Ngân sách (budget) là một yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ chiến lược marketing nào, nhưng bạn có thực sự hiểu rõ về nó và biết cách lập ngân sách marketing hiệu quả? Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá khái niệm budget là gì, tại sao việc lập ngân sách lại quan trọng và hướng dẫn bạn từng bước để xây dựng một ngân sách marketing hiệu quả.
Budget là gì?
Budget (ngân sách) là một kế hoạch chi tiết về việc chi tiền cho một mục đích cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.
Một doanh nghiệp có thể có nhiều khoản ngân sách cho nhiều mục tiêu khác nhau. Ngân sách cũng có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm ngân sách cá nhân, ngân sách gia đình, ngân sách doanh nghiệp, ngân sách chính phủ và cả ngân sách tiếp thị (marketing budget) dành cho các chiến dịch quảng cáo và tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ.
Tầm quan trọng của việc lập budget là gì?
Lập ngân sách không chỉ là một phần của trong công tác quản lý tài chính mà còn giúp doanh nghiệp thực hiện chiến lược thành công. Nếu không tính toán budget, doanh nghiệp có thể rơi vào những rủi ro khôn lường. Một số lý do khiến việc lập ngân sách trở nên quan trọng là:
- Kiểm soát chi tiêu: Lập ngân sách cho phép doanh nghiệp quản lý và kiểm soát chi tiêu một cách chặt chẽ. Việc này giúp tránh lãng phí tài nguyên và đảm bảo rằng tiền được sử dụng đúng mục đích.
- Dự trù chi phí: Khi có kế hoạch ngân sách, doanh nghiệp có thể dự đoán được các tình huống tài chính có thể xảy ra trong tương lai và chuẩn bị một khoản dự phòng để ứng phó với chúng.
- Tối ưu hóa nguồn lực: Lập ngân sách cho phép doanh nghiệp phân phối nguồn lực tài chính một cách hiệu quả giữa các phòng ban hoặc dự án khác nhau. Nó giúp xác định các ưu tiên và quyết định nơi nên đầu tư để đảm bảo lợi ích tối đa.
- Đánh giá hiệu suất: Ngân sách cung cấp một cơ hội để so sánh giữa kế hoạch và thực tế. Bằng cách theo dõi và so sánh dữ liệu thực tế với ngân sách, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất tài chính và điều chỉnh chiến lược nếu cần thiết.
- Hỗ trợ quyết định: Ngân sách cung cấp thông tin quan trọng cho quyết định kinh doanh. Khi có dữ liệu về nguồn lực tài chính có sẵn và cách chúng được sử dụng, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì dựa vào cảm tính.
Các loại ngân sách trong doanh nghiệp
Ngân sách là một công cụ quản lý tài chính quan trọng giúp doanh nghiệp dự toán, phân bổ và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả. Có nhiều loại ngân sách khác nhau được sử dụng trong doanh nghiệp, tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu cụ thể. Một số loại ngân sách phổ biến có thể kể đến là:
Ngân sách tổng thể (Master Budget)
Ngân sách tổng thể là một kế hoạch tài chính toàn diện, bao quát tất cả các khía cạnh hoạt động của một doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định, thường là một năm. Đây là tài liệu tập hợp các ngân sách chi tiết từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, như ngân sách bán hàng, ngân sách sản xuất, ngân sách chi phí, và ngân sách tài chính, để tạo ra một bức tranh tổng thể về tài chính và hoạt động của doanh nghiệp.
Ngân sách hoạt động (Operating Budget)
Ngân sách hoạt động là một kế hoạch tài chính chi tiết cho các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định, thường là một năm. Ngân sách này bao gồm các dự báo về doanh thu và chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất, bán hàng, quản lý, và các hoạt động thường xuyên khác của doanh nghiệp.
Ngân sách nghiên cứu và phát triển (R&D Budget)
Ngân sách nghiên cứu và phát triển là kế hoạch tài chính được dành riêng cho các hoạt động nghiên cứu và phát triển (R&D) của doanh nghiệp. Ngân sách này nhằm hỗ trợ các dự án và sáng kiến nghiên cứu nhằm tạo ra hoặc cải tiến sản phẩm, công nghệ, hoặc quy trình, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển của doanh nghiệp.
