. Việc lựa chọn kênh nào phụ thuộc quy mô, mục tiêu và ngân sách của doanh nghiệp. Hy vọng Miko Tech đã giúp bạn hiểu được các kênh truyền thông là gì và biết được các kênh phổ biến nhất.
Ý Nhi tốt nghiệp Đại học Kinh tế TP.HCM và có hơn 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sáng tạo nội dung. Trong quá trình làm việc, Ý Nhi có kinh nghiệm sáng tạo nội dung trong nhiều lĩnh vực như công nghệ, thể thao điện tử, marketing, SEO,…