Ngân sách vốn (Capital Budget)
Ngân sách vốn là một kế hoạch tài chính dài hạn tập trung vào việc lập kế hoạch và quản lý các khoản đầu tư vào tài sản cố định và các dự án lớn của doanh nghiệp. Ngân sách vốn bao gồm các dự án đầu tư vào tài sản cố định như mua sắm máy móc, xây dựng nhà máy hoặc mua sắm công nghệ mới. Những dự án này thường có giá trị cao và ảnh hưởng lâu dài đến doanh nghiệp.
Ngân sách dự phòng (Contingency Budget)
Ngân sách dự phòng là khoản tiền được dự trù để xử lý các tình huống bất ngờ hoặc khẩn cấp có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Mục đích của ngân sách dự phòng là để đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nguồn lực tài chính để ứng phó với các sự kiện ngoài dự kiến mà không làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của doanh nghiệp.
Ngân sách tiếp thị (Marketing Budget)
Ngân sách tiếp thị là kế hoạch tài chính dành riêng cho các hoạt động tiếp thị và quảng cáo của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Ngân sách này giúp doanh nghiệp lên kế hoạch và kiểm soát chi phí liên quan đến việc quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu, nhằm đạt được các mục tiêu tiếp thị và tăng trưởng doanh thu.
Cách lập ngân sách marketing hiệu quả
Lập ngân sách marketing là một phần thiết yếu khi lập chiến lược marketing. Khi thiếu nguồn tài chính, những việc bạn có thể làm sẽ bị hạn chế. Các doanh nghiệp thường xây dựng ngân sách tiếp thị hàng quý hoặc hàng năm. Hãy tuân theo 4 bước sau khi thiết lập budget marketing:
1. Xác định mục tiêu marketing
Marketing có mục đích chính là xây dựng phễu bán hàng (sales funnel) hoặc tăng doanh số bán trực tiếp để thúc đẩy doanh thu gộp. Để tạo ra một ngân sách tiếp thị hiệu quả, bạn phải xác định mục tiêu tiếp thị ngắn hạn và dài hạn, đồng thời thiết lập các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPIs) như một phần của chiến lược tiếp thị. Một số mục tiêu ngắn hạn có thể kể đến là:
- Giảm tỷ lệ thoát trang 5%.
- Nhận được 15 bình luận chất lượng trên các bài đăng mạng xã hội mỗi tuần.
- Có 100 người theo dõi mới trên kênh truyền thông xã hội mỗi tháng.
Một số ví dụ về mục tiêu dài hạn bao gồm:
- Ba từ khóa chính lọt vào trang đầu của Google.
- Tạo ra một phễu bán hàng mà liên tục tạo ra 20% khách hàng mới trong vòng ba năm tới.
- Phát triển một quy trình tự động hóa tiếp thị với email marketing giúp đội ngũ của bạn tiết kiệm được 5 giờ/tuần.
2. Hiểu về đối tượng mục tiêu
Chân dung khách hàng (buyer persona) là một khái niệm trong lĩnh vực marketing chỉ đến việc định vị những đặc điểm của khách hàng tiềm năng như đặc điểm nhân khẩu học, vị trí địa lý, nhu cầu, sở thích,… Bạn có thể có nhiều bộ chân dung khách hàng nhưng tốt nhất là không quá 5 bộ vì không phải ai cũng là đối tượng mục tiêu bạn cần nhắm đến.
Khi phát triển chân dung khách hàng, hãy cố gắng thu thập thông tin cụ thể. Một số cách để thu thập dữ liệu bao gồm:
- Tiến hành khảo sát tệp khách hàng hiện tại của bạn.
- Phỏng vấn những người bạn nghĩ có thể là đối tượng mục tiêu của bạn.
- Sử dụng Google Analytics 4 để xác định đặc điểm của người xem trang web.
- Sử dụng Facebook Insights để theo dõi tương tác của người dùng với thương hiệu.
Trong mỗi bộ chân dung nên có các thông tin sau:
- Vị trí địa lý
- Tuổi
- Tình trạng hôn nhân
- Công việc
- Thu nhập
- Trình độ học vấn
- Động cơ và mục tiêu
- Nguồn thông tin mà họ truy cập
3. Hiểu về thị trường và đối thủ cạnh tranh
Nghiên cứu thị trường, đặc biệt là các thông tin về nhóm khách hàng mục tiêu, có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về thị trường mục tiêu của mình. Để hiểu về thị trường của bạn, hãy đo lường các thông tin sau đây:
- Thông tin nhân khẩu học. Khách hàng của bạn sống ở đâu? Trình độ học vấn và thu nhập trung bình của họ như thế nào?
- Các yếu tố bên ngoài: Những yếu tố bên ngoài nào có thể ảnh hưởng đến họ và doanh số bán hàng? Ví dụ, xu hướng kinh tế có thể định hình cách khách hàng lập kế hoạch ngân sách và xu hướng công nghệ có thể khiến họ sử dụng các phương thức khác nhau để mua sắm.
- Những mong muốn và nhu cầu của khách hàng: Một cách để hiểu về thị trường mục tiêu của bạn là tìm hiểu mong muốn và nhu cầu của họ. Những nhu cầu mà công ty có thể đáp ứng là gì?
- Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh: Để tìm ra con đường thành công, hãy quan sát xem đối thủ nào của doanh nghiệp đang hoạt động tốt. Những đối thủ đó đang áp dụng chiến lược tiếp thị như thế nào?
Tham khảo thêm: Các Bước Phân Tích Đối Thủ Cạnh Tranh Trong Kinh Doanh
4. Lựa chọn các kênh tiếp thị
Để tạo ra lợi nhuận tốt nhất và sử dụng ngân sách hiệu quả, hãy tập trung tiếp thị tại những nơi mà nhóm khách hàng mục tiêu của bạn thường truy cập. Các kênh tiếp thị bạn nên xem xét chia thành bốn danh mục chính:
- Digital marketing: Các kênh digital marketing bao gồm mạng xã hội, content marketing trực tuyến, email marketing, quảng cáo trực tuyến và tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO).
- Inbound marketing: Một số chiến lược inbound marketing bao gồm SEO, content marketing, xây dựng blog doanh nghiệp, video trên YouTube và sách điện tử (e-books), và các yếu tố khác của chiến lược nội dung của bạn.
- Outbound marketing: Outbound marketing là một chiến lược tiếp thị truyền thống bao gồm quảng cáo trên TV, billboard, sự kiện truyền thông, quảng cáo trả tiền trên mạng xã hội.
- Tăng nhận thức về thương hiệu: Các kênh dùng để tăng nhận thức vê thương hiệu có thể trùng lặp với các kênh khác và có thể bao gồm tiếp thị trên mạng xã hội và quảng cáo, tiếp thị nội dung, quan hệ công chúng, và tiếp thị và quảng cáo video.
5. Ước tính chi phí
Ngân sách marketing là dự báo về số tiền bạn nghĩ bạn sẽ tiêu cho các hoạt động marketing. Nhưng khi ngân sách đã được duyệt, bạn sẽ cần chi tiêu trong phạm vi đó, do đó ước tính của bạn nên chính xác nhất có thể. Trong trường hợp số tiền tối đa bạn có thể chi tiêu cho marketing là hạn chế, việc lập ngân sách lại càng quan trọng hơn vì bạn không chi vượt con số tối đa.
Khi lập ngân sách marketing, một số chi phí quan trọng mà bạn nên tính đến bao gồm:
- Chi phí quảng cáo (Advertising Costs)
- Chi phí tiếp thị nội dung (Content Marketing Costs)
- Chi phí tạo và duy trì trang web (Website Development and Maintenance Costs)
- Chi phí phân tích dữ liệu và đo lường (Analytics and Measurement Costs)
- Chi phí xây dựng và duy trì quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management Costs)
- Chi phí nghiên cứu thị trường (Market Research Costs)
- Chi phí đào tạo và phát triển nhân viên (Training and Development Costs)
- Chi phí phát triển thương hiệu (Brand Development Costs)
Về phương pháp lập ngân sách của các doanh nghiệp, hiện có 5 phương pháp chính là:
- Top-down budgeting: Ngân sách được ban quản lý cấp cao quyết định và phân bổ cho các bộ phận. Mỗi bộ phận sau đó sẽ tự lên kế hoạch chi tiêu dựa trên ngân sách được phân bổ.
- Bottom-up budgeting: Ngược lại với top-down budgeting, các trưởng bộ phận sẽ trình bày đề xuất ngân sách cho cấp quản lý cao hơn và đợi duyệt ngân sách.
- Incremental budgeting: Ngân sách được chuẩn bị bằng cách lấy ngân sách hiện tại làm cơ sở, sau đó tính thêm các yếu tố như lạm phát hoặc tăng giá bán.
- Rolling budgeting: Ngân sách được cập nhật liên tục theo thời gian và giai đoạn, thay vì chỉ được xây dựng cho một khoảng thời gian cố định (thường là một năm)
- Zero-based budgeting: Là một phương pháp lập ngân sách mà trong đó mọi khoản chi phí phải được đánh giá lại từ đầu mà không dựa trên ngân sách trước đó.
Những sai lầm cần tránh để tối ưu khi lập budget marketing
Bởi vì có quá nhiều yếu tố phức tạp liên quan đến việc thiết lập ngân sách marketing nên khả năng doanh nghiệp mắc sai lầm là rất lớn. Bất kỳ sai lầm nào trong quá trình lập ngân sách cũng có thể dẫn đến sự thiếu hiệu quả của chiến dịch marketing và tạo ra rủi ro tài chính cho doanh nghiệp. Một số sai lầm phổ biến trong quá trình lập kế hoạch ngân sách bao gồm:
Sai lầm 1: Chi tiêu quá ít cho các phương pháp hiệu quả
Các công ty thường chi tiền vào những phương pháp tiếp thị truyền thống mà họ ưa chuộng dù thực tế có những kênh mới hiệu quả hơn. Quan niệm rằng một phương pháp sẽ luôn thành công là một sai lầm.
Thị trường tiêu dùng luôn thay đổi và những gì đã từng hiệu quả sẽ đến lúc trở nên lạc hậu. Do đó, công ty nên đầu tư đều đặn vào cả những chiến lược tiếp thị mới và cũ. Điều này giúp công ty theo kịp với những biến đổi của thị trường và đạt được thành công bền vững.
Sai lầm 2: Không chỉnh sửa dữ liệu kém chất lượng
Bạn cần đánh giá dữ liệu về cơ sở khách hàng của mình để tạo ra các chiến dịch tiếp thị trong tương lai. Tuy nhiên, những dữ liệu kém chất lượng có thể làm cho toàn bộ chiến dịch thất bại. Hãy kiểm tra dữ liệu bạn dùng để thực hiện phân tích và loại bỏ bất kỳ thông tin không đồng nhất hoặc quá cũ trước khi chúng ảnh hưởng đến việc lập ngân sách của bạn.
Sai lầm 3: Không dự phòng ngân sách
Không tính đến dự phòng trong ngân sách tiếp thị có thể mang theo những rủi ro và hậu quả đáng lo ngại. Trong thực tế, có thể có những cơ hội xuất hiện bất ngờ mà bạn có thể muốn tận dụng ngay lập tức. Nếu ngân sách không có dự phòng, bạn có thể không có nguồn tài chính để triển khai các chiến dịch nhanh chóng.
Sai lầm 4: Sử dụng lại ngân sách của năm trước
Thị trường thay đổi từ năm này sang năm khác khi xu hướng tiêu dùng của công chúng thay đổi. Vì vậy ngân sách tiếp thị hoạt động năm trước có thể không còn hiệu quả trong năm sau. Khi lập ngân sách luôn cần xem xét lại các mục tiêu của công ty và phân tích thị trường hiện tại. Hãy tìm hiểu xem các công nghệ mới, tình hình chính trị, các phong trào xã hội và các yếu tố khác đã ảnh hưởng đến người tiêu dùng thế nào.
Lời kết
Chúng ta cũng đã xem xét những sai lầm thường gặp khi lập ngân sách marketing. Việc tránh những sai lầm này có thể giúp bạn duy trì sự ổn định và hiệu quả trong chiến dịch tiếp thị của mình.
Với bài viết trên, bạn đã hiểu được khái niệm budget là gì và cách lập ngân sách marketing một cách hiệu quả. Hy vọng Miko Tech đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích và đừng quên quay lại vào ngày mai để đọc thêm nhiều nội dung thú vị!
Ý Nhi tốt nghiệp Đại học Kinh tế TP.HCM và có hơn 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sáng tạo nội dung. Trong quá trình làm việc, Ý Nhi có kinh nghiệm sáng tạo nội dung trong nhiều lĩnh vực như công nghệ, thể thao điện tử, marketing, SEO,…
